Sähköisen arkiston sisäänajo Maanmittauslaitoksessa

Abstract

Insinöörityön tavoitteena oli kuvata, mitkä olivat ARKKI-projektin taustat ja tavoitteet, selvittää kuinka sähköisen arkistojärjestelmän sisäänajo toteutettiin, kuvata järjestelmän käyttöä, saavutettuja hyötyjä ja käytännön tason muutoksia tuotantoympäristössä sekä kertoa, millaisia näkymiä sähköisellä arkistointijärjestelmällä on tulevaisuudessa.

ARKKI-projektin päällimmäisenä tavoitteena on luoda sähköinen arkisto asiakirjojen säilytyspaikaksi ja samalla aloittaa uusien toimitusasiakirjojen sähköinen arkistointi. Projektin tavoitteena on myös luoda arkistonhallintajärjestelmä joka pitää sisällään koko maanmittausarkiston. Tarkoituksena on siis luoda hallintaväline paperiarkistolle sekä sähköisesti ja mikrofilmeille toteutetulle arkistoaineistolle. Samalla luodaan selainkäyttöinen käyttöliittymä, jolla käyttäjä voi tarkastella ja hakea asiakirjatietoja arkistointitavasta ja –ajasta riippumatta.

ARKKI-järjestelmän käyttöönotosta ja arkistotoimen kehittämisestä saavutetut hyödyt liittyvät pitkälti arkistotoimeen laitostasolla käytettyjen henkilötyövuosien vähenemi-seen puolella. Sähköisen arkiston rakentaminen eli sisältötuotanto on kuitenkin pitkä projekti joka kestää vähintäänkin vuoteen 2015. Maanmittauslaitoksen tavoitteena on että asiakirjatuotanto on uudistettu vuoteen 2012 mennessä. Tavoitteena olisi siis, että jo tällöin kaikki toimitustuotannossa syntyvä asiakirja- ja kartta-aineisto arkistoidaan suoraan arkistojärjestelmään ilman skannaustoimintaa. Sähköisen arkistojärjestelmän suunniteltujen hyötyjen toteutumisen lähtökohtana on, että arkiston ja asiakirjatuotannon väliset siirrot saadaan automatisoitua ja asianhallinta on kunnossa.

The goals in this thesis were to describe the ARKKI project’s backgrounds and goals, to clarify how the electrical archive system was implemented, to describe the use of the system, the achieved benefits and practical changes in production. One goal was also to describe what kind of views ARKKI will have in the future.

The principal aim in the ARKKI project was to create an integral archive to store documents while at the same time starting to archive new electrical supply documents. Another aim of this project was to create an archive management system including the whole land survey archive. So the purpose was to create a management tool for the paper archive and also for the material which is stored electrically or in microfilms. At the same time a browser-driven interface is created, by which the user can examine and search through document information regardless of archiving method or time.

The benefits of the ARKKI system are very tightly related to the human resources that are used in the archiving process. Those recourses will be halved in the future. However, the building of the electric archive is a long-drawn-out project and will last to the year 2015 at the earliest. The goal in the National Land Survey of Finland is to reform document production by the year 2012, i.e. by then at least the document and map material generated in supply production will be archived directly to the archive system without scanning. To achieve the benefits of the archiving system we have to ensure that transfers are automated and can be readily managed.