"KATOPPAKO MIEHÄN TEEN" : Porotreffit-tapahtuman järjestämisoppaan laatiminen

Abstract

Tämä opinnäytetyö on toiminnallinen. Työn tuotoksena laadimme toimeksiantajalle, SF-Caravan Länsi-Pohja r.y:lle, Porotreffit-tapahtuman järjestämisoppaan. Porotreffit on Ylitornion Mellajärvellä toimivan karavaanariyhdistyksen järjestämä vapaa-ajan tapahtuma. Porotreffit järjestetään joka vuosi syyskuun ensimmäisenä viikonloppuna. Vuonna 2011 vietettiin 20-vuotisjuhlatreffejä.

Toimeksiantaja toivoi, että yhdistyksen sisällä oleva hiljainen tieto saataisiin yksiin kansiin, kaikkien yhdistyksen toiminnassa mukana olevien saataville. Järjestämisoppaan tavoitteena on helpottaa talkooväellä järjestettävien treffien organisointia, suunnittelua ja toteutusta. Järjestämisopas toimii myös perehdytysoppaana uusille jäsenille.

Opinnäytetyön viitekehys koostuu tutkimusmenetelmäkirjallisuudesta sekä leirintämatkailun ja tapahtuman järjestämisen teorioista. Teoriaosuudessa esitellään myös SF-Caravan Länsi-Pohja r.y:n toimintaa.

Opasta hyödynnettiin vuoden 2011 Porotreffeille. Testasimme laatimamme järjestämisoppaan toimivuuden toteuttamalla teemahaastattelun Porotreffien talkootyöntekijöille. Haastatelluista puolet oli ehtinyt perehtyä oppaaseen. Haastattelujen purkamisessa hyödynsimme litterointia sekä teimme suoria päätelmiä tallennetusta aineistosta. Haastattelun tulokset osoittivat, että järjestämisoppaan laatiminen oli tarpeellinen, ja että opasta tullaan hyödyntämään tulevaisuudessa. Järjestämisopasta viimeisteltiin haastattelujen jälkeen talkootyöntekijöiden toiveiden mukaiseksi.

This thesis is functional. The purpose of this thesis was to produce a guide for organizing the annual Porotreffit event for the local Caravan association, SF-Caravan Länsi-Pohja r.y. The commissioner requested a guide for simplifying the whole organizing and execution phases of the Porotreffit event and to bring the silent information to everyone´s knowledge. The guidebook works also as an introduction material for the new members of the association.

The Porotreffit event takes place at Mellajärvi, Ylitornio on the first weekend of September. In the year 2011 the Porotreffit event had its 20th anniversary. The event is organized by voluntary work by the members of the SF-Caravan Länsi-Pohja r.y.

This thesis consists of the theory of research methods, camping travel and event management. The thesis also contains an introduction of SF-Caravan Länsi-Pohja r.y.

The Porotreffit event guidebook was used in the year 2011 event. The functionality of the guidebook was tested by interviewing the voluntary workers of the Porotreffit event. The interviews were done by using the theme interview method. Half of the voluntary workers that were interviewed had familiarized with the Porotreffit event guidebook. We transcribed the interview material and made direct conclusions from the documented data. The results of the interviews showed that producing the Porotreffit event guidebook was necessary. The guidebook was revised to meet the needs of the interviewed voluntary workers.