Pöydän alta pöydän päälle : välineitä hiljaisen tiedon esille tuomiseen seurakunnan suorissa kansainvälisissä työmuodoissa.

Abstract

Opinnäytetyössä pohditaan seurakunnan suorien kansainvälisten työmuotojen hiljaisen tiedon tallentamisen tarvetta.

Opinnäytetyössä tarkastellaan, kuinka seurakunnat ovat huomioineet työntekijöillä ja vapaaehtoisilla olevan kansainvälisten työmuotojen hiljaisen tiedon. Kehittämistyön tuloksena luotiin välineitä, joiden avulla kansainvälisen työn hiljaista tietoa voidaan luontevasti tallentaa ja jakaa. Välineet mahdollistavat hiljaisen tiedon saatavuuden seurakunnissa eri työmuodoille ja organisaation eri tasoille.

Seurakunnissa hiljaista tietoa, tietoa jota ei ole mitenkään dokumentoitu, on luottamushenkilöillä, työntekijöillä, vapaaehtoisilla ja seurakuntalaisilla. Henkilövaihdosten, seurakuntien yhteenliittymisen ja puutteellisten arkistointiohjeiden vuoksi seurakuntien kansainvälisiltä työmuodoilta katoaa koko ajan tarpeellista tietoa. Tällä on vaikutusta esimerkiksi työalojen kehittämiseen, yhteistyön jatkumiseen eri verkostoissa, uusien vapaaehtoisten rekrytoimiseen ja jo mukana olevien vapaaehtoisten osallistamiseen kansainvälisissä työmuodoissa. Seurakunnan suorilla kansainvälisillä työmuodoilla tarkoitetaan tässä opinnäytetyössä sellaista työtä, jota tehdään säännöllisesti ja kasvokkain kohtaamisen kautta, joko kotimaassa tai lähialueilla. Seurakuntien kansainvälisiä työmuotoja ovat toteuttamassa työntekijät ja vapaaehtoiset.

Hiljaisen tiedon näkyväksi tekemisen kautta seurakunnille tulee tietoisuuteen kansainvälisen työn päällekkäisyydet ja mahdolliset aukkokohdat. Näkyväksi tulee sekä työntekijöiden ja vapaaehtoisten osaaminen että seurakunnan koulutustarve ja toiminnan kehittäminen. Hiljaisen tiedon kerääminen ja tallentaminen auttaa seurakuntaa arvioimaan toimintaansa ja kerätyn tiedon luotettavuutta. Se auttaa seurakuntia kehittämään tai luomaan uusia arkistointimenetelmiä, palveluja, viestintää ja osaamisen johtajuutta.

Asialähtöisen kehittämistyön menetelmiä olivat puhelinhaastattelut ja osallistuva havainnointi. Toimintatutkimus eteni prosessina, jossa tutkija itse oli yksi kansainvälisen työn toimija. Tässä kehittämistyössä hiljaisen tiedon keräämistä ja tallentamista käsiteltiin kriittisen pedagogiikan ja dialogisuuden näkökulmista.

Kehittämistyön tuloksena syntyi sähköinen kansainvälisen työn paikallissuunnitelma pohja ja hiippakunnallinen kansainvälisen työn koulutus- ja neuvottelupäivä. Yhdessä tehty kansainvälisen työn paikallissuunnitelma antaa sen tekijöille tunteen osallisuudesta ja yhteisöllisyydestä. Hiippakunnallinen kansainvälisen työn koulutus- ja neuvottelupäivä mahdollistaa sekä työntekijöiden ja vapaaehtoisten vertaistuen että kokemuksien ja ideoiden jakamisen.

Kansainvälisiä työmuotoja ei ole aikaisemmin yhdistetty samaan paikallissuunnitelmaan. Sähköinen paikallissuunnitelmapohja on monistettavissa ja muokattavissa minkä tahansa organisaation, järjestön tai yhdistyksen tarpeeseen.

Opinnäytetyön tilaajana on Oulun hiippakunta, kansainvälinen työ.

The thesis reflects on the need to preserve the tacit knowledge acquired through the direct international work in congregations.

The thesis makes observations on how congregations have taken notice of the tacit knowledge that their employees and volunteers have acquired of international work. As a result of the development work, some instruments were created to naturally document and share tacit knowledge. The instruments enable the congregations to access the tacit knowledge in their various areas of work and at different levels of the organization.

The tacit knowledge in congregations, the knowledge that has never been documented in any ways, is possessed by the appointed representatives, employees, volunteers and congregants. With changes in the personnel, fusions of congregations and insufficient guidance in documentation, a lot of information and knowledge is being lost from the international work in congregations. This has an effect for example on the development of the work, continued co-operation in the various lines of network, recruitment of new volunteers and activation of those already participating in the international work. The concept of direct international work in congregations refers in this thesis to work that is being done regularly and face to face with people either in their homeland or in the near area. The international work in congregations is being carried out by employees and volunteers.

Making the tacit knowledge visible makes the congregations more aware of the overlaps and possible gaps in the international work. Also the skills of both the employees and the volunteers will be made visible as well as the educational and organizational needs in the congregation. Collecting and documenting the tacit knowledge helps the congregation to evaluate its work and the credibility of the information collected. It also helps the congregations to develop and create new means of documentation, services, communication and leadership skills.

The methods of the factbased development work were telephone interviews and participatory observation. The action study proceeded in a process in which the research worker herself was one participant in the international work. In this development work, the collecting and documenting of tacit knowledge was dealt with from the perspectives of critical pedagogy and dialogue.

A result of the development work was an electronic base file for the local plan of international work and an educational and consultative conference in the diocese. The common local plan for the international work gives its executors a feeling of participation and solidarity. An educational and consultative conference concerning international work in the diocese enables the employees and the volunteers to acquire peer support and to share experiences and ideas with each other.

International work (friendship congregations, international deacon work, missionary work, seamen’s mission, work among immigrants) has never before been connected to one local plan. The electronic base file for the local plan can be copied and modified for the needs of any organization, association or society.

The subscriber of the thesis is the international work in the diocese of Oulu.