Sillanrakennusprojekti: Yhteistyötä ja palvelumuotoilua työympäristösuunnitteluun

Abstract

Maailmanlaajuisen COVID-19-pandemian jälkeen työympäristöstandardeja määritellään kriittisesti uudelleen kaikilla aloilla. Kriisi on pakottanut yritykset pohtimaan työtapojaan ja turvautumaan teknologiaan uusien vuorovaikutustapojen toteuttamiseksi. Tämän digitaalisen harppauksen tunnusmerkkinä oleva siirtyminen etätyökäytäntöihin kyseenalaistaa toimitilojen tarkoituksen. Keskellä tätä muutosta työympäristösuunnittelu on nyt uusien haasteiden edessä luodakseen toimivia ja mielekkäitä toimistotiloja, jotka vastaavat tämän päivän ja huomisen tarpeisiin.

Opinnäytetyö on tehty osana PES-Arkkitehdit Oy:n toimeksiantoa palvelumuotoilun kehittämiseksi yrityksessä (2022). Tavoitteena on kohdentaa tilaajaorganisaation toimintaa asiakaslähtöisemmäksi, kehittää palvelumuotoilua ja luoda siihen liittyvä prosessi työympäristön suunnitteluun. Oleellinen nosto työstä on työympäristön fasilitoijan työnkuvan tunnistaminen ja määrittäminen.

Opinnäytetyö vastaa tutkimuksensa kautta (ja myöhemmin testaamalla ja jatkuvalla kehittämisellä) seuraavaan tutkimuskysymykseen: Millainen palveluprosessi tuottaa onnistuneita työympäristön yhteiskehitysprojekteja?

Tässä työssä kehittämismenetelmänä on palvelumuotoilun viitekehys. Palvelumuotoilun avulla voidaan hyödyntää käyttäjäkeskeistä lähestymistä, prosessia, testaamista ja työkaluja - sitoen ne kehitettävään työympäristön kehitysprosessiin. Viitekehyksen sisälle asettuvat palvelumuotoilu, työympäristöhankkeen projektinhallinta, yhteiskehittämisen menetelmät, sidosryhmät ja oma katsontakulma sekä työn toimeksianto.

Tutkimusosaan kuuluu erilaisten kehitysprosessien tutkiminen, analysointi ja vertailu. Tutkimusosassa tavoitteena on yhdistää tutkimuskehitystyö ja palvelumuotoilu sekä lisätä ymmärrystä palvelumuotoilusta.

Kyselytutkimuksissa (yhteistyössä YAMK-opiskelija Raisa Hämäläisen kanssa) kerättiin mielipiteitä osallistavasta suunnittelusta työympäristösuunnittelun ammattilaisten ja siihen osallistuvien loppukäyttäjien keskuudessa. Arkkitehdin haastattelu antoi yrityksen sisäisen näkökulman osallistavan suunnittelun prosessien integroinnista strategisiin tavoitteisiin ja projektien johtamiseen. Kyselyissä ja haastattelussa selvitettiin työympäristön kehittämisen haasteita ja yhteisymmärryksen tärkeyttä yhteisissä kehittämishankkeissa.

Lopputuloksena syntyy kymmenvaiheinen palveluprosessi toimeksiantajalle. Tämän palveluprosessin tavoitteena on vastata realistisesti arkkitehtitoimiston arvoja, huomioida eri sidosryhmät ja olla räätälöitävissä. Työssä selvitetään myös palvelumuotoilun tuomaa arvoa asiakkaille ja yritykselle.

Opinnäytetyön tavoitteena on toimia runkona uniikkien asiakasprojektien osallistamisprosessien laadinnalle ja rakentaa ymmärryksen siltaa projektin osallisten välillä kohti palvelumuotoilun laajempaa hyödyntämistä.