Digitalisaation haasteet ja mahdollisuudet pienissä tilitoimistoissa

Abstract

Toimintaympäristömme muuttuu koko ajan ja megatrendiksi kutsuttu digitalisaatio vauhdittaa tätä muutosta vaikuttamalla kaikkiin ihmisten ja yritysten välisiin vuorovaikutustilanteisiin. Onnistuakseen siirtymään analogisesta digitaaliseen aikaan, yritysten täytyy muuttaa toimintojaan ja liiketoimintamallejaan, ottaa käyttöön uusia teknologiota, keksiä uusia ratkaisuja täyttääkseen muuttuvia asiakastarpeita ja lisäksi pysyä kilpailukykyisinä toimialallaan. Digitalisaatio nähdään merkittävänä ilmiönä, joka muuttaa kokonaisia toimialoja ja tekee niiden oleellisista velvollisuuksista tarpeettomia lyhyessäkin ajassa. Vaikka digitalisaatio tuo suuria haasteita, tarjoaa se myös paljon mahdollisuuksia parantaa yritysten kilpailukykyä.

Tämän opinnäytetyön päätavoitteena oli selvittää, mitä digitalisaatio käytännössä tarkoittaa tilitoimistoalalle pienten tilitoimistojen näkökulmasta. Tutkimuksen alatavoitteina päätavoitteen saavuttamiseksi oli selvittää, millaisia mahdollisuuksia ja haasteita digitalisaatio tuo alalle ja miten digitalisaatio vaikuttaa tilitoimiston työntekijöihin, asiakkaisiin, prosesseihin ja tuotteisiin. Työ rajattiin tutkimaan ainoastaan 3-10 hengen tilitoimistoja, koska ne edustavat suurinta osaa Suomessa toimivista tilitoimistoista. Työ rajattiin tutkimaan mahdollisimman suurta osaa tilitoimistoalaa ja siten saamaan edustavampia tuloksia aiheesta.

Tutkimuksen teoriaosuudessa käydään läpi tutkimuksen kannalta oleellisia digitaalisia teknologioita ja esitellään digitalisaation vaikutuksia liiketoimintaan. Lisäksi teoriaosuudessa tehdään katsaus tilitoimistoalan nykyhetkeen Suomessa ja tarkastellaan sen tulevaisuutta digitaalisen muutoksen valossa.

Työn empiirisessä osuudessa tutkimusta lähestyttiin laadullisella tutkimusmenetelmällä tarkoituksena saada enemmän näkemyksiä digitalisaation vaikutuksista taloushallinnon alalla. Tutkimuksen aineisto kerättiin teemahaastattelujen avulla. Yhteensä kolme puolistrukturoitua yksilöhaastattelua tehtiin tilitoimistojen toimitusjohtajien kanssa, jotka suoritettiin kesä-heinäkuun 2017 aikana.

Tutkimuksessa kävi ilmi, että tilitoimistoissa digitalisaatio nähdään merkittävänä mahdollisuutena kehittää toimintaa ja muutokseen on siirryttävä mahdollisimman pian. Tilitoimistot ovat digitaalisessa muutoksessa eri vaiheissa, ja yhdeksi suureksi haasteeksi koetaan sopivan järjestelmän löytäminen ja käyttöönottaminen. Lisäksi tilitoimistojen on pysyttävä ajan tasalla digitaalisista mahdollisuuksista ja muutoksista pysyäkseen kilpailussa mukana. Digitalisaation mahdollistama työtehtävien automatisoituminen muuttaa kirjanpitäjien työnkuvaa enemmän numeroiden tallentamisesta tarkastamisen ja niiden analysoinnin suuntaan, jolloin tilitoimistot muuttuvat tulevaisuudessa asiantuntijataloiksi ja neuvonantajiksi yritykseen talouteen liittyvissä asioissa.

Our environment has been subject to constant change, yet the emerging megatrend of digitalization, which affects all parts of human and corporate interaction accelerates this change exponentially. In order to successfully manage the shift from the analog to the digital age, organizations need to rethink their operations and entire business models, harness new technologies, invent new solutions to satisfy changing customer needs and hence, stay competitive in their respective industries and even beyond. Digitalization is seen as an extremely significant phenomenon with the ability to disruptively change entire industries and make their powerful incumbents redundant in no time. Even though, it brings along huge challenges, it also provides many opportunities to improve the competitiveness of organizations that act quickly in the light of this change.

The main objective of this thesis was to find out what the megatrend of digitalization means to small accounting companies in Finland. To reach this main objective, the opportunities and challenges of digitalization and its effects on companies’ customers, employees, processes and products were examined in detail. The work has been delimited to focus only on accounting companies with the size of 3-10 employees, because they represent the majority of accounting companies in Finland. The application of this scope was chosen to cover as much of the industry as possible and thereby generate more representative results.

In the theoretical part of this work, a literature review was conducted on relevant digital technologies and the effects of digitalization on business operations. Besides, an overview of the accounting sector in Finland was prepared by looking at its present state and its future drivers with regards to the digital transformation.

The empirical part of this work was based on a qualitative research approach with the aim to gain further insights into the effects of digitalization in the Finnish accounting sector. The primary data was collected by conducting semi-structured interviews. In total, three individual interviews with Finnish CEOs of accounting companies were conducted between June and July 2017.

The results of the research suggest, that digitalization is a great opportunity for Finnish accounting companies’ competitive position and they should embrace the change as soon as possible. The accounting companies are in different stages of digitalizing their operations and one of the main challenges identified is the selection of a suitable system and its implementation. Moreover, accounting companies need to constantly stay up-to-date on digital opportunities and changes to not lose their advantages. The digital automation of accounting processes changes the job description of an accountant from recording transactions to analyzing them and offering highly specialized services. Step by step, their business model will change as they take the role of specialist offices and consultants.