Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton kriittiset kohdat

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena on kuvata ja analysoida, mitä vaiheita toiminnanohjausjärjestelmän hankinta ja käyttöönotto sisältävät sekä sitä, miten uusi järjestelmä vaikuttaa yrityksen toimintaan. Työ on tehty toimeksiantona yritykselle, joka otti kaksi vuotta sitten käyttöön uuden ERP-järjestelmän.

Työn teoriaosuus käsittelee toiminnanohjausjärjestelmien käyttötarkoitusta, hyötyjä ja ominaisuuksia. Lisäksi työssä paneudutaan tietojärjestelmän hankintaan, käyttöönottoprosessiin ja näissä mahdollisesti esiintyviin ongelmatilanteisiin sekä järjestelmän tuomiin muutoksiin yrityksen päivittäisessä toiminnassa.

Opinnäytetyön empiirinen osuus käsittelee toimeksiantoyrityksen ERP-järjestelmän käyttöönottoa. Työssä selvitetään kahden avoimen haastattelun avulla käyttöönottoprojektin kriittiset kohdat ja tutkitaan sitä, miten ilmentyneistä ongelmatilanteista otetaan opiksi ennen seuraavaa järjestelmän käyttöönottoa.

Työssä havaittiin, että kohdeyrityksen järjestelmän käyttöönoton kannalta merkittävimpiä ongelmakohtia olivat koulutuksen vähäisyys ja huono ajoitus, paikallisen tuen puuttuminen käyttöönottovaiheessa, maakohtaisten lakien ja säädösten huomioimattomuus järjestelmän toiminnoissa sekä järjestelmän odotettua suurempi manuaalisuus. Näiden asioiden huomioiminen seuraavassa käyttöönottoprojektissa on erityisen tärkeää.

This thesis aims to describe and analyze what phases are involved in purchasing and implementing an ERP system and what kind of effects it has on the operations of a company. I was commissioned to write the thesis by a company that implemented a new ERP system two years ago.

The theory part of this work covers the benefits, features and usage of an ERP system as well as the purchase of a new data system. In addition, it deals with occurring problems in the ERP system implementations and how the systems change the daily operations in an organization.

The empirical part focuses on the ERP system implementation of the client company. The thesis looks into the critical aspects of their implementation project via two interviews. In addition, the study deals with identifying the problems that came up during the project and how to learn from them before the next ERP system introduction.

Throughout the thesis, it was clear that the most critical aspects regarding the ERP system implementation were badly timed and insufficient employee training, the complete missing of local support during the whole implementation period, not taking the local legislation and statutes into account in the design of system modules as well as a greater need for manual labor than was expected. Taking all of these factors into account before the next implementation project is crucial to avoid similar problems in the future.