Ilmarista uuteen intraan : Opiskelijaintran käyttöönotto Liiketalouden yksikössä
Jokinen, Pauliina; Erkkilä, Minna (2010)
Jokinen, Pauliina
Erkkilä, Minna
Oulun seudun ammattikorkeakoulu
2010
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201101111185
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201101111185
Tiivistelmä
Oulun seudun ammattikorkeakoulun Liiketalouden yksikössä on ollut käytössä Ilmari-tiedotuskanava vuoden 2003 alusta lähtien. OAMK:n rehtorin päätöksen mukaisesti kaikissa yksiköissä tullaan siirtymään uuteen yhteiseen opiskelijaintraan syksyn 2010 aikana. Koko OAMK:n uuden yhteisen opiskelijaintran työstäminen alkoi kesällä 2008 ja se otettiin osittain käyttöön kaikissa yksiköissä elokuussa 2010. Käyttöönoton myötä vanhasta järjestelmästä tullaan luopumaan.
Tässä opinnäytetyössä käsitellään uuden opiskelijaintran käyttöönottoa Liiketalouden yksikössä. Raportin tavoitteena on kuvata käyttöönoton eteneminen ja tuoda esiin käyttöönotossa ilmenneitä haasteita, ongelmia ja onnistumisia. Työn toimeksiantaja on Liiketalouden yksikkö, jonka toiveena on, että opinnäytetyötä voitaisiin käyttää hyödyksi tulevissa vastaavanlaisissa käyttöönotoissa.
Raportin sisältö rakentuu siten, että ennen varsinaista viitekehystä lukijalle esitellään vanha järjestelmä Ilmari sekä uusi opiskelijaintra. Viitekehyksessä perehdytään työyhteisöviestintään, intranetien historiaan, päätehtäviin ja niihin liittyviin haasteisiin sekä tietojärjestelmien käyttöönottoihin organisaatioissa. Tietojärjestelmien käyttöönoton yhteydessä kuvataan käyttöönottoprosessia ja erilaisia käyttöönottotapoja.
Opinnäytetyön toiminnallinen osuus jakautuu kahteen päälukuun, joista ensimmäisessä kuvataan käyttöönoton eteneminen ja toisessa analysoidaan ja arvioidaan käyttöönoton onnistumista. Käyttöönoton etenemistä kuvaavassa luvussa esitellään lähtötilanne, tietojen siirto Ilmarista uuteen opiskelijaintraan sekä henkilökunnalle toteutetut koulutustilaisuudet ja -materiaalit. Raportin liitteenä on tietojen siirtoa varten laadittu käyttöönottosuunnitelma sekä ohjeistus tietojen siirrosta vastaaville.
Tässä opinnäytetyössä ei käydä läpi uuden opiskelijaintran käyttöönottoa vanhasta järjestelmästä luopumiseen saakka, koska uudessa intrassa ei ole vielä tätä työtä tehdessä kaikkia siihen vaadittavia toiminnallisuuksia. Käyttöönotossa haasteita aiheutti sekä uuden intran kehittäjän että Liiketalouden yksikön henkilökunnan resurssien vähyys. Käyttöönoton alkutoimissa olisi ollut syytä sitouttaa henkilökunta paremmin muutokseen sekä huomioida Liiketalouden yksikön englanninkieliset opiskelijat, jotka joutuivat eriarvoiseen asemaan, kun englanninkielistä opiskelijaintraa ei kehitetty rinnakkain suomenkielisen intran kanssa. Uusi opiskelijaintra toimintoineen vaikuttaa kuitenkin helppokäyttöiseltä ja toimivalta järjestelmältä.
Tässä opinnäytetyössä käsitellään uuden opiskelijaintran käyttöönottoa Liiketalouden yksikössä. Raportin tavoitteena on kuvata käyttöönoton eteneminen ja tuoda esiin käyttöönotossa ilmenneitä haasteita, ongelmia ja onnistumisia. Työn toimeksiantaja on Liiketalouden yksikkö, jonka toiveena on, että opinnäytetyötä voitaisiin käyttää hyödyksi tulevissa vastaavanlaisissa käyttöönotoissa.
Raportin sisältö rakentuu siten, että ennen varsinaista viitekehystä lukijalle esitellään vanha järjestelmä Ilmari sekä uusi opiskelijaintra. Viitekehyksessä perehdytään työyhteisöviestintään, intranetien historiaan, päätehtäviin ja niihin liittyviin haasteisiin sekä tietojärjestelmien käyttöönottoihin organisaatioissa. Tietojärjestelmien käyttöönoton yhteydessä kuvataan käyttöönottoprosessia ja erilaisia käyttöönottotapoja.
Opinnäytetyön toiminnallinen osuus jakautuu kahteen päälukuun, joista ensimmäisessä kuvataan käyttöönoton eteneminen ja toisessa analysoidaan ja arvioidaan käyttöönoton onnistumista. Käyttöönoton etenemistä kuvaavassa luvussa esitellään lähtötilanne, tietojen siirto Ilmarista uuteen opiskelijaintraan sekä henkilökunnalle toteutetut koulutustilaisuudet ja -materiaalit. Raportin liitteenä on tietojen siirtoa varten laadittu käyttöönottosuunnitelma sekä ohjeistus tietojen siirrosta vastaaville.
Tässä opinnäytetyössä ei käydä läpi uuden opiskelijaintran käyttöönottoa vanhasta järjestelmästä luopumiseen saakka, koska uudessa intrassa ei ole vielä tätä työtä tehdessä kaikkia siihen vaadittavia toiminnallisuuksia. Käyttöönotossa haasteita aiheutti sekä uuden intran kehittäjän että Liiketalouden yksikön henkilökunnan resurssien vähyys. Käyttöönoton alkutoimissa olisi ollut syytä sitouttaa henkilökunta paremmin muutokseen sekä huomioida Liiketalouden yksikön englanninkieliset opiskelijat, jotka joutuivat eriarvoiseen asemaan, kun englanninkielistä opiskelijaintraa ei kehitetty rinnakkain suomenkielisen intran kanssa. Uusi opiskelijaintra toimintoineen vaikuttaa kuitenkin helppokäyttöiseltä ja toimivalta järjestelmältä.