Työ- ja prosessiohjeiden kehittäminen Private Banking -tukitiimissä

Abstract

Tämä opinnäytetyö kirjoitettiin Aktia Pankille tilaustyönä kevään 2025 aikana. Tarve työlle oli Private Bankingin myynnintuen tiimissä, jossa työ- ja prosessiohjeet eivät olleet ajantasaisia. Tämä johtui yrityskaupan myötä tulleista järjestelmämuutoksista, joiden myötä monet järjestelmät ja työtehtävät olivat muuttuneet tässä tiimissä paljon viimeisten vuosien aikana. Työ on toteutettu päiväkirjamuotoisena opinnäytetyönä ja päiväkirjaseuranta ja työn etenemisen raportointia tehtiin kahdeksan viikon ajan. Jokaiselle viikolle oli suunniteltu oma osuus projektista. Jokaisen viikon päätteeksi kirjoitetuilla analyyseillä oli tarkoitus pohtia, kuinka viikolle suunniteltu työ toteutui ja pysyi aikataulussaan.

Työskentelen itse kyseissä myynnintuen tiimissä asiantuntijana, joten minulla oli laaja näkemys valmiiksi siitä, kuinka järjestelmät ja tehtävät ovat muuttuneet viime vuosina ja millaista kehitystä ja uudistusta työ- ja prosessiohjeet tarvitsivat. Tarkoitus oli kunnostaa ohjeet sellaisiksi, että ihan uusikin työntekijä pystyy suoriutumaan työtehtävästi ohjeiden avulla. Työssä kerrotaan jokaisella viikolla tehtyjen työ- ja prosessiohjeiden taustat ja niitä pohjustetaan ja perustellaan teorialla, mikä pääasiassa viittaa sijoittamiseen ja varainhoidossa käytettäviin sopimuksiin.

Työ myynnintuen tiimissä on monipuolista ja vaatii osaamista ja ymmärrystä hyvin laajoista kokonaisuuksista varainhoidossa. Tässä työssä erityisesti keskityttiin erilaisten sijoitussalkku-jen avauksien prosessiohjeistuksiin, sillä ne ovat muita töitä laajempia kokonaisuuksia ja vaativat useiden eri järjestelmien käyttöä. Näihin ohjeistuksiin oli myös viime vuosien aikana tullut kaikista laajimpia muutoksia järjestelmien muutoksista johtuen. Ohjeet olivat myös paljon isompia sekä hitaampia tehdä, kuin ohjeet muista työtehtävistä.

Lopputuloksena työstä saatiin selkeät ja helposti ymmärrettävät ohjeistukset, minkä ansiosta tiimissä säästetään paljon työaikaa ja työajankäytön tehokkuus parani huomattavasti. Viimeisellä viikolla projektin aikana tehdyt työ- ja prosessiohjeet julkaistiin tiimille käyttöön ja tekijä ohjeisti koko tiimiä ohjeiden käytöstä ja päivittämisestä jatkossa. Kun tiimissä oltiin käytetty arjessa ohjeita hetken aikaa, tiimiläiset antoivat palautetta ohjeistuksista. Palautteiden mukaan salkkujen avaamiseen käytetty aika vähintäänkin puolittui, sekä ylimääräinen selvitystyö väheni huomattavasti.