Sähköisen arkistoinnin käyttöönotto tutkimusorganisaatio x:lle

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli tutkia kirjanpitoaineiston sähköiseen arkistointiin liittyvää lainsäädäntöä sekä tehdä toimeksiantajalle opas kirjanpitoaineiston sähköisestä arkistoimisesta. Opinnäytetyö toteutettiin tapaustutkimuksena, sillä opas tehtiin nimenomaan toimeksiantajan tarpeita ajatellen. Tutkimusaineisto kerättiin teemahaastattelun sekä havainnoinnin avulla.

Toimeksiantaja on kansainvälinen metsäntutkimusorganisaatio. Toimeksiantajan pääkonttori sijaitsee Suomessa, ja sillä on toimipisteitä myös ympäri Eurooppaa.

Opinnäytetyö koostuu teoriaosuudesta, toteutuksesta sekä pohdinnasta. Teoria käsittelee uusien työtehtävien opastukseen liittyvää teoriaa, sähköistä taloushallintoa ja sen tuottamaa kirjanpitoaineistoa. Toteutusosiossa käydään läpi teemahaastattelun ja havainnoinnin tuloksia. Pohdinnassa mietitään lopullisen tuotosta sekä sen kehityskohteita.

Tutkimuksessa kävi ilmi, että toimeksiantajan kirjanpitoaineiston arkistointi ei ollut prosessina selkeä eikä se vastannut kaikilta osin lain asettamia vaatimuksia. Toimeksiantaja oli investoinut tarvittaviin ohjelmistoihin jo vuosia sitten, joten investoinnille haluttiin nyt vastinetta. Työn tuloksena arkistointiprosessi selkiytyi ja tehostui. Toimeksiantajan pyynnöstä toimeksiantaja sekä tehty opas pysyvät salaisina.

The aim of this thesis was to develop a practical guide to electronic archiving of accounting mate-rials as well as study acts and degrees related to archiving. This study is a case study since it was done as an assignment for a specific organisation. The empirical study was conducted through theme interview and observation.

The client is an international forest research organisation. The headquarters of the organisation are located in Finland but it has offices around Europe.

The thesis report consists of theoretical, implementation and conclusion sections. The theoretical part deals with guidance at work, electronic financial administration and bookkeeping material. The results derived from the interview and observations are introduced in the implementation chapter. The conclusion presents the outcome of this study and its possible development ideas.

The study shows that the archiving process of the client organisation was not clear and it did not entirely adhere to the requirements of the Finnish law. The client had invested on necessary software already years ago and wanted to get better value for the investment. In conclusion, the archiving process became clearer and more efficient. The commissioning organisation and the archiving guide remain confidential at the request of the organisation.