Yritysyhteistyön kehittämissuunnitelma ja vaihtoehtoisia rahoitusmalleja kulttuuritapahtumalle : case Helsingin kansainvälinen balettikilpailu 2016

Abstract

Kahdeksas Helsingin kansainvälinen balettikilpailu järjestetään Suomen Kansallisoopperassa 23.5.–2.6.2016. Balettikilpailun järjestävä Helsingin kansainvälinen balettikilpailu-yhdistys ry tarjosi opinnäytetyöni aiheeksi kilpailun yritysyhteistyön ja vaihtoehtoisten rahoitusmallien kartoitusta. Henkilöstön vaihtuvuuden vuoksi organisaation hiljaista tietoa tallentava kirjallinen tilannekatsaus on yhdistyksen toiminnan suunnittelun ja kehittämisen kannalta hyödyllinen dokumentti. Neljän vuoden välien järjestettävän kilpailun rahoituksen suunnittelu ja kerääminen on haasteellista ennen kaikkea toiminnan katkonaisuuden ja toimintaympäristössä välivuosien aikana tapahtuvien muutoksien vuoksi.

Menetelmikseni valitsin asiantuntijahaastattelut sekä benchmarkingin. Muiden, varsinkin useamman vuoden välein järjestettävien kulttuuritapahtumien sekä suurempien, yritysyhteistyötään ammattimaisemmin hoitavien toimijoiden esimerkkien pohjalta analysoin balettikilpailun mahdollisuuksia soveltaa näitä malleja omassa toiminnassaan. Opinnäyteyöni on ensisijaisesti tapaustutkimus, joka keskittyy tilaajan sponsorointiratkaisujen erityispiirteisiin, mutta haastattelujen ja benchmarkingin pohjalta laatimani kehittämisehdotukset ovat sovellettavissa myös muiden pienten ja keskisuurien kulttuuritapahtumien rahoitusratkaisujen suunnitteluun tai kehittämiseen.

Valmistelut vuoden 2016 balettikilpailuja varten ovat tapahtuneet poikkeuksellisen haasteellisessa taloudellisessa tilanteessa ja edellisissä balettikilpailuissa vuonna 2012 kerätyn sponsorirahoituksen saavuttaminen vaikuttaa epätodennäköiseltä. Kulttuurisponsoroinnista on tullut yhä tavoitteellisempaa toimintaa, jolta odotetaan mitattavia tuloksia. Näkyvyyteen perustuvat kumppanuudet ovat korvautuneet moniulotteisimmilla ja yksilöllisemmillä ratkaisuilla. Sponsorineuvottelujen ja sopivien kumppaneiden kartoituksen on oltava tarkkaan harkittuja ja myös vaihtoehtoisia rahoitusratkaisuja kannattaa miettiä. Leikkaukset kulttuurin ja taiteen määrärahoissa pakottavat alan toimijat kehittämään aktiivisesti julkista rahoitusta täydentäviä rahoitusratkaisuja.

Menestyksekäs sponsorimyynti edellyttää asiantuntemusta ja henkilöstöresursseja, joita ei yleensä löydy pieniltä organisaatioilta. Neuvotteluissa käytetään joskus kolmatta osapuolta, joka voi osaamisen lisäksi tarjota arvokkaita kontakteja yritysmaailmaan. Asiantuntijahaastattelujen perusteella sponsoroinnin lisäksi yksi mahdollisuus balettikilpailulle olisi laajentaa rahoituspohjaansa keräämällä vastikkeettomia lahjoituksia yksityishenkilöiltä ja yrityksiltä. Tällainen suhdetoiminta vaatii kuitenkin pitkäjänteisyyttä ja aikaa, ennen kuin sen voi odottaa tuottavan tuloja kilpailulle. Oleellisinta balettikilpailun varainhankinnan ja suhdetoiminnan kehittämisen kannalta olisi sen jatkuvuuden vahvistaminen. Balettikilpailun yhteistyön lisääminen Kansallisoopperan ja -baletin kanssa oli yksi mielenkiintoisimmista kehittämisehdotuksista, josta seuraisi eniten vaikutuksia kilpailun toimintaan.

Helsinki International Ballet Competition will be organized at the Finnish National Opera for the 8th time from 23 May until 2 June 2015. Helsinki International Ballet Competition Association, which organizes the ballet competition, commissioned a benchmark on sponsorships of other cultural events resulting in a long term plan and alternative solutions for the funding of the ballet competition. The turnover of the staff working for the association is a continuous challenge and therefore a written situational analysis, which collects the tacit knowledge of the organization, can add value to the work as well. Fundraising for an event, which takes place only every four years is especially challenging because of the discontinuity of the activities and the changes taking place in the operational environment. The financial situation has been exceptionally tight during the preparations for Helsinki International Ballet Competition 2016.

The methods used were specialist interviews and benchmarking. The thesis concentrates on how the characteristics of the ballet competition affect its sponsorships and how these could be dealt with, but other small to medium-sized cultural events can adapt the development proposals based on specialist interviews and benchmarks as well.

Cultural sponsorship has become more commonplace during the past decades much due to decreases in public funding and it has shifted towards strategic and goal-orientated partnerships. Solutions based on logo visibility have turned into complex and reciprocal partnerships. These sophisticated sponsorship solutions often require more expert knowledge and personnel resources than smaller cultural organizations have access to.

Based on the specialist interviews one option for the ballet competition was to use a third party to plan, sell and develop its sponsorship packages. A third party such as a marketing agency can both improve the way sponsorship negotiations are handled and offer valuable contacts to the business world. The competition association could also expand its fundraising from sponsorships to donations from both individuals and corporations. Fundraising is based on long-term relationship-building and engaging audiences, and therefore this option is not likely to yield profits in the near future. Increasing the continuity of the activities is fundamental in developing the fundraising and relationship-building with the stakeholders of the ballet competition. Both the specialists and the association itself noted that a closer cooperation with the Finnish National Opera and Ballet could open many interesting opportunities for the ballet competition, not limited to financial benefits.