Case study: Yritys X : perintäprosessin kehittäminen
Schemeikka, Karita; Eerola, Annemariia (2016)
Schemeikka, Karita
Eerola, Annemariia
Laurea-ammattikorkeakoulu
2016
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016111516223
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016111516223
Tiivistelmä
Tässä opinnäytetyössä tutkitaan Yritys X:n perintäprosessia. Tavoitteena oli tuottaa ratkaisu, kuinka perintäprosessista saataisiin toimivampi. Yritys X:llä on perintäprosessissa ongelmia, joiden takia maksukehotuksia ei pystytä lähettämään halutulla aikataululla. Lisäksi prosessin vaatimiin työvaiheisiin menee liikaa aikaa ja koko prosessi on raskas.
Toimeksiantona oli siis perehtyä nykyiseen perintäprosessiin ja tehdä siitä prosessikaavio sekä kuvata se kirjallisena. Prosessikuvauksen tarkoituksena oli selvittää siitä ongelmalliset kohdat ja luoda niille kehitysideat. Toisena tehtävänä oli laskea perintäprosessin kustannuksia. Kustannuslaskelmissa selvitettiin ensimmäiseksi nykyisen perintäprosessin mukaiset kustannukset. Tämän lisäksi opinnäytetyössä perehdyttiin Operaattori Y:n tarjoukseen, jossa laskutusta ja varsinaista perintää ulkoistettaisiin. Tarjouksesta tutkittiin, miten sen hyväksyminen vaikuttaisi nykyisiin toimintatapoihin kuvaamalla prosessikaaviolla millainen perintäprosessista tulisi. Tarjouksen palveluista laskettiin myös kustannukset. Vertailemalla nykyistä prosessia ja sen kustannuksia tarjouksen tuomaan prosessiin ja kustannuksiin, selvitettiin tulisiko perintäprosessista toimivampi ja olisiko tarjous kustannusten kannalta järkevä vaihtoehto.
Teoreettisessa viitekehyksessä tarkastellaan mitä perintä on. Suomessa laki määrittelee pitkälti, miten perintää hoidetaan, jonka vuoksi on tärkeä tietää mitä saa ja ei saa tehdä. Koska kehittämiskohteena on perintäprosessi, niin käydään läpi myös prosessin ja sen kehittämisen teoriaa. Viitekehykseen kuuluu lisäksi vielä kustannuslaskentaa, missä käydään läpi laskelmissa tarvittavia asioita sekä laadullisen tutkimuksen teoriaa.
Nykyiset toimintatavat selvitettiin haastattelemalla Yritys X:n kirjanpitäjiä, jotka hoitavat perintäprosessia. Teemahaastattelua käyttämällä saatiin prosessin ongelmalliset kohdat hyvin esiin. Kustannuslaskelmista kävi ilmi, että tarjouksen myötä prosessin kokonaiskustannukset olisivat pienemmät verrattuna nykyisiin. Tämän lisäksi tarjouksen ulkoistettu laskutus- ja perintäpalvelu poistaisi Yritys X:ltä työvaiheita, jolloin työresursseja voidaan käyttää muiden asioiden hoitamiseen.
Ratkaisuna Yritys X:n raskaaseen ja toimimattomaan perintäprosessiin päädyttiin ehdottamaan tarjouksen hyväksymistä. Syy tähän oli, että tämän tutkimuksen myötä merkittävä osa nykyisen prosessin ongelmista poistuisi, jolloin prosessista tulee sujuva ja toimiva. Tämän lisäksi kaikki prosessiin liittyvä ulkoistettu toiminta olisi kohdistettu yhdelle palveluntarjoajalle. Palvelun käyttöönotto toisi myös kustannussäästöjä.
Toimeksiantona oli siis perehtyä nykyiseen perintäprosessiin ja tehdä siitä prosessikaavio sekä kuvata se kirjallisena. Prosessikuvauksen tarkoituksena oli selvittää siitä ongelmalliset kohdat ja luoda niille kehitysideat. Toisena tehtävänä oli laskea perintäprosessin kustannuksia. Kustannuslaskelmissa selvitettiin ensimmäiseksi nykyisen perintäprosessin mukaiset kustannukset. Tämän lisäksi opinnäytetyössä perehdyttiin Operaattori Y:n tarjoukseen, jossa laskutusta ja varsinaista perintää ulkoistettaisiin. Tarjouksesta tutkittiin, miten sen hyväksyminen vaikuttaisi nykyisiin toimintatapoihin kuvaamalla prosessikaaviolla millainen perintäprosessista tulisi. Tarjouksen palveluista laskettiin myös kustannukset. Vertailemalla nykyistä prosessia ja sen kustannuksia tarjouksen tuomaan prosessiin ja kustannuksiin, selvitettiin tulisiko perintäprosessista toimivampi ja olisiko tarjous kustannusten kannalta järkevä vaihtoehto.
Teoreettisessa viitekehyksessä tarkastellaan mitä perintä on. Suomessa laki määrittelee pitkälti, miten perintää hoidetaan, jonka vuoksi on tärkeä tietää mitä saa ja ei saa tehdä. Koska kehittämiskohteena on perintäprosessi, niin käydään läpi myös prosessin ja sen kehittämisen teoriaa. Viitekehykseen kuuluu lisäksi vielä kustannuslaskentaa, missä käydään läpi laskelmissa tarvittavia asioita sekä laadullisen tutkimuksen teoriaa.
Nykyiset toimintatavat selvitettiin haastattelemalla Yritys X:n kirjanpitäjiä, jotka hoitavat perintäprosessia. Teemahaastattelua käyttämällä saatiin prosessin ongelmalliset kohdat hyvin esiin. Kustannuslaskelmista kävi ilmi, että tarjouksen myötä prosessin kokonaiskustannukset olisivat pienemmät verrattuna nykyisiin. Tämän lisäksi tarjouksen ulkoistettu laskutus- ja perintäpalvelu poistaisi Yritys X:ltä työvaiheita, jolloin työresursseja voidaan käyttää muiden asioiden hoitamiseen.
Ratkaisuna Yritys X:n raskaaseen ja toimimattomaan perintäprosessiin päädyttiin ehdottamaan tarjouksen hyväksymistä. Syy tähän oli, että tämän tutkimuksen myötä merkittävä osa nykyisen prosessin ongelmista poistuisi, jolloin prosessista tulee sujuva ja toimiva. Tämän lisäksi kaikki prosessiin liittyvä ulkoistettu toiminta olisi kohdistettu yhdelle palveluntarjoajalle. Palvelun käyttöönotto toisi myös kustannussäästöjä.