Yritystapahtuman suunnittelu ja toteutus Case: Dream Hotel

Abstract

Tässä toiminnallisessa opinnäytetyössä tarkoituksena oli teoriaa ja käytäntöä hyödyntäen suunnitel-la ja toteuttaa tamperelaisen hotellin avajaistapahtuma. Toimeksiantaja on Dream Hostel, joka vuonna 2014 avasi uuden hotellipuolen, Dream Hotelin. Avajaistapahtuman tavoitteena oli lisätä Dream Hostellin näkyvyyttä ja tietoisuutta uuden hotellipuolen avaamisesta.

Tapahtuman suunnittelu- ja toteutusprosessissa käytettiin alaan liittyvää kirjallisuutta luomaan teo-reettista viitekehystä. Lisäksi tapahtumaa järjestettäessä mukana kulki koko ajan palvelumuotoi-luajattelu, jonka avulla tapahtuman tuottamisprosessi jaettiin kolmeen vaiheeseen: tutki, kehitä ja toteuta.

Opinnäytetyö alkaa toimeksiantajan ja toimintaympäristön esittelyllä, ja sen jälkeen tutustutaan siihen mitä yritystapahtumat ovat ja mitä niillä halutaan saavuttaa alan kirjallisuuden, lähinnä Val-lo & Häyrisen esittämien kysymysten pohjalta.

Opinnäytetyön toiminnallinen osuus kattaa tapahtuman järjestämisen suunnitteluprosessin sekä konkreettisen tapahtuman toteuttamisen kuvauksen. Opinnäytetyössä on käytetty apuna sovellettua Stefan Moritzin (2005) palvelumuotoiluajattelua. Palvelumuotoilusta käytetään tutki-, kehitä- ja toteuta-vaiheita. Tutki-vaiheessa kerätään haastattelun avulla taustatietoa toimeksiantajasta ja toimintaympäristöstä. Haastattelusta saatu tieto on myös tutki-vaiheessa pyritty analysoimaan tar-kemmin SWOT-analyysia käyttäen. Kehitä-vaiheessa ideoidaan tapahtuman sisältöä käyttämällä menetelminä 8x8-mallia. Kehitä-vaiheessa ideoita myös pyrittiin jalostamaan eteenpäin blueprint-mallinnuksen avulla, jotta asiakkaan ja tapahtuman tuottajan toisilleen näkymättömät prosessit tulisivat järjestäjille näkyviksi. Toteuta-vaiheessa kuvataan varsinaista tapahtumaa, ja arvioidaan sen onnistumista toimeksiantajan, asiakkaiden ja opinnäytetyön tekijän näkökulmasta.

The purpose of this functional thesis was to use theory and practice to plan and create a hotel opening event. The idea for thesis came from Dream Hostel, which is located in Tampere and opened a hotel in 2014. The objective of the event was to improve Dream Hostel’s visibility and raise the awareness of the new hotel in the field.

To create the theoretical frame of reference for the process of planning and creating the event, different literature resources from the field of event planning were used. Service Design thinking was closely linked to this event planning, thus the process of organizing an event was divided into three parts; study, develop and realize.

The thesis starts with an introduction to the commissioner and operational environment. Thereafter organizational events are introduced as well as events as a means of marketing, mainly based on the theory written by authors Vallo & Häyrynen.

The functional section of the thesis consists of the process of planning the event and the description of the execution. Moritz’s Service Design thinking was applied to guide the functional part. In the study section information about Dream Hostel & Hotel and its operational environment is collected and analysed using the methods of interview and SWOT-analysis. In the develop phase the 8x8-method is used to create content to the event and blueprint is used to demonstrate the difference between the point of view depending on whether it is a customer or a planner. In the execute phase the actual event is being described as it was, from the points of view of the commissioner, customers and the thesis author.