Maahantuontiyrityksen varaston toiminnanohjauksen kehittäminen

Abstract

Tämän opinnäytetyön aiheena oli maahantuontiyrityksen varaston toiminnanohjauksen kehittäminen. Tarkoituksena oli selvittää, kuinka pieni hammaslääkärituotteiden maahantuontiyritys, Ortomat Herpola Oy, voi kehittää toiminnanohjaustaan ja lähtökohtana on käytetty erityisesti varastotoimintojen kehittämistä.

Tutkimus suoritettiin tutustumalla toiminnanohjauksen nykytilaan ja henkilöstön toimintatapoihin keskustelemalla ja seuraamalla käytännön työtä sekä käymällä toimitusjohtajan ja yrityskoordinaattorin kanssa teemahaastattelu. Teoriaosiossa selvitettiin maahantuontiyrityksen toiminnan perustaa, prosesseja ja niiden kehittämistä sekä tutustuttiin tarjolla oleviin teknologioihin. Teoriaosuuden tarkoituksena oli antaa pohjaa tutkimukselle sekä tarjota perusteita miksi toiminnanohjausta kannattaa kehittää. Tutkimusosiossa etsittiin ongelmakohtia sekä haettiin ongelmille ratkaisumalleja.

Ortomat Herpola Oy:n toiminnanohjauksen suurin ongelma oli kuilu todellisen toiminnan ja toiminnanohjauksen välillä, sekä töiden päällekkäisyys päivittäisissä rutiineissa. Ongelma havaittiin suurimpana ostotilauksia tehdessä. Tietojen syöttö toiminnanohjausjärjestelmään oli manuaalista ja tiedot kirjattiin kahteen kertaan, ensin paperille ja vasta sen jälkeen toiminnanohjausjärjestelmään. Työ oli hidasta ja virheiden mahdollisuus suuri.

Ongelmaan löydettiin ratkaisuksi viivakoodijärjestelmä, jolla pyrittiin tietojen kertasyöttöön. Tavoitteena oli ajan säästäminen sekä prosessissa esiintyvien päällekkäisten töiden poistaminen. Ratkaisumalleissa esitellään tarkasti ehdotuksia viivakoodijärjestelmän käyttöä osto- ja myyntitilauksissa sekä inventoinnissa.

Toiminnanohjauksen kehityksellä saavutetulla ajansäästöllä on tarkoitus keskittää henkilökunnan työpanosta lisäarvoa tuottaviin toimintoihin, kuten myyntiin. Lisäksi säästetty aika vapauttaa resursseja jatkokehitykselle. Tutkimuksen lopussa esitetään mahdollinen jatkotutkimusaihe.

This thesis was about developing an enterprise resource planning in a warehouse of an importing enterprise. The purpose was to find out how a small importer of dentist equipments, Ortomat Herpola Ltd. could develop its enterprise resource planning. Warehouse activities were used as a starting point.

Research was made by getting known the current state of the enterprise resource planning and by having conversations with staff and also by following their daily routines. Also a theme interview was made with CEO and the enterprise coordinator. The theoretical part was about exploring the basics of an importing enterprise, processes and developing of processes and also by exploring technologies for developing. The purpose of theoretical part was to give base for the research and to offer reasons for developing an enterprise resource planning. The exploratory point was about finding problematic points and to search solutions for them.

The biggest problem of the enterprise resource planning of Ortomat Herpola Ltd. was a chasm between the actual actions and the system and also an overlapping on daily routines. The problem was the most noticeable when doing purchasing orders. Entering information in to the enterprise resource planning system was typed manually and information was listed twice, first on to a paper and then into the system. Process was slow and a possibility for a mistake was substantial.

A barcode system was found as a solution for the problem. It would give a possibility for a one-time-entering of information. The intention was to spare time and to remove overlapping occurred in the process. Recommendations of using the barcode system on purchasing- and selling orders and on inventory are presented accurately in the solution models –part.

The purpose is to focus staff’s acts to processes, which are value adding like sales, by the time spared by developing the enterprise resource planning. Spared time also releases resources for more developing. A subject for a follow-up research is presented at the end of this thesis.