Toiminnan kehittäminen Lean – menetelmää käyttäen : Vastasyntyneiden kehitysseuranta poliklinikka

Abstract

Lean on vallitseva tapa ohjata toimintaa ja toteuttaa jatkuvaa kehittämistä HUS :ssa. Lean on johtamisjärjestelmä, mutta poliklinikalla se toimii, ainakin toistaiseksi, jatkuvan kehityksen päämetodina. Jatkuvaa kehittämistä tehdään moniammatillisesti yli rajojen.

Opinnäytetyö on kehittämistyö, joka sisältää toimintatutkimuksellisia elementtejä. Tietoa tuotetaan näyttöön perustuen, eri metodeja käyttäen. Määrälliset ja laadulliset aineistot tulevat sekoittumaan. Kehittämisen tarve on tullut henkilöstöltä, ja sama henkilöstö myös määrittää kehittämisen tavoitteet.

Opinnäytetyön tarkoituksena on kehittää poliklinikkatoiminnan sujuvuutta poistamalle mahdollisia päällekkäisiä ja turhia toimintoja (hukkaa), jotka eivät tuo arvoa asiakkaalle tai henkilökunnalle. Tarkoituksena on myös edistää henkilökunnan tietämystä Leanista ja tuoda esiin näkemyksiä, keinoja sekä tavoitteellista toimintaa jolla poliklinikkaa kehitetään. Tavoitteena on luoda henkilökunnalle mahdollisuus havainnoida ja löytää mahdollisia kehittämiskohteita, sekä puuttua niihin oikeilla keinoilla. Kehittämistyö pohjautuukin Leanin tuomiin mahdollisuuksiin kehittää, esimerkiksi viikoittaiset kaizen tunnit, arvovirtakuvausten tekeminen (Value Stream Map), A3 tai 5S.

Kysynnän seurannalla saatiin kehitysseurantavastaanotosta poistettua hukkaa 15%. Ajanvarausaika tehostui 45 minuutista 30 minuuttiin. Henkilökunnan tyytyväisyys sekä työhyvinvointi kasvoivat. Asiakastyytyväisyyteen muutokset eivät vaikuttaneet. Asiakastyytyväisyyteen vaikuttaa odotusajat. Eri toimijoiden välisestä toimintojen tarkastelusta voisi löytyä alueita joilla saataisiin poistettua hukkaa ja tuomaan arvoa potilaalle.

Tulevaisuudessa poliklinikkatoimintaan voisi ottaa mukaan myös päivittäisjohtamisen. Nykymallin mukaan potilas käyttää kolmea eri tilaa. Yhden huoneen toimintamallia olisi hyvä kokeilla ja tarkastella nykyiseen toimintatapaan. Yhdenhuoneen mallissa potilas käyttäisi enää kahta tilaa poliklinikalla. Tämä vähentäisi potilaan liikkumista tilasta toiseen.

Lean is the prevailing way of guiding activities and implementing continuous development in HUS. Lean is a management system, but at the outpatient clinic it works, at least for the time being, as the leading method of continuous development. Continuous development is implemented across borders.

The thesis is a development work that includes operational research elements. Information is produced based on the display, using different methods. Quantitative and qualitative data will be mixed. The need for development has come from the staff and the same staff also defines the goals of development.

The purpose of the thesis is to develop the fluency of outpatient clinic activities, eliminating possible overlapping and unnecessary activities (waste) that do not bring value to a client or the personnel. The aim is also to promote the staff’s knowledge of Lean and to highlight the views, the means and the goal-oriented activities in which the outpatient clinic is being developed. The aim is to provide the staff with the opportunity to observe and find potential development targets and to address them with the right tools. The development work is based on Lean's ability to develop, such as weekly Kaizen Hours, Value Stream Map, A3 or 5S.

Demand tracking resulted in a loss of 15% of evasion from development surveillance. Appointment time became more efficient from 45 minutes to 30 minutes. Staff satisfaction and occupational well-being increased. The changes did not affect customer satisfaction. However, customer satisfaction is affected by waiting times. There could be areas in the revision between different actors where waste could be removed and more value could be brought for the patient.

In the future, outpatient clinic activities could also involve day-to-day management. According to the current model, the patient uses three different modes. A one-room operating model should be tested and compare it to the current mode of operation. In the one-room model, the patient would use only two rooms at the outpatient clinic, which would reduce the patient's movement from one state to another.