Muutoksen hallinta yleisissä kirjastoissa : yhteisjärjestelmän vaikutukset Satakirjastojen luettelointiin

Abstract

Satakunnan alueen kirjastot muodostivat Satakirjastot-nimisen yhteiskirjastojärjestelmän vuonna 2009. Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää Satakirjastoihin siirtymisen vaikutuksia siihen kuuluvien kirjastojen luettelointiin sekä luettelointihenkilöstön suhtautumista yhteisjärjestelmään. Teoreettisena viitekehyksenä oli muutoksen hallinta sekä yleisestä että kirjastonäkökulmasta. Työ tehtiin Porin kaupunginkirjasto – Satakunnan maakuntakirjastolle. Kirjastot kohtaavat nykypäivänä paljon nopealla aikavälillä tapahtuvia muutoksia, joista yksi yleisimmistä on jonkin yhteistyömuodon käyttöönotto. Globalisoituvan sähköisen tietoverkoston mahdollistaman yhteisjärjestelmä on yksi esimerkki tällaisista yhteistyömuodoista. Muutoksen hallintaa on kuitenkin tutkittu melko vähän kirjastojen näkökulmasta. Tässä työssä vastataan osittain siihen puutteeseen käsittelemällä muutosta kirjastonäkökulmasta sekä esittelemällä Satakirjastojen muutoskokemuksia. Tutkimusmenetelmänä tässä työssä käytettiin Webropol-työkalulla toteutettua sähköistä kyselyä. Kysely kohdistettiin Satakirjastojen luettelointihenkilöstölle tarkoituksena saada yksi vastaus jokaisesta yhteisjärjestelmään kuuluvasta pääkirjastosta. Vastausprosentiksi tuli 100 eli vastaukset saatiin kaikilta 21 pääkirjastolta. Kyselyn perusteella voidaan todeta, että Satakirjastot-yhteisjärjestelmällä on ollut pääsääntöisesti myönteisiä vaikutuksia siihen kuuluvien kirjastojen luettelointiin. Erityisesti pienemmät kirjastot ovat saaneet helpotusta luettelointiin. Kokoelmatietokannassa kuitenkin ilmeni vielä tuplatietueisiin liittyviä kehittämistarpeita. Muutoksen hallinnan näkökulmasta kyselystä ilmeni, että lievää muutosvastarintaa on saattanut ilmetä ennen yhteisjärjestelmän käyttöön ottoa, mutta se on onnistuttu selättämään yhteisjärjestelmän aikaisten kokemusten myötä. Tuloksista on nähtävissä läpi käyty positiivinen muutostunneprosessi. Kyselyssä ei noussut esiin kovinkaan konkreettisia vaikutuksia. Tutkimusta voisi jatkaa tekemällä esimerkiksi henkilökohtaisia haastatteluja luettelointihenkilöstölle.

Libraries in Satakunta formed a shared library system called Satakirjastot in 2009. The aim of this Bachelor's thesis was to investigate what impacts the transition to Satakirjastot had on the cataloging policies of the affiliated libraries and what kind of attitudes the cataloging personnel had towards the new system. The theoretical framework was change management from the general and libraries' point of view. This work was done for the Pori City Library - Regional Library of Satakunta. Libraries face today a lot of changes, often including forms of cooperation, for example the introduction of shared library system. However, the management of change has not been investigated from the perspective of libraries. Therefore, in this study special emphasis was on the management of change from the library aspect and on the description of the personnel's experiences of change in Satakirjastot. The research method used in this Bachelor's thesis was an electronic query which was implemented with Webropol tool. The survey was aimed at the cataloging personnel of Satakirjastot and the purpose was to get one response from each of the main libraries belonging to the shared library system. The response rate was 100 % which means 21 answers. Based on the survey it can be stated that the shared library system, Satakirjastot, has affected positively the cataloging practices of the affiliated libraries. In particular, the smaller libraries have received assistance in cataloging. The results indicate, nevertheless, that in the database of the shared library system, there is still room for improvements mainly related to the double records. From the change management perspective, the study showed that there may have been slight resistance to change before the shared library system was introduced but it has been defeated with the experiences during the shared library system. The results reveal a positive process in the attitudes towards change. The study did not have very concrete effects, so research could be continued for example by interviewing the cataloging personnel.