Palveluprosessin tehostaminen tiedonohjauksella : Case Trafi

Abstract

Liikenteen turvallisuusvirasto (Trafi) on Liikenne- ja viestintäministeriön alainen virasto, jonka tehtävänä on kehittää liikennejärjestelmän turvallisuutta, edistää liikenteen ympäristöystävällisyyttä ja vastata lii-kennejärjestelmään liittyvistä viranomaistehtävistä. Toiminnasta suuri osa on erilaisten hallinnollisten prosessien kautta myönnettävien lupien, pätevyyksien ja kelpuutusten myöntämistä.

Hallinnollisen prosessin taustalle liittyy aina asianhallinnan prosessi, joka pohjautuu tiedonohjaukseen. Tiedonohjaussuunnitelma on lakisääteinen julkisilla viranomaisilla. Tiedonohjauksella tarkoitetaan muun muassa asiakirjallisen tiedon ohjaamista käsittelyn eri vaiheissa. Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli tutkia, miten asiankäsittelyprosessia voitaisiin tehostaa tiedonohjauksen avulla.

Opinnäytetyössä tutkittiin tiedonohjauksen mahdollisuuksia yleisesti ja verrattiin mahdollisuuksia esi-merkkiprosessiin, liikennekäytöstä poistetun ajoneuvon lisävero -prosessiin. Prosessi lähtee vireille toisen viranomaisen ilmoituksesta ja itse prosessi käsitellään täysin manuaalisesti käyttämällä hyödykseen asianhallintajärjestelmää sekä operatiivisia järjestelmiä.

Työssä selvitettiin kuinka tietoa voidaan ohjata tehokkaasti asiankäsittelyprosessissa syntyviin asiakirjoi-hin. Selvityksen mukaan huomattavaa tehostusta saadaan aikaiseksi kun vireilletuleva tieto saadaan vi-rastoon sähköisessä muodossa. Tällöin tiedon ohjaaminen järjestelmästä toiseen pystytään automatisoi-maan.

Tutkimuksen perusteella ja toteutettujen toimenpiteiden avulla saatiin hyötyjä ohittamalla kirjaamon manuaalisesti laatima vireilletulo sekä päättäminen. Myös asiankäsittelyvaiheiden automatisoinnilla saatiin säästöä aikaiseksi. Kokonaissäästöt esimerkkiprosessiin valitusta prosessista oli lähes puoli tuntia per prosessi. Massana tämä on vuositasolla noin 70 työpäivän säästö esimerkkiprosessia koskien

The Finnish Transport Safety Agency (Trafi) works under the Ministry of Transport and Communications. Trafi is an agency whose task is to develop the safety of the transport system while promoting environmentally friendly transport, and is responsible for administrative tasks related to the authoritative tasks. A large part of the activities is the granting of licenses, qualifications and ratings by the different administrative processes.

The administrative procedures are processed in the Trafi case management system or via the management interfaces in the operational system. The handler is usually in a situation where it is necessary to retrieve data from a variety of operational systems, and to link that information to draft of a decision or other document in the case management system.

This thesis examined the possibilities of knowledge management in general and compared to the potential of the surtax process of a vehicle removed from traffic use. The process starts of the notification of the other authority and the process itself is handled completely manually, using the advantage of the case management system and operational systems.

The work explored how the information can be controlled efficiently proceedings that arise in the process documents. According to the report a substantial enhancement can be achieved when the initiation of that incoming data in electronic form. In this case, control of information from system to system can automated.

Based on the study, and with the help of the measures that were carried out, benefits were gained of bypassing the manual initiations and termination process made by the registry. Also, it took less time to automatize the different steps of processing. Overall, the chosen example process took nearly a half an hour less per process. The example process, creates altogether an annual saving of about 70 working days.