Poliisin toimitilajohtamisen työkalun kehittäminen

Abstract

Tämän tutkimuksen tarkoituksena oli kehittää toimitilajohtamisen työkalun käyttöä poliisiorganisaatiossa siten, että tilatehokkuutta ja muita valtiovarainministeriön toimi-tilastrategiassa määrittämiä tilatunnuslukuja voidaan paremmin hyödyntää. Tilanhallintajärjestelmän käytön tehostamisen ansiosta järjestelmästä saatavat raportit antavat tulevaisuudessa mahdollisimman luotettavat luvut tilatehokkuuden ja käyttöasteen seurantaan.

Tutkimus toteutettiin toimintatutkimuksena, jossa hyödynnettiin laadullisia tutkimusmenetelmiä. Tutkimuksen viitekehyksessä tarkasteltiin valtion ja sisäasiainhallinnon toimitilajohtamista sekä poliisin toimitilabudjetointia. Tutkimusprosessin nykytila kartoitettiin haastattelujen avulla ja lopullinen kehittämiskohde valikoitui esille nostettujen ongelmien joukosta.

Tutkimuksesta kävi ilmi, että yhtenäisten käytäntöjen saamiseksi ja tehostamiseksi tarvitaan henkilökohtaista koulutusta ja opastusta. Ilman kunnollista ja yhtenäistä järjestelmän käyttötapaa ei luotettavuutta sisällöntuottamisessa saada aikaan. Tuloksena valmistui poliisin sisäiseen käyttöön tarkoitettu opas tilanhallintajärjestelmän käyttöä varten. Käyttöopas auttaa yhtenäisen toimintatavan muodostumista järjestelmän sisällöntuottamisessa. Näin saadaan pienennettyä virhemarginaalia sekä parannettua järjestelmään viedyn tiedon laatua. Tiedosta tulee luotettavampaa ja keskenään vertailukelpoista.

Mikään yksittäinen ohje ei kuitenkaan korvaa koulutusta ja yhdessä oppimista. Kommunikaatio, henkilökohtaiset kontaktit, yhdessä tekeminen ja hiljaisen tiedon jakaminen ovat keinoja, joilla parhaiten saadaan aikaiseksi yhtenäistä työn laatua. Yhteisöllisyys on yhdessä tekemisen ja jakamisen kulttuuria ja se sitouttaa ihmiset tekemään asiat samalla tavalla.

The purpose of the present thesis was to develop a premises management tool for use in the Finnish Police organization that would better take into account the space efficiency and other status indicators defined by the Ministry of Finance in their facility strategy. Thanks to a more efficient use of space management system the reports will give the most reliable figures for monitoring space efficiency and utilization in the future.

The study was conducted as an action research, which used qualitative research methods. The theoretical framework of the thesis consisted of theories and professional literature related to governmental and internal administration premises management as well as premises budgeting in Finnish Police. The study surveyed the current state of the process through interviews and the final development target was selected among the problems that came forth.

Based on the study, it can be said that in order to obtain and to enhance consistent practices, personal training and guidance is needed. Without a proper and coherent way to operate the system, it is not possible to achieve content production reliability. As a result of the study a guide for internal police purposes for the use of space management was completed. The user guide helps in forming an integrated approach to the system content production. This will provide a reduced margin of error and improve the quality of the exported system data. Information becomes more reliable and comparable.

However, a single guide is not a substitute for training and learning together. Communication, personal contacts, working together and sharing tacit knowledge are the best ways to achieve coherent quality of work. The sense of community is working together and sharing the culture and commitment of the people to do things the same way.