Projektisuunnitelma : Helsinki Coffee Festivalin tekninen tuotanto
Jaatinen, Sini (2018)
Jaatinen, Sini
Metropolia Ammattikorkeakoulu
2018
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018111917517
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018111917517
Tiivistelmä
Tämän toiminnallisen opinnäytetyön tavoitteena oli laatia toimeksiantajalle, Helsinki Coffee Festivalille, projektisuunnitelma sen teknisen tuotannon osa-alueelle. Projektisuunnitelman oli tarkoitus toimia projektiorganisaation uuden jäsenen perehdyttämisen tukena ja samalla luoda pohja vuosittain käytettävälle suunnitelmalle.
Opinnäytetyö toteutettiin toiminnallisena työnä ja sen taustoittavassa osuudessa tarkasteltiin projektityötä, projektinhallinnan eri osa-alueiden kautta. Tämän työn tärkeimmät projektinhallinnan osat olivat projekti ja projektisuunnitelma sekä projektipäällikön roolit ja taidot. Opinnäytetyön teoriaa syvennettiin projektinhallintaa ja projektityötä käsittelevillä teoksilla sekä tapahtuma-alan kirjallisuudella.
Projektisuunnitelman laadintaa varten teetettiin suppea sähköpostikysely, jonka tavoitteena oli selvittää projektisuunnitelman tekoon ja käyttöön liittyviä haasteita. Vastaajiksi valikoitui projektien parissa vuosia työtä tehneitä ammattilaisia ja työn tilaajaorganisaation jäsenet. Kyselyyn vastanneiden mukaan haastavinta projektisuunnitelman laadinnassa oli aikatauluttaminen, budjetin laatiminen ja projektisuunnitelman selkeä muoto. Kyselystä selvisi myös, että muutokset tuovat haasteita projektien tekemiseen.
Työn teoriaosuudesta johdettiin projektisuunnitelma, jonka sisältö palveli hyvin tilaajaorganisaation tarpeita. Työn tuloksena laadittu projektisuunnitelma siirtyi valmistumisen jälkeen tilaajan käyttöön. Helsinki Coffee Festivalin teknisen tuotannon projektisuunnitelma sisälsi johdannon ja tärkeimmät tiedot tapahtumasta, organisaation työntekijöiden yhteystiedot ja työtehtävät, organisaation ohjaussuunnitelman, joka sisälsi kokoussuunnitelman sekä sisäisen viestinnän ohjeet. Projektisuunnitelman pelkästään teknistä tuotantoa koskevassa osuudessa oli toteutussuunnitelma, rakennus- ja purkuaikataulu sekä budjetin seurannan ohjeet. Valmis projektisuunnitelma tallennettiin pilvipalveluun.
Johtopäätöksissä todettiin, että projektisuunnitelma on erittäin tärkeä osa onnistunutta projektia ja sen laatimiseen tulisi käyttää tarpeeksi aikaa ja vaivaa. Hyvän projektisuunnitelman laatii ammattitaitoinen projektipäällikkö, jonka vastuulla on valvoa, että suunnitelma etenee, kuten sen pitäisi. Työn tuloksena syntyneestä suunnitelmasta oli hyötyä koko organisaatiolle.
Opinnäytetyö toteutettiin toiminnallisena työnä ja sen taustoittavassa osuudessa tarkasteltiin projektityötä, projektinhallinnan eri osa-alueiden kautta. Tämän työn tärkeimmät projektinhallinnan osat olivat projekti ja projektisuunnitelma sekä projektipäällikön roolit ja taidot. Opinnäytetyön teoriaa syvennettiin projektinhallintaa ja projektityötä käsittelevillä teoksilla sekä tapahtuma-alan kirjallisuudella.
Projektisuunnitelman laadintaa varten teetettiin suppea sähköpostikysely, jonka tavoitteena oli selvittää projektisuunnitelman tekoon ja käyttöön liittyviä haasteita. Vastaajiksi valikoitui projektien parissa vuosia työtä tehneitä ammattilaisia ja työn tilaajaorganisaation jäsenet. Kyselyyn vastanneiden mukaan haastavinta projektisuunnitelman laadinnassa oli aikatauluttaminen, budjetin laatiminen ja projektisuunnitelman selkeä muoto. Kyselystä selvisi myös, että muutokset tuovat haasteita projektien tekemiseen.
Työn teoriaosuudesta johdettiin projektisuunnitelma, jonka sisältö palveli hyvin tilaajaorganisaation tarpeita. Työn tuloksena laadittu projektisuunnitelma siirtyi valmistumisen jälkeen tilaajan käyttöön. Helsinki Coffee Festivalin teknisen tuotannon projektisuunnitelma sisälsi johdannon ja tärkeimmät tiedot tapahtumasta, organisaation työntekijöiden yhteystiedot ja työtehtävät, organisaation ohjaussuunnitelman, joka sisälsi kokoussuunnitelman sekä sisäisen viestinnän ohjeet. Projektisuunnitelman pelkästään teknistä tuotantoa koskevassa osuudessa oli toteutussuunnitelma, rakennus- ja purkuaikataulu sekä budjetin seurannan ohjeet. Valmis projektisuunnitelma tallennettiin pilvipalveluun.
Johtopäätöksissä todettiin, että projektisuunnitelma on erittäin tärkeä osa onnistunutta projektia ja sen laatimiseen tulisi käyttää tarpeeksi aikaa ja vaivaa. Hyvän projektisuunnitelman laatii ammattitaitoinen projektipäällikkö, jonka vastuulla on valvoa, että suunnitelma etenee, kuten sen pitäisi. Työn tuloksena syntyneestä suunnitelmasta oli hyötyä koko organisaatiolle.