Etelä-Karjalan työ- ja asukastupayhdistys ry:n Naisten Hyvinvointi-iltapäivän suunnittelu, toteutus ja arviointi

Abstract

Tämän opinnäytetyön aiheena on tapahtuman suunnittelu, toteuttaminen ja arviointi. Työ on toiminnallinen opinnäytetyö ja toimeksiantajana on Etelä-Karjalan Työ- ja asukastupa ry, jonka toiminta on sijoittunut Lappeenrannan kaupungin alueelle.

Työn tarkoituksena oli sekä suunnitella, toteuttaa että arvioida Naisten Hyvinvointi-iltapäivä tapahtuma torstaina 27.1.2011. Tapahtuma järjestettiin ensimmäistä kertaa ja tapahtumapaikkana toimi Sammontorin asukastila Lappeenrannan kaupungissa. Toimeksiantaja on järjestänyt monta tapahtumaa, mutta aiemmin ne on toteutettu ilman ulkopuolisten apua ja tarkempaa tapahtumamarkkinoinnin tuntemusta. Opinnäytetyö on laadittu siten, että yhdistys oppii mistä tapahtumamarkkinoinnin teoria koostuu ja opinnäytetyötä seuraamalla yhdistys voi tulevaisuudessa järjestää onnistuneita tapahtumia.

Työn teoreettiseen viitekehykseen kuuluu tapahtumamarkkinointi ja tapahtuman järjestäminen. Tapahtumamarkkinoinnin käsitettä ja teoriaa käsitellään työn kolmannessa kappaleessa.Tämän lisäksi pohditaan ja tuodaan esiin tapahtumamarkkinoinnille määriteltyjä markkinointiviestinnän rooleja.

Opinnäytetyön tavoitteena oli järjestää onnistunut tapahtuma. Työn tarkoitus on ohjeistaa tapahtuman järjestämiseen ja antaa hyödyllistä ideoita toimeksiantajalle. Työn liitteeksi on laadittu tapahtumajärjestämisen huoneentaulu, johon on kerätty oleellisimmat asiat, joita täytyy ottaa huomioon tapahtumaa järjestäessä.

Johtopäätöksissä pohditaan, kuinka tapahtuman järjestäminen sujui ja mitä kannattaa ottaa seuraavissa tapahtumissa huomioon. Johtopäätöksissä esitellään myös tapahtumaan kuuluvan kyselyn tulokset.

The subject of this thesis is planning, organising and evaluating an event. The thesis is functional and as its client is the South-Karelian association for labour and social place, which operates in the region of Lappeenranta.

The focus of this work was to plan, organise and evaluate the Women’s Wellness Afternoon on Thursday 27th of January 2011. The event was organised for the first time at the social space of Sammontori, in the city of Lappeenranta. The client had already arranged events earlier but without any consultancy or specific knowledge of event marketing theory. The thesis has been written so that the association is able to determine which parts the event marketing actually consists of. In addition, it is essential that the association, with the help of this thesis, is able to organise successful events in future.

The theoretical subtext consists of both event marketing and organising. In the 3rd chapter of this work the concept and theory of event marketing are discussed. In addition, in the same chapter some points of view regarding event marketing’s role in marketing communications are examined.

The aim of this thesis was to arrange a successful event and to succeed in compiling a profitable manual for the client. In the appendix there is a checklist of factors that event organisers should keep in mind when planning an event.

In the conclusion, how the event succeeded and what issues should be taken in account next time when organising it are looked at. Results of the questionnaire regarding the Women’s Wellness Afternoon are included here.