Elefantin uudet askeleet : Funky Amigos ry:n pilottitapahtumien suunnittelu ja projektisuunnitelma vuodelle 2017

Abstract

Tämä opinnäytetyö kehitti Funky Amigos ry:lle projektisuunnitelman vuonna 2017 Helsingin Suvilahdessa toteutettaville pilottitapahtumille. Opinnäytetyöprosessin aikana luotiin yhdistykselle kaksi pilottitapahtumaa taustatutkimusta ja kehittämistyön menetelmiä hyödyntäen. Suunniteltujen tapahtumien tarkoitus on kehittää festivaalia vastaamaan yhä paremmin yleisön tarpeita ja yhdistyksen arvoja. Niiden suunnittelussa otettiin huomioon kulttuurikentän muutokset ja alalla vaikuttavat trendit.

Lähtökohtana työlle oli yhdistyksen päätapahtuman, eli Funky Elephant -festivaalin siirtäminen The Circus -yökerhosta Helsingin Suvilahteen. Ennen festivaalin siirtämistä Suvilahteen yhdistys on päättänyt pitää festivaalin välivuoden, jonka aikana kehitetään toimintaa tapahtumakokeilujen, eli pilottien avulla. Nämä Suvilahdessa toteutettavat pilotit antavat mahdollisuuden kokeilla erilaisia uusia tapahtumasisältöjä ja hioa niistä toimivia konsepteja. Parhaita elementtejä voidaan ottaa käyttöön myös päätapahtumassa, eli Funky Elephant -festivaalissa vuonna 2018. Tämä opinnäytetyö oli tarpeellinen, koska yhdistys kaipasi apua pilottitapahtumien ja niiden toteutusprosessin suunnittelussa.

Opinnäytetyön toimenpiteistä ensimmäinen oli tietoperustan rakentaminen, jonka aikana kartoitettiin tapahtumatuotannon ja festivaalien kentällä vaikuttavia trendejä. Lisäksi tietoperustassa tutustuttiin Suvilahden toimintaympäristöön. Itse kehittämistyössä hyödynnettiin asiantuntijahaastatteluita, jotta pystyttiin vahvistamaan tietämystä toimintaympäristöstä ja trendeistä. Muita kehittämistyöhön käytettyjä menetelmiä olivat festivaalin kävijätutkimus, yhdistyksen jäsenten kanssa toteutetut yhteisölliset aivoriihet sekä Kalasataman ja lähialueiden crowdsourcing-kysely.

Tietoperustan ja kehittämistyön menetelmien tulosten analyysin pohjalta rakennettiin pilottitapahtumille konseptit, jotka ovat käytännössä tiiviit kuvaukset tapahtumien sisällöistä. Konseptien pohjalta luotiin pilottitapahtumien projektisuunnitelma, jonka tarkoitus on toimia yhdistyksen työkaluna vuonna 2017. Syntynyttä projektisuunnitelmaa voi myös käyttää pohjana yhdistyksen tulevaisuuden tapahtumatuotannoissa. Kulttuurialalle opinnäytetyömme tarjoaa hyödynnettävän mallin tapahtumien ja festivaalien kehittämiselle.

This thesis created a project plan for nonprofit organization Funky Amigos for its pilot events to be carried out in Suvilahti, Helsinki in 2017. The thesis process created two pilot events for the organization by utilizing background research and development methods. The purpose of the planned events is to develop the festival to meet the public’s needs and the values of the organization. The design process took into account the changes in the cultural field and trends affecting the industry.

The starting point for the thesis work was the organization’s already planned idea to move it’s main event Funky Elephant Festival from night club the Circus to Suvilahti. Before moving the festival to Suvilahti organization has decided to take a year off during which the activities will be developed with event experiments ie. pilots. These pilots carried out in Suvilahti give the opportunity to try a variety of new program content and to develop them into operational concepts. The best elements of these pilots can be introduced also in the main event which is the Funky Elephant Festival in 2018. This study was necessary because the organization was in need of assistance in the design process and implementation of the pilot events.

The first step of this thesis was the construction of the knowledge base during which the trends of event and festival production were charted. In addition, the operating environment of Suvilahti was explored. The actual development process utilized expert interviews to strengthen the knowledge of the operating environment and the trends. Other methods used in the development of the pilots were the visitor survey, brainstorming sessions with the members of the organization and crowdsourcing inquiry for the residents of Kalasatama and surrounding areas.

The pilot event concepts were designed based on the analysis of the results. The concepts are compact descriptions of the content of the events. Based on the concept descriptions a project plan was created. This plan will work as a tool for the organization in 2017. The created project plan can also be used as a template for the future productions. This thesis provides an utilizing model for the cultural sector to develop events and festivals.