Henkilötietoja sisältävän palkkamateriaalin arkistoinnin kehittäminen palkkapalvelussa : Case Yritys X

Abstract

Tämän opinnäytetyön aiheena oli palkkamateriaalin sekä erityisesti henkilötietoja sisältävän palkkamateriaalin sähköisen arkistoinnin kehittäminen Yritys X:n palkkapalvelussa. Opinnäytetyö toteutettiin osana toimeksiantajan strategista projektia palkkatietojen elinkaaren kartoittamisesta ja kehittämisestä. Työssä kartoitettiin palkkamateriaalin lainmukaista käsittelyä ja henkilötietojen suojaa ohjaavaa lainsäädännön kokonaisuutta sekä niiden asettamia vaatimuksia palkkapalvelulle.

Opinnäytetyö toteutettiin konstruktiivisena tapaustutkimuksena. Laadullisina menetelminä tässä opinnäytetyössä käytettiin primäärisenä aineistonkeruumenetelmänä lomakehaastattelua eli kyselyä. Sekundäärisenä aineistonkeruumenetelmänä hyödynnettiin jo olemassa olevia dokumentteja, kuten lainsäädäntöä sekä jo olemassa olevaa Hyvä palkkahallintotapa -opasta.

Tässä työssä suoritetun tutkimuksen tavoitteena oli selvittää, toteutuuko toimeksiantajalla palkkapalvelun osalta henkilötietoja sisältävän palkkamateriaalin käsittely ja arkistointi yhtenäisellä ja lain vaatimalla tavalla. Tutkimusten tulosten perusteella pyrittiin luomaan ohjeistus ja kehittämisehdotuksia, joilla voidaan yhtenäistää palkkamateriaalin arkistointikäytännöt, jotta toimeksiantajalla voidaan varmistaa lain velvoittama palkkamateriaalin arkistointi.

Työn lopputuloksena tuotettiin toimeksiantajayritykselle kehittämisehdotuksia palkkamateriaalin arkistointikäytäntöön liittyen sekä luotiin toimeksiantajayrityksen käyttöön uusi palkkamateriaalin arkistointiohje.