Venäjä-toiminnot Kymenlaakson ammattikorkeakoulussa : CASE: Venäjä-viikko 2015 / International Week

Abstract

Kymenlaakson ammattikorkeakoulussa järjestettiin 23.–27.3.2015 ensimmäistä kertaa Venäjä-viikko-tapahtuma, jonka teemana oli ”Learning from Differences”. Tapahtuma toteutettiin Kouvolan ja Kotkan kampuksilla, mutta opinnäytetyön havainnot nojaavat ensisijaisesti Kouvolan tapahtumakokonaisuuteen. Tapahtuman järjestäjänä toimi Kymenlaakson ammattikorkeakoulun Venäjä-toimijoita, ja tapahtuma ilmensi korkeakoulun strategista Venäjä-painopistettä. Tapahtuman ydintuotteena oli luentotilaisuuksien järjestäminen. Lisäksi tapahtuma esitteli venäläistä kulttuuria useiden toimijoiden yhteistyönä. Työn aiheena oli havainnoinnin avulla auttaa tapahtumakonseptin muodostamisessa ja tulevien Venäjä-tapahtumien kehitystyössä.

Työn tuloksia tutkitaan teoreettisten ja käytännönläheisten toimintatapojen reflektoinnin lisäksi empiirisen tutkimusosuuden kautta. Kirjallisuuskatsaus koostuu tapahtuman järjestämisen oppaista, ja opinnäytetyön näkökulma on opiskelijalähtöinen sekä oppimisprosesseja korostava. Esille tuodaan myös Venäjä-osaamisen merkitystä kansainvälisessä korkeakoulukontekstissa. Lähteinä käytetyt julkaisut ja dokumentit edustavat monenlaisia lähestymistapoja tapahtumatyön moniulotteisuuteen.

Tapahtuman aikana suoritettiin asiakaskysely tukemaan tapahtuman havainnointiaineistojen luotettavuutta. Tapahtumakävijöitä ja venäläisten partnerioppilaitosten edustajia pyydettiin arvioimaan omaa tapahtumakokemustaan. Partnereilta saatu palaute analysoitiin erikseen ja varsinainen fokus asetettiin tapahtumaan osallistuneiden vieraiden, pääasiassa opiskelijoiden kiinnostuksen selvittämiseen. Kyselyssä arvioitiin tapahtuman onnistumista esimerkiksi tapahtumaohjelman ja -tiedotuksen osalta. Lisäksi kyselyn avulla kerättiin Venäjä-toimintojen kehittämistä edistävää materiaalia. Tapahtuman järjestäjiltä dokumentoitiin oppivan organisaation periaatteiden hyödyntämistä varten mielipiteitä tapahtuman vahvuuksista ja heikkouksista.

Tapahtuma herätti kohderyhmien keskuudessa kiinnostusta ja tapahtuman ohjelmaa pidettiin monipuolisena. Tapahtuman merkittävimmäksi kehityskohteeksi nousi kirjallisen ohjeiston luominen. Kirjallisen materiaalin kokoaminen ensimmäisen tapahtuman havaintojen pohjalta auttaa tulevien tapahtumien asiakaslähtöistä suunnittelua ja resurssien hallintaa (vastuualueiden selvitys, organisointityön tehokkuus ja aikataulutus). Tapahtuman näkyvyys ei täysin saavuttanut asetettuja tavoitteita, joten markkinointitoimenpiteitä ja tapahtuman visuaalisen ilmeen käyttöä on selkeytettävä. Organisaatiolle Venäjä-viikko 2015 -tapahtuma loi hyvät edellytykset toimivien käytänteiden löytämiseksi tuleviin Venäjä-tapahtumiin sekä mahdollisuuden Venäjä-toimintojen tunnettuuden lisäämiseen yleisellä tasolla.

Kymenlaakso University of Applied Sciences organized an International Week in the form of a Russian Week for the first time in March 2015. The event was held on both Kouvola and Kotka campuses, but observation is mainly concentrated on the venue and organizational issues in Kouvola. The event organization leaned on internal competences in Russia-related activities. In the event the Russian culture as a strategically important focus area was represented. The ob-jective of the thesis was to bring insights into the event concept through observation and in that part assist the development of the written event brief for future events.

The literature and other references used are mainly linked to event management. The basics of internationalization in higher education and Russia know-how are being brought to the fore-ground to illustrate the international context of the Russian Week. In addition to the theoretical approach and observation basis, the thesis refers to an empirical section. A survey was con-ducted during the event: Feedback and data was gathered about the event program and availa-bility of information before and during the event. Guests’ interests to learn more about Russia-related activities were also analysed. The main target group was UAS students, but also repre-sentatives of the Russian partner universities gave feedback, which was separately measured. Furthermore, the event organization input and experiences were collected to increase learning aspects of this event as a project: the strengths and weaknesses for development work were added up into the final report. The results in total examine correlation with observation proce-dures.

The event was attractive and interesting according to the survey, especially the event program got a good evaluation because of its variety. The main observation was that there was a lack of written manuals and documents, which caused partly unclear situations as well as inadequate responsibility areas in the event organisation processes. The material to be created based on the results of the thesis would ease event management and resource allocation at the opera-tional level as the event significance is clearly conveyed. The results show that there is a con-crete need for one clear event concept as well as the targets are needed to develop and imple-ment a marketing strategy for Russia-related events and Russia-related activities in general: the visibility was not effective enough. Further proposition is to highlight the student point of view and implement other developable ideas in planning of upcoming Russian events. The goal is to build clear instructions and event plan on paper, so therefore the thesis states different factors and successful patterns observed during the International Week.