Sähköinen arkistointi

Abstract

Yritykset ovat nykyään hukkumaisillaan tietotulvaan tiedon määrän valtavan kasvun myötä. Työntekijät tallentavat tietoja moniin paikkoihin ja niitä on vaikea löytää myöhemmin kaiken tallennetun tietomassan seasta.

Tiedonhallinnan kehittämiselle on siis suuri tarve. Paperimaailmasta sähköiseen siirtyminen ei ole kuitenkaan aivan yksinkertaista, vaan vaatii tarkkaan mietittyjä ratkaisuja monen asian, kuten järjestelmän ja tiedostomuotojen, suhteen. Sähköisten asiakirjojen käyttöönotto vaatii lisäksi koko työyhteisön panostuksen. Onnistuminen on siis kiinni monesta osatekijästä.

Tiedonhallinnan tarpeet ja ratkaisut vaihtelevat organisaatioittain, joten myös järjestelmän käyttöönoton vaikutukset ovat erilaisia. Investoidessaan järjestelmään organisaatio kerryttää kustannussäästöjä työnteon tehostuessa. Järjestelmän avulla myös inhimilliset virheet vähenevät, mikä lisää kustannustehokkuutta ja nostaa laatua. Kaiken kaikkiaan järjestelmän hyödyt voidaan nähdä kustannussäästöjen ja uusien tuottojen muodossa.

Tämän opinnäytteen tarkoituksena on luoda monipuolinen katsaus sähköisen asiakirjahallinnan ja arkistoinnin periaatteisiin sekä nostaa esiin kysymyksiä, joita jokaisen sähköisen arkiston käyttöönottoa harkitsevan tulisi pohtia. Vaikka datan tallentaminen ja arkistointi sähköisessä muodossa tuo eteen uusia haasteita, ovat niiden tuomat hyödyt mittavat. Tämän päivän kilpailutilanteessa asiakkaiden laadukas palvelu ja tehokkaat työrutiinit vaativat teknologian hyödyntämistä.

Ensimmäisenä opinnäytteessä tarkastellaan asiakirjahallintaa ja -hallintoa, niiden tehtäviä ja hyötyjä sekä selvitetään niiden ero. Tämän jälkeen tutustutaan itse asiakirjoihin ja siihen, mikä tekee dokumentista asiakirjan. Edellä mainittujen jälkeen käsitellään arkistointia ja sähköisesti arkistoitavaa aineistoa koskevia määräyksiä. Opinnäytteen loppupuolella keskitytään sähköiseen arkistointiin sekä sen mahdollisuuksiin ja haasteisiin. Sähköisen arkistoinnin lisäksi opinnäytteen lopussa käsitellään sähköistä pitkäaikaissäilytystä ja siihen liittyviä tekijöitä.

At present, enterprises are drowning in information because of the huge growth of data. Employees are storing information in a number of information systems and the information will become extremely difficult to access later. In consequence, there is an enormous need for the development of information management, and the need to change paper documents into electronic ones is huge. Changing paper documents into electronic ones won’t be simple: it requires carefully thought-out solutions. For example, the data system to be used and file formats must be thought out well. The introduction of electronic records demands effort from the whole working community. The success of implementing and maintaining the electronic system rides on many factors.

Information management needs and solutions will vary from one organisation to another, so the effects of the document management and electronic archiving will vary as well. The company will save costs by investing in the new system, because the work will be done more efficiently. With the help of the system, the company will also avoid human errors, which will improve cost-effectiveness and quality. All in all, the advantages of the electronic system will be seen in the forms of cost savings and new sources of revenue.

The objective of this thesis is to create a diverse overview of the principles of electric archiving and records management, and bring up relevant questions for consideration. Although storing data in electronic form presents new challenges, the benefits of electric archiving are too valuable to ignore. In today’s competitive work situation, high quality customer service and effective working routines require the utilisation of technology.

The first section of this thesis deals with records management: its functions and benefits. After that, records and documents are discussed. In the next section, archiving is presented, together with the regulations regarding electronic archiving. Towards the end of the thesis, I focus on electronic archiving, the opportunities it provides and the challenges it sets. In addition, the long the long-term preservation of electronic records is examined at the end of the thesis.