Hiljaisen tiedon tunnistaminen ja jakaminen kolmannen sektorin organisaatiossa : tapauksena Tieteellisten seurain valtuuskunta

Abstract

The purpose of the thesis was to study the identification and sharing of tacit knowledge in a third sector organization, The Federation of Finnish Learned Societies. The aim was to study the current state of tacit knowledge and how tacit knowledge is identified and how it can be shared, transferred and stored in information systems. The purpose of studying the current state was to find out how people understand tacit knowledge from the point of view of themselves and the organization. The purpose was also to study how different kinds of information systems are suitable for sharing, transferring and storing tacit knowledge.

The theoretical base of the thesis consisted of knowledge and its different definitions. The main part of theoretical base was tacit knowledge. The theoretical base also included a chapter about the study of tacit knowledge and how tacit knowledge is related to knowledge-based management.

The research was conducted as a qualitative study, and it mainly had features of a case study but also of action research. The research material was collected in semi-structured individual interviews. Six people from different units of the organization participated in the interviews. Materials of the interviews were transcribed and analysed using content analysis methods.

The results showed that the members of the organization are well aware of what tacit knowledge is and what role it has in their work and in the different operations of the organization. One of the main results was related to how the identification and sharing of tacit knowledge takes place in similar situations: through doing things together, in different kinds of meetings and other interactions.

The results showed multiple targets for development related to the organization's tacit knowledge. In the development of information systems, it would be essential to consider that information related to various processes could be stored in systems in a more versatile way. Also, it would be important to build a functioning deputy system and to pay attention to avoiding the loss of tacit knowledge. The results also showed that it would be important that informal and formal meetings could be used better in identification and sharing of tacit knowledge.

Opinnäytetyön tarkoituksena oli tutkia kolmannen sektorin organisaation, Tieteellisten seuran valtuuskunnan, hiljaisen tiedon tunnistamista ja jakamista. Tavoitteena oli tutkia hiljaisen tiedon nykytilaa ja sitä, miten hiljaista tietoa tunnistetaan ja millaisin keinoin sitä voidaan jakaa, siirtää ja tallentaa. Nykytilan kartoituksessa tarkoituksena oli tarkastella, miten ihmiset ymmärtävät hiljaisen tiedon itsensä ja organisaation kannalta. Hiljaisen tiedon jakamiseen, siirtämiseen ja tallentamiseen liittyen oli tarkoitus selvittää erilaisten IT-järjestelmien soveltuvuutta hiljaisen tiedon tallentamista varten.

Opinnäytetyön tietoperusta rakentui hiljaista tietoa käsittelevästä aineistosta. Koska hiljainen tieto on osa laajempaa tiedon määritelmää, käsiteltiin tietoperustassa tietoa sekä sen eri tasoja ja lajeja. Tietoperustassa käsiteltiin myös hiljaisen tiedon tutkimista sekä sitä, miten hiljainen tieto liittyy tiedolla johtamiseen.

Opinnäytetyö oli tutkimusmenetelmältään kvalitatiivinen eli laadullinen ja siinä oli pääasiassa tapaustutkimuksen, mutta myös toimintatutkimuksen piirteitä. Tutkimuksen aineisto kerättiin puolistrukturoitujen yksilöhaastatteluiden avulla. Haastatteluihin osallistui kuusi henkilöä organisaation eri yksiköistä. Haastattelujen aineisto litteroitiin ja litteroitu aineisto analysoitiin sisällönanalyysin menetelmin.

Tutkimuksen tuloksissa ilmeni, että organisaation jäsenet ovat hyvin tietoisia siitä, mitä hiljainen tieto yleisesti on ja minkälainen rooli sillä on heidän työssään ja organisaation toiminnassa. Keskeinen havainto liittyi siihen, miten hiljaisen tiedon tunnistamista ja jakamista tapahtuu samankaltaisissa tilanteissa: yhteisen tekemisen kautta, ihmisten kohtaamisissa ja vuorovaikutuksessa.

Tuloksista tunnistettiin erilaisia kehittämiskohteita organisaation hiljaiseen tietoon liittyen. IT-järjestelmien kehityksessä tulisi varmistaa, että erilaisiin prosesseihin liittyvää tietoa tallennetaan monipuolisesti. Lisäksi toimivaan varahenkilöjärjestelmään sekä tiedon häviämisen ehkäisemiseen olisi hyvä kiinnittää huomiota. Keskeiseksi kehittämiskohteeksi tunnistettiin epävirallisten ja virallisten tapaamisten hyödyntäminen paremmin niin, että ne mahdollistavat hiljaisen tiedon tunnistamisen ja jakamisen.