Urheiluseuran taloushallinnon sähköistäminen

Abstract

Opinnäytteen toimeksiantaja on kotkalainen juniorijääkiekkoiluun erikoistunut urheiluseura. Henkilö- ja taloudellisten resurssien supistuminen synnytti tarpeen hoitaa taloushallinnon pe-rusrutiinit tehokkaammin ja tarkemmin. Työn tavoitteeksi asetettiin toiminnan kehittäminen ja läpinäkyvyyden lisääminen sekä sähköisen taloushallinnon käyttöönottaminen mahdollisimman pitkälle. Projektiin sisällytettiin perusprosessit: osto- ja myyntireskontra ja kirjanpito sekä rapor-toinnin kehittäminen ja ajantasaistaminen. Palkanlaskenta ja budjetointi rajattiin ulkopuolelle.

Opinnäyte on toiminnallinen opinnäytetyö, jossa työn tekijä on opiskelija itse. Projekti aloitettiin etsimällä toimiva taloushallinnon järjestelmä, joka tukisi asetettuja tavoitteita sekä sisältäisi muun muassa ostolaskujen sähköisen kierrätysjärjestelmän hallinnon parantamiseksi. Ohjelmatoimittajaksi valittiin Visma-yhtiöiden Netvisor SaaS-palveluna. Järjestelmä on internetin kautta käytettynä riippumaton ajasta tai paikasta. Järjestelmään rakennettiin toimeksiantajaa tukevat ratkaisut.

Projektin ulkopuolelle jätetyn palkanlaskennan todettiin sisältävän merkittävän potentiaalin toi-minnan kehittämiseen. Toimeksiantaja maksaa suuren määrän matkakorvauksia eri henkilöille, mistä se on ilmoitusvelvollinen verottajalle. Palkanlaskentaa ei saatu sähköistettyä projektin aikana, mutta prosessia kehitettiin ottamalla käyttöön koontilaskut aikaisempien yksittäisten matkalaskujen sijaan. Paperilaskujen määrä saatiin lähes puolittumaan. Työtä tehostettiin myös kiinteillä maksupäivillä kaksi kertaa kuukaudessa.

Projektin tuloksena toimeksiantajalla on käytössä moderni taloushallinnon järjestelmä, jossa tavoitteeksi asetetut prosessit toimivat sähköisesti. Toimintaa saatiin tehostettua niin, että toi-meksiantajan tarve palkata kokoaikainen työntekijä toimistotehtävien hoitamiseen poistui ja jatkossa kyseiset rutiinit hoitaa osa-aikainen työntekijä tai talkooväki. Kehityskohteiksi jäi muun muassa muistiotositteiden muuttaminen sähköiseen muotoon sekä budjetoinnin siirtäminen samaan järjestelmään.

Urheiluseurat ovat kasvaneet toiminnaltaan sekä vastuiltaan yritysten rinnalle, jolloin vaatimukset taloushallinnon järjestämiselle eivät juuri poikkea yritysmaailmasta. Sähköisten järjestelmien käyttö on mahdollista, kannattavaa sekä järkevää myös urheiluseuroille, joskin hyvin erilaiset toimintaympäristöt ja organisaatiot vaativat räätälöidyt määritykset jokaiselle seuralle.

The commissioner is a junior ice hockey club operating in Kotka, Finland. Before the project, the club had a full time employee working with office routines. Reduction of personnel and economic resources created a need to handle administration of the club more effectively and accurately. The objective of the thesis was to improve processes in administration, especially in accounting, and increase transparency. The intention was to introduce accounting software which supported electronic handling of accounting material such as purchase and sales invoices. The demand for up-to-date and precise reporting of financial status was also clear.

The project started by searching for a suitable software. Netvisor, a Finnish system, was chosen as SaaS service, where the software is available through the internet regardless of time or place. Solutions supporting the specific needs of the commissioner were introduced into the system. Overall, Netvisor turned out to be quite well built and maintained. Many basic processes exist by default and very little coding is required in basic functions.

As a result, the commissioner has modern accounting software in use, where invoice handling is completely in electronic form. Reporting produces timely results of financial transactions. New reports are also available such as cash flow statement. Segregation of duties was created to support confidence in administration. Savings are real, since a new full-time employee is not required.

Many clubs have grown in size and accountability. Difference in requirements and quality of administration and accounting from business life has become smaller. Implementation of ac-counting software and electronic processes is possible and beneficial. Sports clubs have quite different operating environments and organizations, therefore tailor-made definitions are re-quired.