Henkilöstödatan hyödyntäminen esihenkilötyössä
Keskinen, Krista (2024)
2024
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202503124138
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202503124138
Tiivistelmä
Tämä opinnäytetyö toteutettiin toimeksiantona anonyyminä esiintyvälle organisaatiolle. Työn tuloksena on kuvattu organisaation esihenkilöiden henkilöstödatan hyödyntäminen nykytilassa sekä näkemyksiä sen osalta tulevaisuudessa. Tutkimuksessa selvitettiin myös kuinka käytössä olevat tietojärjestelmät toimivat esihenkilötyön tukena.
Tutkimuksessa hyödynnettiin laadullista tutkimusmenetelmää tapaustutkimuksen muodossa, jonka kohteena on organisaatio X ja tutkittavana ilmiönä henkilöstödatan hyödyntäminen esihenkilötyössä. Teoriaosuudessa perehdyttiin tietojohtamiseen, esihenkilötyön ja henkilöstödataan. Empiirisessä osuudessa aineisto kerättiin teemahaastatteluiden avulla. Tutkimuksessa haastateltiin viittä organisaatio X:n eri toimialojen yksiköiden päällikköä huhtikuun 2024 aikana. Haastatteluissa selvitettiin henkilöstödatan hyödyntämisen nykytila sekä kuinka sitä voitaisiin tehostaa tulevaisuudessa paremmin.
Tutkimuksen mukaan esihenkilöt hyödyntävät henkilöstödataa säännöllisesti aina ajankohtaisen tarpeen ilmaantuessa. Tehokasta hyödyntämistä kuitenkin varjostaa tietojärjestelmien haasteellinen käyttäminen. Tämä ei kuitenkaan haastateltujen päälliköiden kokemuksien mukaan johdu osaamisen puutteesta. Ongelman ratkaisemiseksi ehdotettiin henkilöstöhallinnon kokoamaa kattavaa, ohjeita sisältävää tietopakettia tietojärjestelmien käyttämistä varten.
Keskeneräisten tietojärjestelmien käyttöönottaminen nähtiin henkilöstödatan hyödyntämistä hidastavana tekijänä. Nykyisiä tietojärjestelmiä tulisi jatkojalostaa mieluummin kuin otettaisiin uusia käyttöön keskeneräisenä. Tällainen käytäntö vaatisi jatkuvaa esihenkilöiden osaamisen kehittämistä.
Tiedon pirstaleisuus koettiin myös henkilöstödatan hyödyntämisen haasteena, mutta tähän löytyy ratkaisu jo tulossa olevasta Power BI:n keskitetystä raportointijärjestelmästä. Keskitetty raportointi vähentää sekä esihenkilöiden että henkilöstöhallinnon työtaakkaa, joten uudistus on erittäin odotettu erityisesti esihenkilöiden taholta. Osaamisen kehittämiseen tulee keskittyä myös raportoinnin osalta.
Tutkimuksessa hyödynnettiin laadullista tutkimusmenetelmää tapaustutkimuksen muodossa, jonka kohteena on organisaatio X ja tutkittavana ilmiönä henkilöstödatan hyödyntäminen esihenkilötyössä. Teoriaosuudessa perehdyttiin tietojohtamiseen, esihenkilötyön ja henkilöstödataan. Empiirisessä osuudessa aineisto kerättiin teemahaastatteluiden avulla. Tutkimuksessa haastateltiin viittä organisaatio X:n eri toimialojen yksiköiden päällikköä huhtikuun 2024 aikana. Haastatteluissa selvitettiin henkilöstödatan hyödyntämisen nykytila sekä kuinka sitä voitaisiin tehostaa tulevaisuudessa paremmin.
Tutkimuksen mukaan esihenkilöt hyödyntävät henkilöstödataa säännöllisesti aina ajankohtaisen tarpeen ilmaantuessa. Tehokasta hyödyntämistä kuitenkin varjostaa tietojärjestelmien haasteellinen käyttäminen. Tämä ei kuitenkaan haastateltujen päälliköiden kokemuksien mukaan johdu osaamisen puutteesta. Ongelman ratkaisemiseksi ehdotettiin henkilöstöhallinnon kokoamaa kattavaa, ohjeita sisältävää tietopakettia tietojärjestelmien käyttämistä varten.
Keskeneräisten tietojärjestelmien käyttöönottaminen nähtiin henkilöstödatan hyödyntämistä hidastavana tekijänä. Nykyisiä tietojärjestelmiä tulisi jatkojalostaa mieluummin kuin otettaisiin uusia käyttöön keskeneräisenä. Tällainen käytäntö vaatisi jatkuvaa esihenkilöiden osaamisen kehittämistä.
Tiedon pirstaleisuus koettiin myös henkilöstödatan hyödyntämisen haasteena, mutta tähän löytyy ratkaisu jo tulossa olevasta Power BI:n keskitetystä raportointijärjestelmästä. Keskitetty raportointi vähentää sekä esihenkilöiden että henkilöstöhallinnon työtaakkaa, joten uudistus on erittäin odotettu erityisesti esihenkilöiden taholta. Osaamisen kehittämiseen tulee keskittyä myös raportoinnin osalta.