Asianhallintajärjestelmän käyttöönotto : Case Kolarin kunta

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli tutkia asianhallintajärjestelmän käyttöönottoa Kolarin kunnassa. Lisäksi tutkimuksen tavoitteena oli tehdä tietojärjestelmän käyttöönottoon malli, jotta kunnassa pystyttäisiin ohjaamaan tietojärjestelmien käyttöönottoa paremmin. Tutkimuksessa perehdyttiin siihen, mitä tehtäviä käyttöönottoprojektiin kuuluu ja missä järjestyksessä mitäkin tehdään.

Teoreettinen viitekehys laadittiin käyttöönottoprosessiin liittyvän kirjallisuuden avulla. Empiriaosuudessa tutkittiin tietojärjestelmän käyttöönottoa organisaatiossa. Käyttöönoton onnistumista arvioitiin työnantajan näkökulmasta.

Tutkimusmenetelmänä on käytetty kvalitatiivista tapaustutkimusta. Tutkimusaineisto kerättiin osallistuvaa havainnointia tehden sekä tietojärjestelmän käyttäjille suunnatulla kyselytutkimuksella.

Tietoperustassa esitettyjen seikkojen ja empiriatutkimuksen tulosten perusteella käyttöönoton onnistumisen edellytyksiä olivat huolellisen projektisuunnitelman tekeminen ja käyttöönottoon suunnitellussa aikataulussa pysyminen. Haasteita ja riskejä olivat henkilöstöresurssien puutteellisuus ja heikko viestintä.

The purpose of this study was to investigate the introduction of a case management system in the municipality of Kolari. In addition, the aim of the study was to implement an information system, to enable the municipality to better guide the introduction of information systems. The study looked at the tasks to be used in the commissioning project and in what order things were to be done.

The theoretical framework was drawn up by using the literature of commissioning process. In the empirical part, the introduction of an information system was investigated in the organization. The success of the introduction was evaluated from the employer's point of view.

A qualitative case study has been used as a research method. The research material was collected by observing and analyzing a survey that was aimed at the users.

Based on the facts presented in the data bases and the results of the empirical research, the prerequisites for successful introduction were to make a precise project plan and to maintain the planned schedule. The challenges of this study were the lack of human resources and the weakness of communication.