Vapaaehtoinen esimies? : Luottamushenkilöiden ja työntekijöiden yhteistyön kehittäminen järjestöissä.

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää luottamushenkilöiden ja työntekijöiden välisen yhteistyön suurimpia haasteita ja luoda työskentelymenetelmä, jonka avulla yhteistyö lähtee käyntiin mahdollisimman sujuvasti. Työn tilaaja oli Turun Seudun Seta ry.

Suomessa on yli 138 000 järjestöä, joissa työskentelee tuhansia ihmisiä. Työnantajina järjestöt ovat erityisluontoisia, koska työnantajan edustajana ja työntekijöiden esimiehenä toimii järjestön hallitus. Monissa tapauksissa hallitukseen valitaan tavallisia ihmisiä, joilla on vähän tai ei lainkaan kokemusta esimiehenä toimimisesta. Hallitus saattaa lisäksi vaihtua vuosittain. Tämä saattaa aiheuttaa ongelmia luottamushenkilöiden ja työntekijöiden yhteistyöhön, ja luoda haasteellisen työympäristön kaikille osapuolille.

Opinnäytetyössä on käytetty menetelminä Webropol-kyselyä ja haastatteluita. Kysely lähetettiin yhteensä 63 järjestön luottamushenkilölle ja työntekijälle eri puolilla Suomea. Vastaanottajat valittiin satunnaisesti ja he edustivat eri kokoisia järjestöjä, jotka toimivat useilla eri toimialoilla. Haastattelut olivat strukturoimattomia haastatteluita.

Kyselyn tulokset osoittivat, että suurimpia ongelmia luottamushenkilöiden ja työntekijöiden välisessä yhteistyössä ovat kommunikaatio, tietoisuus järjestössä tehtävästä työstä, roolien epäselvyys ja urautuneet toimintatavat. Samat asiat toistuivat sekä luottamushenkilöiden että työntekijöiden vastauksissa, vaikka näkökulma oli erilainen. Toimijoiden välille ei ehdi muodostua hyvää luottamussuhdetta, kun henkilöt vaihtuvat usein eivätkä roolit ole selkeitä.

Opinnäytetyössä luotiin kuusivaiheinen työskentelymenetelmä, joka keskittyy kyselyn ja haastatteluiden kautta esille nousseiden ongelmien helpottamiseen heti yhteistyön alkuvaiheessa. Menetelmää on tarkoitus käyttää hallituksen kauden alkaessa. Sen avulla osallistujat tutustuvat järjestön työtehtäviin ja määrittelevät yhdessä, mitkä työtehtävät kuuluvat eri toimijoille. Lisäksi sovitaan yhdessä, mitä kommunikaatiokanavia käytetään, kenelle toimijat raportoivat työstään ja kehen otetaan yhteyttä ongelmatilanteissa. Seurannan varmistamiseksi voidaan sopia myös toinen tapaaminen muutaman kuukauden päähän, jolloin voidaan tarkastella, ovatko asiat edenneet yhdessä tehdyn suunnitelman mukaisesti ja tarvitseeko työtä jakaa tasaisemmin.

Opinnäytetyön tuloksena syntynyt työskentelymenetelmä auttaa järjestöjen luottamushenkilöiden ja työntekijöiden yhteistyön alkuun positiivisessa hengessä. Lisäksi opinnäytetyö tuo tähän yhteistyöhön uutta näkökulmaa keskittymällä siihen käytännön tasolla oikeuksien ja velvollisuuksien sijaan.

The objective of this thesis was to study the most common problems in the cooperation between elected officials, i.e. trustees, and employees in Finnish NGO’s and launch a working method to give a positive start for this cooperation. The subscriber of the thesis was Turun seudun Seta ry, the local LGBT organisation in Turku region, South-Western Finland.

There are over 138 000 NGO’s in Finland and they have thousands of employees. NGO’s are unique as employers because the board acts as a representative of the employer and supervises the employees’ work. In most cases, the board consists of regular people with little or no experience in acting as an employer. In addition, the board members might change yearly. This can cause friction between the board and the employees and at worst, create a very difficult working environment for both.

The methods used in this thesis were a Webropol survey and interviews. The survey questionnaire was sent to altogether 63 trustees and employees in NGO’s in the whole of Finland. The participants were elected randomly and they represented organisations of different sizes and fields. The interviews were conducted in an unstructured manner.

The results of the survey showed that the gravest problems between trustees and employees are communication, knowledge of the work carried out within the NGO, difficulties understanding the different roles within the NGO and routines and set ways of doing things. To help start the cooperation between trustees and employees with a positive approach, a six-phase working method was created as the final product of this thesis. It is designed to be used in the beginning of the term of the board. It familiarises all participants with the tasks within the NGO, and the tasks are assigned to trustees and employees together. They also decide which methods of communication will be used, who different people report to and who to contact if problems arise. A follow-up workshop can also be organised after a couple of months to check if everything has been working as planned and to share the work load if necessary.