Matkustussäännön toteuttaminen ja kehittäminen - Case Norilsk Nickel Harjavalta Oy

Abstract

Tämä opinnäytetyö tehtiin toimeksiantona Norilsk Nickel Harjavalta Oy:lle. Opinnäytetyön tarkoituksena oli tutkia toimeksiantajan matkustussäännön vahvuuksia ja puutteita. Tutkimustehtävänä oli selvittää, miten yhtiön henkilöstö kokee nykyisen matkustussäännön sekä mistä johtuu, että matkustusasioissa ilmenee erilaisia käytänteitä. Tutkimuksen tavoitteena oli luoda kehitysehdotuksia yhtiön matkustussääntöön. Matkustussäännön kehittämisellä pyritään kustannustehokkuuden ja ympäristönäkökulmien huomioinnin lisäksi erityisesti oikeudenmukaisiin ja yhdenvertaisiin menettelyihin matkustusasioissa.

Tutkimuksen teoreettisessa viitekehyksessä käsiteltiin liikematkustuksen määritelmää, matkahallinnon tehtävää sekä organisaation sisäisiä ja ulkoisia toimijoita osana matkahallintoa. Näiden lisäksi käsiteltiin matkustussäännön roolia liikematkustuksen ohjeistamisessa sekä matkustuspolitiikan toteuttamista. Tämä opinnäytetyö on kvalitatiivinen tapaustutkimus, jonka aineistonkeruumenetelmänä oli teemahaastattelu. Tutkimus toteutettiin keväällä 2015 haastattelemalla seitsemää tapausorganisaation työntekijää. Teemahaastattelut analysoitiin teoriaohjaavan sisällönanalyysin avulla.

Tutkimustulosten mukaan tapausorganisaation matkustava henkilöstö on pääosin tyytyväinen olemassa olevaan matkustussääntöön, mutta matkustuspolitiikan toteuttamisessa on myös haasteita. Tutkimustulokset osoittavat, että matkustussääntö ei yksin takaa matkustuspolitiikan toteutumista. Matkustuspolitiikan toteuttamisessa tärkeää on hyvä matkustussääntö, henkilöstön perehdytys, päätöksien ja toimintatapojen perustelu sekä henkilöstön osallistaminen matkustuspolitiikan ja –käytänteiden kehittämistyöhön.

Vaikka tämän tapaustutkimuksen ensisijaisena tarkoituksena oli ymmärtää toimeksiantajaorganisaation matkustuspolitiikan haasteita, tutkimustuloksien teemoja on mahdollisuus hyödyntää myös muiden organisaatioiden matkustuspolitiikan kehittämisessä.

This thesis was commissioned by Norilsk Nickel Harjavalta Ltd. The purpose of this thesis was to examine the strengths and the weaknesses of corporate’s travel policy. The aim was to find out how business travelers experience the current travel policy and why variety of travel practices occur. The objective of this thesis was to create development proposals for corporate travel policy. By developing the travel policy company seeks to cost-efficiency, observation of environmental perspectives and in particular, fairness and equality in travel practices.

The theoretical part of this study deals with the definition of business travel, role of travel management and organization’s internal actors and external suppliers as a part of travel management. In addition to these, the role and implementation of corporate travel policy was dealt with. This thesis is a qualitative case study research, where themed interviews were used as a data collection method. The study was conducted in spring 2015 by interviewing seven employees from case company. The research materials were analysed by using the method of abductive content analysis.

According to the results, case company’s business travellers are mostly satisfied with the current travel policy and practises. However travel policy implementation includes also challenges. This study shows that written travel policy alone does not guarantee the effective performance of travel practises. Travel policy has to be knowingly implemented to ensure it works for its intended purpose. Important in travel policy implementation is to educate business travellers for good travel practices, clarify where made decisions and regulations are based on and employees inclusion to development work.

Even though the main purpose of this thesis was to understand case company´s challenges in corporate travel policy implementation, the results and key findings can be applied to another context as well.