Rondo-käyttövaltuushallinnan kehittäminen: case Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus, Palkeet

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli etsiä tehostamiskeinoja Rondo-järjestelmän osalta käyttövaltuushallinnan prosessiin sekä tuoda prosessia lähemmäs SAPin vastaavaa prosessia, jota automatisoitiin samanaikaisesti käynnissä olevassa projektissa. Työssä tutustuttiin ensin prosessin nykytilaan sekä sekä SAP IDM:n automatisoinnin tavoitetilaan.

Työn toimeksiantaja on Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus (Palkeet), joka tuottaa talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita valtion virastoille, laitoksille ja rahastoille. Aihe oli toimeksiantajalle ajankohtainen palveluryhmissä tapahtuneen uudelleen järjestelyn sekä toimintojen tehostamisen vuoksi.

Tutkimusta tukeva teoria on kerätty sekä sähköisistä että painetuista julkaisuista. Tärkeimpiä viranomaisten julkaisuja on mm. valtiovarainministeriön Vahti-ohjeistus, JHS-järjestelmän suositukset sekä voimassa oleva lainsäädäntö. Lisäksi on käytetty asiantuntijoiden julkaisuja ja luento-monisteita sekä kirjallisuutta liiketoimintaprosessien kehittämisestä.

Johtopäätösten ja kehitysehdotuksen tuottamiseksi on käytetty kvalitatiivisia tutkimusmenetelmiä, ja tutkimus toteutettiin tapaustutkimuksena. Taustatietoa kerättiin haastattelemalla asiantuntijoita ja tutustumalla dokumentaatioon. Saadut tiedot koostettiin yhteen, jonka perusteella tehtiin kehitysehdotus käyttövaltuushallinnan tehostamiseksi.

Tutkimus osoitti, että prosessissa on tehostamisen varaa ja että sitä voidaan tehostaa hakemusmenettelyä muuttamalla jo melko nopeastikin. Prosessia on myös mahdollista tuoda lähemmäs SAPin vastaavaa prosessia. Jatkotoimenpiteiksi suositellaan esiselvitystä, jossa tutkitaan, kuinka suuri osa käyttöoikeuksista on teoriassa mahdollista tuottaa automaattisesti. Lisäksi tekninen toteutus vaatii lisäselvittelyitä.

The purpose of this Bachelor’s thesis was to find a way how to accelerate the user authorization management process of the Rondo system and to get it closer to the corresponding process SAP which was automated at the same time in the ongoing project. The thesis was commissioned by The Finnish Government Shared Services Centre for Finance and HR which provides financial, administration and human resource services for central government agencies, departments and funds. The subject of the thesis is topical for the commissioner, because of the rearrangement of service groups and the streamlining of operations.

The theoretical section consists of electronic and printed publications. The main publications of authorities used were Vahti-guidelines by the Ministry of Finance, recommendations of JHS systems and current legislation. In addition, publications and lecture notes by specialists and literature about the development of business processes were utilized.

First, the present state of the process and the objective of SAP IDM’s automation were familiarized with. A qualitative research method was used and the study was conducted as a case study. In addition, specialists were interviewed and documentations were familiarized with. The information obtained was collected and based on this a development proposal was made to improve the user authorization management process.

The results of the thesis showed that the process has possibilities to be accelerated. It is possible to accelerate it quite rapidly by changing the application procedure. It is also possible to move the process closer to a similar SAP process. For further measures it is recommend to conduct a feasibility study which investigates how widely it is possible to produce access rights automatically. The technical implementation also needs more investigation.