Hankintojen ja vastuullisuuden johtaminen tapahtumaorganisaatiossa

Abstract

Tapahtuma-alan yrityksissä hankintojen merkitys on keskeinen ja niissä onnistuminen vaikuttaa suoraan tapahtumien toteutumiseen, tulokseen ja yleisön kokemukseen. Monissa tapahtumissa myös vastuullisuuden teemat ja tavoitteet ovat merkittävässä roolissa ja niiden integroiminen tapahtumatuotantoon vaatii systemaattista lähestymistapaa myös hankinnoissa ja toimittajasuhteiden hallinnassa.

Ruisrock-festivaali on yksi Suomen vanhimmista kulttuuritapahtumista, ja sen tavoitteena on olla sosiaalisesti ja ekologisesti kestävä festivaali. Vastuullisuus on keskeinen osa festivaalin toimintaa ja festivaali työllistää suoraan ja välillisesti laajan joukon alihankkijoita. Kehittämistyön tavoitteena oli auttaa Ruisrockia varmistamaan, että sen vastuullisuustavoitteet huomioidaan kattavasti myös hankinnoissa ja alihankkijoiden toiminnassa. Tämä edellytti kokonaiskuvan muodostamista organisaation hankinnoista, niihin liittyvistä toimintamalleista sekä siitä, miten vastuullisuusnäkökulmat on tällä hetkellä huomioitu hankinnoissa.

Kehittämistyö toteutettiin monimenetelmätutkimuksena, jossa hyödynnettiin sekä kvalitatiivisia että kvantitatiivisia menetelmiä. Aineistona käytettiin ostolaskuaineistoa sekä organisaation vastuuhenkilöiden ja alihankkijayritysten edustajien haastatteluita.

Tulokset osoittivat, että Ruisrock-tapahtumassa hankintojen rooli on merkittävä, ja Ruisrock oli onnistunut integroimaan vastuullisuustavoitteet osaksi hankintaprosessejaan monin tavoin. Työssä tunnistettiin kuitenkin myös monia kehittämiskohteita joiden avulla mm. hankintojen johtamista, seurantaa ja toimittajasuhteiden hallintaa kehittämällä voitaisiin parantaa vastuullisuustavoitteiden toteutumista entisestään.

Myös Ruisrockin alihankkijayrityksillä tunnistettiin varsin yhteneviä vastuullisuustavoitteita ja monia niiden toteuttamiseen liittyviä käytännön toimenpiteitä. Vastuullisuustavoitteiden toimeenpanossa tunnistettiin monia kehittämiskohteita myös alihankkijayritysten osalta erityisesti johtamista sekä systemaattista seurantaa koskien. Alihankkijayrityksillä oli hyvät valmiudet yhteistyön tiivistämiseen, ja ne näkivät vuorovaikutteisen yhteistyön mahdollisuutena tuoda laajempia positiivisia vaikutuksia koko tapahtuma-alalle.