Asiakirjan salassapidon tarpeet ulkoasiainhallinnossa
Savolainen, Antti (2015)
Savolainen, Antti
Laurea-ammattikorkeakoulu
2015
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2015052510095
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2015052510095
Tiivistelmä
Ulkoasiainhallinnon asiakirjan salassapidolla suojataan tietoja, joiden paljastuminen voisi aiheuttaa vahinkoa Suomen diplomaattisille suhteille ja eduille ulkomailla. Suomen etu ilmenee vaikutusmahdollisuutena toimintaympäristössä ja varautumismahdollisuutena toimintaympäristön muutoksiin. Ulkosuhteiden hoitoon liittyvien tietojen salassapidosta määrätään viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999).
Ulkoasiainhallinnon ulkosuhteiden hoitoon liittyvät tiedot ovat lähtökohtaisesti salassa pidettäviä, eli salassapidon edellytyksenä ei ole riskien arviointiin perustuva vahinkoedellytys. Riskien arviointia kuitenkin tarvitaan, jotta asiakirjaa laativa tai käsittelevä virkamies pystyy keskustelemaan aiheesta kumppanivaltioiden diplomaattien kanssa. Tällöin on tunnistettava mitkä tiedot voidaan luovuttaa toiselle valtiolle, ja minkä tietojen luovuttaminen voisi aiheuttaa vahinkoa Suomen eduille ulkomailla. Ulkoasiainministeriön tietohallinnon tehtävänä on kehittää ja yhdenmukaistaa hallinnonalan julkisuus- ja salassapitokäytäntöjä, sekä ratkaista asiakirjapyyntöihin liittyvät julkisuuskysymykset.
Ulkoasiainhallinnossa ei ole yksiselitteistä määrittelyä siitä, minkälaiset ulkosuhteisiin liittyvät tiedot voivat paljastuessaan aiheuttaa vahinkoa ulkosuhteille. Arkaluonteisten henkilötietojen, liikesalaisuuksien ja kansainvälisten luokiteltujen tietojen osalta tällainen kuvaus on olemassa, joten viranhoidon kannalta on perusteltua selvittää asia myös ulkosuhteisiin liittyvien tietojen osalta.
Kirjoittajan tutkimuksen lähtökohta on, että ulkoasiainhallinnon diplomaateilla voisi olla yhtäläinen käsitys salassapitointressistä ja se olisi tunnistettavissa jo laadituista asiakirjoista. Tämä opinnäytetyö selvittää laadullisen analyysin keinoin mitkä syyt ovat voineet vaikuttaa asiakirjojen salaamiseen. Lähdeaineistoksi on valittu Syyrian sisällissotaa käsittelevät ulkoasiainhallinnon salassa pidettävät asiakirjat vuosilta 2010 – 2014, sekä Ukrainan kriisiä käsittelevät ulkoasiainhallinnon salassa pidettävät asiakirjat vuosilta 2013 – 2014. Asiakirjoista on pyritty riskienarvioinnin keinoin selvittämään asioita, joiden paljastuminen voisi aiheuttaa vahinkoa Suomen eduille ulkomailla.
Asiakirjoja analysoimalla selvisi kuusi eri teemaa salassapitointressille: tietolähteen nimeäminen, neuvottelun sisältö, kansalliset tavoitteet, toimenpiteiden kohteet, olosuhteisiin liittyvät tiedot sekä asian tai osapuolen luonnehdinta. Tämä lista ei ole yksiselitteinen eikä tyhjentävä, mutta antaa asiakirjan laatijalle ja tietohallinnolle yhden lisäkeinon asiakirjassa olevan tiedon julkisuutta ja salassapitotarvetta arvioitaessa. Opinnäytetyössä käytetyt menetelmät soveltuvat tavoitteen mukaisen tutkimuksen tekoon. On kuitenkin huomioitava, että analyysiin osallistuvilla on oltava hyvä ymmärrys sekä arvioinnin kohteena olevasta asiakokonaisuudesta, että käytetyn arviointimenetelmän käyttötavoista.
Ulkoasiainhallinnon ulkosuhteiden hoitoon liittyvät tiedot ovat lähtökohtaisesti salassa pidettäviä, eli salassapidon edellytyksenä ei ole riskien arviointiin perustuva vahinkoedellytys. Riskien arviointia kuitenkin tarvitaan, jotta asiakirjaa laativa tai käsittelevä virkamies pystyy keskustelemaan aiheesta kumppanivaltioiden diplomaattien kanssa. Tällöin on tunnistettava mitkä tiedot voidaan luovuttaa toiselle valtiolle, ja minkä tietojen luovuttaminen voisi aiheuttaa vahinkoa Suomen eduille ulkomailla. Ulkoasiainministeriön tietohallinnon tehtävänä on kehittää ja yhdenmukaistaa hallinnonalan julkisuus- ja salassapitokäytäntöjä, sekä ratkaista asiakirjapyyntöihin liittyvät julkisuuskysymykset.
Ulkoasiainhallinnossa ei ole yksiselitteistä määrittelyä siitä, minkälaiset ulkosuhteisiin liittyvät tiedot voivat paljastuessaan aiheuttaa vahinkoa ulkosuhteille. Arkaluonteisten henkilötietojen, liikesalaisuuksien ja kansainvälisten luokiteltujen tietojen osalta tällainen kuvaus on olemassa, joten viranhoidon kannalta on perusteltua selvittää asia myös ulkosuhteisiin liittyvien tietojen osalta.
Kirjoittajan tutkimuksen lähtökohta on, että ulkoasiainhallinnon diplomaateilla voisi olla yhtäläinen käsitys salassapitointressistä ja se olisi tunnistettavissa jo laadituista asiakirjoista. Tämä opinnäytetyö selvittää laadullisen analyysin keinoin mitkä syyt ovat voineet vaikuttaa asiakirjojen salaamiseen. Lähdeaineistoksi on valittu Syyrian sisällissotaa käsittelevät ulkoasiainhallinnon salassa pidettävät asiakirjat vuosilta 2010 – 2014, sekä Ukrainan kriisiä käsittelevät ulkoasiainhallinnon salassa pidettävät asiakirjat vuosilta 2013 – 2014. Asiakirjoista on pyritty riskienarvioinnin keinoin selvittämään asioita, joiden paljastuminen voisi aiheuttaa vahinkoa Suomen eduille ulkomailla.
Asiakirjoja analysoimalla selvisi kuusi eri teemaa salassapitointressille: tietolähteen nimeäminen, neuvottelun sisältö, kansalliset tavoitteet, toimenpiteiden kohteet, olosuhteisiin liittyvät tiedot sekä asian tai osapuolen luonnehdinta. Tämä lista ei ole yksiselitteinen eikä tyhjentävä, mutta antaa asiakirjan laatijalle ja tietohallinnolle yhden lisäkeinon asiakirjassa olevan tiedon julkisuutta ja salassapitotarvetta arvioitaessa. Opinnäytetyössä käytetyt menetelmät soveltuvat tavoitteen mukaisen tutkimuksen tekoon. On kuitenkin huomioitava, että analyysiin osallistuvilla on oltava hyvä ymmärrys sekä arvioinnin kohteena olevasta asiakokonaisuudesta, että käytetyn arviointimenetelmän käyttötavoista.