Botanian tapahtumien markkinoinnin vuosikello

Abstract

Opinnäytetyön tehtävänä oli tapahtumien markkinoinnin vuosikellon tuottaminen. Työ tehtiin toimeksiantona Joensuussa sijaitsevalle perhospuutarha Botanialle, jonka toiminnasta vastaa Botanian ystävät ry -yhdistys. Työn tarkoituksena oli selvittää Botanian asiakasprofiileja ja suunnitella sen pohjalta tapahtumien markkinointi vuosikellomaiseen muotoon.

Opinnäytetyössä on sekä toiminnallisen että tutkimuksellisen työn piirteitä. Tuloksena syntyi tapahtumien markkinoinnin vuosikello, joka esitettiin sekä sanallisessa että graafisessa muodossa. Lisäksi kartoitimme Botanian asiakkaiden taustatietoja asiakaskyselyn ja työntekijöille tehdyn puolistrukturoidun haastattelun avulla. Työn tietoperusta pohjautuu näistä saatuihin tuloksiin sekä kirjallisiin ja sähköisiin lähteisiin tapahtumista, tapahtumamatkailusta, markkinoinnista, tapahtumamarkkinoinnista sekä vuosikellosta. Työssä pyrittiin huomioimaan myös toimeksiantajan tarpeet ja toiveet.

Vuosikellossa on käsitelty kaikkia vuonna 2015 Botanialla järjestettäviä tapahtumia ja monia eri kohderyhmiä eri lähtöalueilta. Kyselyiden ja haastatteluiden perusteella lapsiperheet, pariskunnat sekä eläkeläiset ovat Botanian merkittävimpiä asiakasryhmiä. Selvisi myös, että tämänhetkisillä markkinointitoimenpiteillä ja -kanavilla ei tavoiteta kohderyhmiä tarpeeksi tehokkaasti. Vuosikellossa jokaiselle tapahtumalle on pyritty valitsemaan sopivimmat markkinointitoimenpiteet ja -kanavat sekä ajankohta ja kohderyhmä. Vuosikellon tehtävänä on selkeyttää tapahtumien markkinointia, ja jatkossa sitä voidaan hyödyntää markkinoinnin suunnittelun sekä aikataulutuksen työkaluna.

The purpose of this thesis, commissioned by an association Botanian ystävät ry, was to produce a circular calendar for annual marketing for a botanical garden Botania, located in Joensuu and run by the association. The aim was to investigate the customer profile of Botania and formulate an annual plan for event marketing as a circular calendar.

The thesis is partly functional, partly a research. An annual timetable for marketing Botania’s events was created and the result is presented both verbally and graphically. Furthermore, information about botanical garden’s visitors was obtained by compiling a customer questionnaire and a semi-structured interview to Botania’s personnel. The database of our study consists of the results, obtained from these, and of literature and e-sources concerning events, event tourism, marketing, event marketing and circular calendar. In addition, requests and needs, mentioned in the commission, were taken into account in the work.

The circular calendar contains all the events organized by Botania in 2015 and different target groups from various areas. Customer enquiries and interviews of personnel showed that Botania’s most significant customer groups are families with children, couples and pensioners. Moreover, the results revealed that the target groups are not achieved efficiently enough with current marketing. Therefore, the aim was to choose the most suitable marketing actions, channels, time and target groups for each event in the yearly timetable. The objective of this circular calendar is to clarify Botania’s event marketing and it can also be used in future for planning and scheduling the marketing.