Dokumentinhallintajärjestelmän hankinta Kalajoen kaupungille

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena on selvittää, miten saadaan hankittua tehokkain dokumentinhallintajärjestelmä Kalajoen kaupungille. Työllä on tarkoitus kartoittaa tarjolla olevat vaihtoehdot sekä kartoittaa palveluntarjoajien tarjoamat palvelut. Lisäksi työ selvittää mitä toimintatapoja Kalajoen kaupungin tulee muuttaa, kun uuteen järjestelmään siirrytään.

Nykytilanne Kalajoen kaupungille selvitettiin haastattelemalla Tietohallintopäällikköä Sami Krankkia. Puhelinhaastattelussa selvitettiin, miten dokumentteja hallitaan nykytilanteessa ja mikä olisi Kalajoen kaupungin visio, miten dokumentteja hallittaisiin tulevaisuudessa.

Vaihtoehtoja dokumentinhallintajärjestelmiksi haettiin internetin avulla. Markkinoilla olevia järjestelmiä on niin paljon, että opinnäytetyö rajattiin tarkastelemaan neljää eri vaihtoehtoa. Suurin rajoittava tekijä oli toimeksiantajan määritys, että valittava järjestelmä pitää olla saatavilla suomeksi. Näin vaihtoehdoiksi valittiin alkuselvityksen mukaan seuraavat neljä vaihtoehtoa: Canon Therefore, M-Files, Sharepoint ja Alfresco. Hallintajärjestelmiä tarkastellessa keskityttiin pääasiassa dokumentinhallinnan ominaisuuksien vertailuun, mutta huomioitiin myös palveluntarjoajien muut tarjottavat palvelut, joista voisi olla Kalajoen kaupungille hyötyä.

Työstä selviää mikä olisi tämän selvityksen mukaan paras vaihtoehto Kalajoen kaupungille, miten heidän tulisi tästä edetä mahdolliseen dokumentinhallintajärjestelmän hankintaan ja mitä toimintatapoja päivittäisessä työssä heidän tulisi uuden järjestelmän myötä muuttaa.