Mä mistä löytäisin sen laulun? : Dokumentoinnin merkitys luokittelussa ja tiedon haussa Vian intranetissä
Ojanen, Sirpa (2012)
Ojanen, Sirpa
Diakonia-ammattikorkeakoulu
2012
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201301211563
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201301211563
Tiivistelmä
Ojanen, Sirpa. Mä mistä löytäisin sen laulun? Dokumentoinnin merkitys luokittelussa ja tiedon haussa Vian intranetissä.
Diak Länsi, Turku, kevät 2012, 72 sivua, 8 liitettä.
Diakonia-ammattikorkeakoulu, Viittomakielialan tulkkitoiminnan koulutusohjelma
(YAMK).
Opinnäytetyöni on työelämälähtöinen kehittämistyö, jonka tilaajana on Viittomakielialan Osuuskunta Via. Opinnäytetyöni käsittelee Vian sisäisen intranetin suunnittelua, toteutusta ja käyttöön ottamista syksystä 2011 tammikuuhun 2012 välisenä aikana. Muutostarve tuli ajankohtaiseksi keväällä 2011, jolloin Viassa tehtiin päätös ottaa käyttöön uusi sähköjärjestelmä, johon oli mahdollista liittää myös muita toimintoja kuten intranet. Muutos toteutettiin yhteistyössä Gapps Oy:n kanssa.
Ennen uuden intranetin suunnittelua ja rakentamista kartoitin vanhan intranetin sisältöä sekä rakenteellisesti että sisällöllisesti. Tässä yhteydessä tein sisällön tarkemman luokittelun ja tutkin Viassa käytössä olevia dokumentointitapoja, dokumenttien nimeämistä ja indeksointia. Lisäksi perehdyin Viassa olemassa oleviin luokittelutapoihin ja niiden perusteisiin.
Kehittämistyöni on toteutettu toiminnallisena opinnäytetyönä, jonka tuotteena on syntynyt Vian nykyinen intranet sekä ohjeistus dokumenttien nimeämisestä ja indeksoinnista intranetissä. Lisäksi kehittämistehtävästä on tehty kirjallinen raportti, jossa uuden intranetin toteutus ohjeineen on kuvattu toimintatutkimuksellisena prosessina.
Intranet on keskeinen tiedon ja viestinnän väline, jolla on merkittävä asema palvelutuotantoon liittyvän tiedon tallentamisessa, dokumentoinnissa ja välittämisessä. Yrityksessä tulee olla yhtenäiset käytännöt dokumentoinnista ja selkeästi sovitut vastuut olemassa olevan tiedon päivittämisestä. Yhtenäinen ohjeistus nimeämisessä ja indeksoinnissa mahdollistaa monipuolisten hakutoimintojen käyttämisen ja siten tekee tiedosta saavutettavaa.
Tietojohtamista varten yrityksellä tulee olla strategia ja sen toteuttamiseksi käyttötarkoitukseen soveltuva järjestelmä. Viassa intranetin uudistamisen tavoitteena oli saada käyttöominaisuuksiltaan toimintatapaamme soveltuva sisäisen viestinnän väline. Uusi intranet on toteutettu pilvipalveluna, ja rakenne on suunniteltu Vian toiveiden mukaisesti.
Asiasanat: dokumentointi, indeksointi, intranet, nimeäminen, osuustoiminta, pilvipalvelut, sisällönkuvailu, tiedonhaku
Diak Länsi, Turku, kevät 2012, 72 sivua, 8 liitettä.
Diakonia-ammattikorkeakoulu, Viittomakielialan tulkkitoiminnan koulutusohjelma
(YAMK).
Opinnäytetyöni on työelämälähtöinen kehittämistyö, jonka tilaajana on Viittomakielialan Osuuskunta Via. Opinnäytetyöni käsittelee Vian sisäisen intranetin suunnittelua, toteutusta ja käyttöön ottamista syksystä 2011 tammikuuhun 2012 välisenä aikana. Muutostarve tuli ajankohtaiseksi keväällä 2011, jolloin Viassa tehtiin päätös ottaa käyttöön uusi sähköjärjestelmä, johon oli mahdollista liittää myös muita toimintoja kuten intranet. Muutos toteutettiin yhteistyössä Gapps Oy:n kanssa.
Ennen uuden intranetin suunnittelua ja rakentamista kartoitin vanhan intranetin sisältöä sekä rakenteellisesti että sisällöllisesti. Tässä yhteydessä tein sisällön tarkemman luokittelun ja tutkin Viassa käytössä olevia dokumentointitapoja, dokumenttien nimeämistä ja indeksointia. Lisäksi perehdyin Viassa olemassa oleviin luokittelutapoihin ja niiden perusteisiin.
Kehittämistyöni on toteutettu toiminnallisena opinnäytetyönä, jonka tuotteena on syntynyt Vian nykyinen intranet sekä ohjeistus dokumenttien nimeämisestä ja indeksoinnista intranetissä. Lisäksi kehittämistehtävästä on tehty kirjallinen raportti, jossa uuden intranetin toteutus ohjeineen on kuvattu toimintatutkimuksellisena prosessina.
Intranet on keskeinen tiedon ja viestinnän väline, jolla on merkittävä asema palvelutuotantoon liittyvän tiedon tallentamisessa, dokumentoinnissa ja välittämisessä. Yrityksessä tulee olla yhtenäiset käytännöt dokumentoinnista ja selkeästi sovitut vastuut olemassa olevan tiedon päivittämisestä. Yhtenäinen ohjeistus nimeämisessä ja indeksoinnissa mahdollistaa monipuolisten hakutoimintojen käyttämisen ja siten tekee tiedosta saavutettavaa.
Tietojohtamista varten yrityksellä tulee olla strategia ja sen toteuttamiseksi käyttötarkoitukseen soveltuva järjestelmä. Viassa intranetin uudistamisen tavoitteena oli saada käyttöominaisuuksiltaan toimintatapaamme soveltuva sisäisen viestinnän väline. Uusi intranet on toteutettu pilvipalveluna, ja rakenne on suunniteltu Vian toiveiden mukaisesti.
Asiasanat: dokumentointi, indeksointi, intranet, nimeäminen, osuustoiminta, pilvipalvelut, sisällönkuvailu, tiedonhaku