Sisäisen muutosviestinnän kehittäminen : Uudenkaupungin kaupunki, Hallinto- ja kehittämiskeskus

Abstract

Opinnäytetyön aiheena oli muutosviestintä, muutosjohtaminen ja viestinnän kehittä-minen. Uusikaupunki on samassa tilanteessa kuin suurin osa Suomen kunnista. Muutoksia tapahtuu jatkuvasti ja resurssit vähenevät. Työntekijät siirtyvät eläkkeelle ja uusia ei oteta kovinkaan usein tilalle, vaan työtehtäviä tiivistetään ja yhdistetään. Vähemmällä pitäisi kyetä tekemään enemmän. Tämän työn tarkoitus on tutkia Uudenkaupungin kaupungin sisäistä muutosviestintää hallinto- ja kehittämiskeskuksessa tällä hetkellä ja samalla luoda tutkimuksen yhteenvetona henkilöstölle työväline tulevien muutosti-lanteiden varalle. Taustatiedot olen hankkinut Uudenkaupungin henkilöstöpäälliköltä, Mirva Lam-backalta, sekä Uudenkaupungin ja Kuntaliiton www-sivuilta. Tutkimuksen avulla tulen kartoittamaan muutosviestinnän tämänhetkisen tilanteen organisaation henki-löstön näkökulmasta. Tavoitteena on selvittää viestinnän toimivuutta, viestintäosaa-mista ja viestintäkanavien käyttöä. Työssäni käyn läpi muutoksen ja siihen tarvittavan viestinnän pala palalta tarpeen-kartoitusvaiheesta muutoksen seurantaan. Pyrin selvittämään mistä muutosvaiheesta työntekijät kaipaavat eniten tietoa ja minkälaisista asioista tietoa halutaan. Pyrin myös kartoittamaan sen, mitkä viestintäkanavat toimivat henkilöstön mielestä muutostilanteessa parhaiten. Työn tuloksena tulee olemaan Uudenkaupungin kaupungin sisäisen muutosviestinnän muistilista, jonka avulla kaikkien on tulevaisuudessa helpompaa toimia muutostilanteessa.

Uusikaupunki is in the same situation as most Finnish municipalities. Many changes are happening at the same time and resources are decreasing. Many employees are retiring and due the lack of funds less people are recruited to replace them. Jobs will be integrated so that fewer employees have to work more. The aim of this thesis is to analyze the internal communication of the administration and development centre of the town Uusikaupunki during its current structural change programme. Another aim was to create a tool for the personnel to address future change situations. Background information was provided by the personnel manager of Uusikaupunki, Mirva Lambacka, and obtained on the Internet pages of Uusikaupunki and associa-tion of Finnish local and regional authorities. The study explores the current practices of change communication from the angle of employees of the organization with the aim of analyzing the effectiveness of the communication, the competence to commu-nicate and the employment of various communication channels. The study discusses complete process of change step by step and the communication related to it starting with the first suggestion for change and all the way to the follow-up of the change. It was essential to discover the particular points of change when the personnel would require in future most and on what issues information is especially needed. An important aspect was the survey the personnel´s opinions about the most effective communication channel during the change. As a result of the study is a check list for the internal communication during organizational change will be provided to the authorities of the town of Uusikaupunki in order to assist every participant to go through the change process more smoothly in the future.