Palvelussuhteen tilastotietojen määrittelyohjeen laatiminen osana henkilöstöhallinnon prosessien kehittämistä

Abstract

Tämä opinnäytetyö oli kehittämistyö, jonka tavoitteena oli tuottaa toimeksiantajan henkilöstöhallintotiimille ohjeistus palvelussuhteen tilastotietojen määrittelyn tueksi. Tilastotiedot koostuvat neljästä luokituksesta, joita määritellään palvelussuhteen alussa: organisaatiotaso, tehtävätaso, tilastoperhe ja pistetieto. Ohjeistuksen rakentaminen oli osa henkilöstöhallinnon laajempaa prosessien kuvaamisen kokonaisuutta. Laadittaessa ohjeistusta, analysoitiin systemaattisesti käytössä oleva aineisto ja arvioitiin kriittisesti vanhoja toimintatapoja. Lisäksi ohjeluonnos käsiteltiin yhteisesti henkilöstöhallinnon toimijoiden kesken, jotta varmistettiin sen käytännön toimivuus. Osana ohjeistuksen valmistumista päivitettiin nykyisen henkilöstön tilastotiedot henkilöstöhallinnon tietojärjestelmiin ja seurattiin tietojen muodostumista raportoinnin avulla.

Koska toimeksiantaja oli valtionhallinnon virasto, kehittämistyössä tarkasteltiin myös tilastotietojen määrittelyn vaikutuksia laajemmin. Poliittinen paine kustannussäästöihin ja toiminnan tehostamiseen ohjaa valtionhallinnon toimintaa, mikä näkyi vahvasti tehdyssä taustatyössä. Tämä paine luo itsessään tarpeen selkeille ja systemaattisille menettelytavoille tilastotietojen hallinnassa. Lisäksi työssä tutkittiin prosessien kehittämistä, muutosjohtamista sekä tiimityön merkitystä.

Kehittämistyön tausta-aineisto kerättiin keväällä 2024, ja sen pohjalta laadittiin ensimmäinen ohjeluonnos. Luonnos annettiin henkilöstöhallinnon tiimin kommentoitavaksi syksyllä 2024, minkä jälkeen sitä muokattiin saadun palautteen perusteella. Valmis ohjeistus toimitettiin valtionhallinnon palvelukeskukseen talvella 2024, jotta henkilöstön tilastotiedot saatiin päivitettyä ja eheiksi ja virheettömiksi seuraavaa vuotta varten. Ohjeistuksen toimivuutta tarkasteltiin raportoinnin avulla vielä keväällä 2025.

Ohjeen avulla yhdenmukaistettiin ja sanallistettiin ensimmäistä kertaa toimeksiantajan organisaatiossa tilastotietojen määrittely. Ohjeistuksen laatiminen ja käyttöönotto selkeytti henkilöstöhallinnon käytäntöjä ja yhdenmukaisti palvelussuhteen tilastotietojen määrittelyä. Aiemmin esiintyneet tulkintaerot muun muassa vaativuustaso- ja tilastoperheluokituksissa saatiin korjattua.

Merkittävin ero vanhan, perimätietona kulkeneen ohjeen sekä kehittämistyön aikana laaditun uuden ohjeistuksen välillä oli tilastoperhe-luokitus, sillä kehittämistyön ja uusien linjausten myötä aiemmin käytössä olleesta 18 eri tilastoperheestä jäi käyttöön vain 8 tilastoperhettä, joita täydennettiin vielä kahdella tilastoperheellä, jotka eivät aiemmin olleet käytössä. Jatkossa toimeksiantajalla käytössä olevat tilastointitiedot ovat paremmin sopusoinnussa organisaation nykyisten tarpeiden kanssa.

Kehittämistyön lopussa on kuvattu useita kehittämisehdotuksia toimeksiantajan prosesseihin liittyen, kuten tapaustutkimuksen sekä aidon kehittämistyön luonteeseen kuuluu. Kehittäminen ei koskaan lopu, sillä jos joku on varmaa, niin se, että kaikki aina muuttuu.