Viestintästrategia World Gymnaestrada -voimistelutapahtumalle koulumajoituksen valvojien rekrytoimiseen
Salmi, Heli (2015)
Haaga-Helia ammattikorkeakoulu
2015
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2015052710747
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2015052710747
Tiivistelmä
Opinnäytetyön tavoitteena on kirjoittaa World Gymnaestrada -voimistelutapahtumalle viestintästrategia koulumajoituksen valvojien rekrytoimiseksi. World Gymnaestrada on kansainvälinen viikonmittainen voimistelufestivaali, joka järjestetään 12.−18.7.2015 Helsingissä. 25 000 voimistelijasta noin 75 prosenttia majoittuu Helsingissä, Vantaalla ja Espoossa sijaitsevissa kouluissa tapahtumaviikon ajan. Kouluille tarvitaan jatkuva valvonta, joten tapahtumaan rekrytoidaan erilaisia yhdistyksiä rahaa ja vapaapääsyjä festivaaliviikon tapahtumiin vastaan. Opinnäytetyön toimeksiantajana toimii vapaaehtoisvastaava Katriina Sahala.
Teoriaosuudessa kerrotaan urheilutapahtumien, rekrytointiprosessin ja viestinnän teoriaa. Teorialukujen jälkeen kerrotaan, miten teoriaa on sovellettu Gymnaestrada-tapahtumassa. Tutkimusmenetelminä opinnäytetyössä käytetään haastatteluja ja benchmarking-menetelmää. Viestintästrategiaa varten haastateltiin kahta ison urheilutapahtuman rekrytointivastaavaa, jotta opittiin muilta hyviksi todettuja käytänteitä ja voitiin käyttää niitä Gymnaestradan viestintästrategiassa.
Opinnäytetyön tuloksena syntyy kahdeksanosainen viestintästrategia, joka on sekä raportti- että havainnollistavassa muodossa. Strategian kahdeksan osaa ovat viestinnän tavoitteet, aikataulu, sidosryhmäanalyysi ja sidosryhmiin liittyvät haasteet, lähetettävät viestit, viestintäkanavat, vastuualueet ja yhteistyökumppanit viestinnässä, resurssit sekä strategian arviointi ja arvioinnin mittarit. Tärkeimpiä kohtia viestintästrategiasta toimeksiantajalle ovat viestinnän aikataulu, kohderyhmät sekä viestit ja viestintäkanavat.
Voimistelutapahtuman koulumajoituksen valvojien kohderyhmään kuuluvat erityisesti pääkaupunkiseudun yhdistykset ja seurat, kuten vanhempainyhdistykset, kulttuuriyhdistykset, nuorisojärjestöt ja urheiluseurat. Viestintäkanavista tärkeimmät ovat sähköposti, sosiaalinen media sekä henkilökohtainen tapaaminen esimerkiksi urheilutapahtumissa ja tempauksissa. Viestintästrategiaan kuuluu aikataulu, jossa määritellään, mitkä viestintätoimenpiteet tapahtuvat milloinkin.
Teoriaosuudessa kerrotaan urheilutapahtumien, rekrytointiprosessin ja viestinnän teoriaa. Teorialukujen jälkeen kerrotaan, miten teoriaa on sovellettu Gymnaestrada-tapahtumassa. Tutkimusmenetelminä opinnäytetyössä käytetään haastatteluja ja benchmarking-menetelmää. Viestintästrategiaa varten haastateltiin kahta ison urheilutapahtuman rekrytointivastaavaa, jotta opittiin muilta hyviksi todettuja käytänteitä ja voitiin käyttää niitä Gymnaestradan viestintästrategiassa.
Opinnäytetyön tuloksena syntyy kahdeksanosainen viestintästrategia, joka on sekä raportti- että havainnollistavassa muodossa. Strategian kahdeksan osaa ovat viestinnän tavoitteet, aikataulu, sidosryhmäanalyysi ja sidosryhmiin liittyvät haasteet, lähetettävät viestit, viestintäkanavat, vastuualueet ja yhteistyökumppanit viestinnässä, resurssit sekä strategian arviointi ja arvioinnin mittarit. Tärkeimpiä kohtia viestintästrategiasta toimeksiantajalle ovat viestinnän aikataulu, kohderyhmät sekä viestit ja viestintäkanavat.
Voimistelutapahtuman koulumajoituksen valvojien kohderyhmään kuuluvat erityisesti pääkaupunkiseudun yhdistykset ja seurat, kuten vanhempainyhdistykset, kulttuuriyhdistykset, nuorisojärjestöt ja urheiluseurat. Viestintäkanavista tärkeimmät ovat sähköposti, sosiaalinen media sekä henkilökohtainen tapaaminen esimerkiksi urheilutapahtumissa ja tempauksissa. Viestintästrategiaan kuuluu aikataulu, jossa määritellään, mitkä viestintätoimenpiteet tapahtuvat milloinkin.