Tiedostomateriaalin luominen kuluostolaskujen käsittelyn tueksi Kaupan Talouspalvelulle

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantajana toimi taloushallinnon palveluita eri toimialoilla liiketoimintaa harjoittaville K-Kauppiaille tuottava Vähittäiskaupan Tilipalvelu VTP Oy. Opinnäytetyö tehtiin toimeksiantajan Rauta-Maatalousyksikön Kaupan Talouspalvelut KTP-tiimiin. Tavoitteena oli luoda koko tiimille suunnattu tiedostomateriaali kululaskujen käsittelyn tueksi. Kululaskuilla tässä opinnäytetyössä tarkoitettiin muita, kuin myytäviin tuotteisiin ja palveluihin liittyviä ostolaskuja.

Opinnäytetyö oli luonteeltaan toiminnallinen. Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys koostui talousprosessista, kirjaussäännöistä, laskun kriteereistä ja sähköisestä taloushallinnosta. Lisäksi työssä perehdyttiin kululaskuprosessin nykytilaan sekä tiedostomateriaalin ja ohjeiden laatimisen periaatteisiin. Kehittämistyön tutkimus toteutettiin teemahaastatteluna. Ryhmähaastattelun tarkoituksena oli kartoittaa kululaskujen käsittelyn tilannetta ja selvittää, miten kululaskujen käsittelyn haasteita ja virheitä voisi vähentää. Teemahaastattelu valikoitui haastattelutyypiksi, koska se mahdollisti avoimen ja vapaan keskustelun aiheen ympärillä.

Opinnäytetyön tuotoksina syntyi kaksi Excel-tiedostopohjaa ja niiden täyttöön ja käyttöön laadittu ohjeistus. Ensimmäisestä Excelistä löytyy yleiset kululaskujen käsittelyyn vaadittavat tiedot, luottokorttilaskujen käsittelytavat, luottokorttilaskun tiliöintipohja, automaatti-tiliöinnin ja verkkolaskutuksen pyynnöt ja tilikartta lisätietoineen. Toinen Excel laaditaan kaikille asiakaskaupoille erikseen ja sen mallipohjasta löytyy taulukkopohjat täydennettäviksi avoimille laskuille, erityishuomioille ja eniten haasteita tuottaneille laskutyypeille.

Opinnäytetyöprosessi oli onnistunut ja tavoite saavutettiin aikataulussa. Tiedostopohjat ovat valmiit täydennettäväksi ohjeen mukaan, minkä jälkeen niitä voidaan välittömästi hyödyntää ja joka tulee tarjoamaan huomattavan parannuksen aiempiin toimintatapoihin. Jatkossa exceleitä on mahdollista kehittää tarpeen mukaan tai niistä voidaan osittain luopua, jos käsittelyn haasteille löytyy muita ratkaisutapoja.