MUISTIOTOSITTEIDEN KÄSITTELYN KEHITTÄMINEN : Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon
Tuhkanen, Susanna (2015)
Tuhkanen, Susanna
Mikkelin ammattikorkeakoulu
2015
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201505086904
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201505086904
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön kehittämistehtävänä on selvittää ja esittää parannusehdotuksia Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen asiakasvirastojen muistiotositteiden käsittelyyn. Tutkimuksen ta-voitteena on esittää prosessien parannus- ja toimenpide-ehdotuksia muistiotositteiden kappalemäärien vähentämiseksi. Muistiotositemäärien vähentämisen lisäksi myös muistiotositteisiin käytettyä työaikaa halutaan vähentää. Lähestymistapana oli tapaustutkimus, jonka tuloksia voidaan käyttää toiminnan ke-hittämisen suunniteluun. Työn teoriataustana on muistiotositteisiin liittyvä lainsäädäntö ja muu normisto.
Ensin vaadittiin laaja alkukartoitus nykytilan selvittämiseksi. Määrällisen tutkimuksen tavoitteena oli sel-vittää muistiotositteiden sisältöä ja kappalemääriä. Tämän muistiotositeanalyysin jälkeen haastattelutut-kimuksena toteutetun laadullisen tutkimuksen tavoitteena oli löytää konkreettisia keinoja parantaa toimin-tatapoja ja samalla vähentää muistiotositteita ja niiden käsittelyyn käytettyä aikaa kokonaisuudessaan.
Alkukartoitus vahvisti ennakkokäsitystä kirjanpitäjien töiden kasaantumisesta tilinpäätösaikaan. Tutki-mustuloksissa yllättävää olivat muistiotositteiden suuri määrä ja niiden käsittelystä aiheutuvien arvioitu-jen kustannusten korkea taso. Haastattelututkimuksen tulokset osoittavat, että prosessien ja toimintatapo-jen kehittämisellä pystyttäisiin vaikuttamaan muistiotositteiden määrään.
Toimintatapojen ja prosessien kehittämisen suunnittelussa pitäisi painottaa kokonaistehokkuuden lisää-mistä korostamalla asiakaslähtöisyyttä Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen toimin-nassa. Lean-ajattelun ja siihen kuuluvien menetelmien avulla voitaisiin prosesseja tehostaa ja virtaviivais-taa. Johtopäätöksissä esitetään myös yksittäisiä toimenpiteitä muistiotositteiden vähentämiseksi.
Ensin vaadittiin laaja alkukartoitus nykytilan selvittämiseksi. Määrällisen tutkimuksen tavoitteena oli sel-vittää muistiotositteiden sisältöä ja kappalemääriä. Tämän muistiotositeanalyysin jälkeen haastattelutut-kimuksena toteutetun laadullisen tutkimuksen tavoitteena oli löytää konkreettisia keinoja parantaa toimin-tatapoja ja samalla vähentää muistiotositteita ja niiden käsittelyyn käytettyä aikaa kokonaisuudessaan.
Alkukartoitus vahvisti ennakkokäsitystä kirjanpitäjien töiden kasaantumisesta tilinpäätösaikaan. Tutki-mustuloksissa yllättävää olivat muistiotositteiden suuri määrä ja niiden käsittelystä aiheutuvien arvioitu-jen kustannusten korkea taso. Haastattelututkimuksen tulokset osoittavat, että prosessien ja toimintatapo-jen kehittämisellä pystyttäisiin vaikuttamaan muistiotositteiden määrään.
Toimintatapojen ja prosessien kehittämisen suunnittelussa pitäisi painottaa kokonaistehokkuuden lisää-mistä korostamalla asiakaslähtöisyyttä Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen toimin-nassa. Lean-ajattelun ja siihen kuuluvien menetelmien avulla voitaisiin prosesseja tehostaa ja virtaviivais-taa. Johtopäätöksissä esitetään myös yksittäisiä toimenpiteitä muistiotositteiden vähentämiseksi.