Turun Kaupunginteatterin tuotantomallin kehittäminen Lean-toimintafilosofiaa hyödyntäen

Abstract

Tutkimuskysymyksenä oli selvittää, voidaanko teatterin tuotantomallia parantaa Lean-toimintafilosofiaa hyödyntämällä ja jos, miten se muuttuu. Tavoitteena oli kehittää Turun Kaupunginteatterin tuotantoprosesseja ja mallintaa ne niin, että kaikki produktiot kulkevat yhteisen toimintamallin mukaan ideavaiheesta viimeiseen esityskertaan ja esityksen purkuun asti. Kehittämistyön tavoitteiden saavuttamiseksi teatteri käynnisti Hukkajahti-nimellä kulkevan Lean-projektin. Hankkeessa toiminnan jatkuva, systemaattinen parantaminen pyrittiin tuomaan osaksi arjen työtä. Muutos koski koko henkilökuntaa, niin esimiehiä kuin henkilöstöä. Tavoitteena oli pysyvän toimintatapamuutoksen aikaansaaminen.

Opinnäytetyön tilaajana oli Turun Kaupunginteatteri, joka on toiminut Turun kaupungin sataprosenttisesti omistamana osakeyhtiönä vuodesta 2014 lukien. Itse olen toiminut Turun Kaupunginteatterin hallintopäällikkönä vuodesta 2012 alkaen.

Suomalaisten ammattiteattereiden toimintaympäristö on muutoksessa, kun valtionrahoitusta (VOS) uudistetaan vuoteen 2019 mennessä. Oletettavaa on, että taloudelliset realiteetit kiristyvät ja on kyettävä tekemään sekä enemmän että monipuolisemmin laskevalla rahoituksella. Teattereiden on tehostet-tava toimintaansa ja pysyttävä kiinni ajassa. Tähän haasteeseen Turun Kaupunginteatteri pyrkii vastaamaan toimintojaan kehittämällä, mihin yhtenä keinona nähtiin Lean.

Lähestymistapana kehittämistyölle oli toimintatutkimus, jossa pyrkimyksenä oli synnyttää muutos tutkimuskohteessa ja osaltaan kiihdyttää sitä. Toimintatutkimuksessa tavoitteena oli toiminnan kehittäminen ja lähestymistavaltaan se oli voimakkaan käytännönläheinen. Kehittämishankkeen työmetodina oli henkilöstön osallistaminen. Työmetodin valintaa puolsi Turun Kaupunginteatterin prosessinkehittämisen välineeksi valittu Lean-toimintafilosofia, joka on kehitetty jatkuvaan kehitystyöhön ja voimakkaaseen henkilöstön osallistamiseen kehityshankkeissa. Leanin keskiössä on asiakas, niin sisäinen kuin ulkoinenkin, ja tavoiteltavana on ns. virtaustehokkuus perinteiseen resurssitehokkuuteen verrattuna.

Tärkeimpinä tiedonkeruumenetelmiä olivat havainnointi, minkä lisäksi tehtiin yksilö- ja ryhmähaastatteluja. Tausta-aineistoa kerättiin myös Helsingin Kaupunginteatterista, joka on toteuttanut aiemmin oman Hukkajahti-prosessinsa samojen konsulttien kanssa kuin Turun Kaupunginteatterikin.

Uudistunut tuotantomalli otettiin käyttöön heti ja sitä kehitettiin jatkuvasti. Jokainen produktio vuoden 2016 ja kevään 2017 aikana antoi mahdollisuuden tarkastella tutkimuksen kohteena olevaa prosessia ja toteuttaa toimintatutkimuksen spiraalia kehityshankkeen aikana. Samalla havainnointiaineistoa kertyi runsaasti pitkin matkaa. Hukkajahdissa tuotetiin myös Lean-toimintafilosofian mukaisia mittaristoja ja porttimalleja, joiden avulla uutta toimintatapaa juurrutettiin käytäntöön.

Kehityshankkeen tuloksena Turun Kaupunginteatterin tuotantomallia onnistuttiin kehittämään merkittävästi. Suunnittelun aikajänne pidentyi ja taiteellisille suunnittelijoille viestitään jo prosessin alkuvaiheessa teatterin tavasta toimia. Tulokset ovat rohkaisevia, sillä sekä suunnittelijat että teatterin työntekijät ovat kokeneet työn tekemisen edellytysten parantuneen. Viestintä oli keskeisenä kehityskohteena, sillä omia toimintatapoja on pitänyt prosessissa avata, sanallistaa ja visualisoida.

Lean osoittautui hyväksi tavaksi kehittää toimintaa Turun Kaupunginteatterissa ja se antoi runsaasti työkaluja. Teatterin johdon sitoutuminen muutokseen oli vahva, mistä johtuen muutosprosessi eteni jopa toivottua tehokkaammin. Turussa on prosessin tuloksena syntymässä älykäs organisaatio, joka tunnistaa aiempaa paremmin prosessiensa syy-seuraus-suhteet.

The research question was to examine whether the production model of the theatre can be improved by using the Lean philosophy and, if so, how it would change. The aim was to develop the production processes of the Turku City Theatre and to model them so that all productions follow a consistent approach from the idea stage to the final performance and debriefing. In order to achieve the development objectives, the theatre launched a Lean project named “Hukkajahti”. The project aimed to integrate continuous, systematic improvement of activities into everyday work. The change concerned the entire personnel, both supervisors and staff. The aim was to achieve a permanent change in the operating culture.

The thesis was ordered by the Turku City Theatre, which has operated as a limited company since 2014 with the city of Turku as the owner of 100% of the stock. I myself have worked as the Administration manager of the Turku City Theatre since 2012.

The operating environment of Finnish professional theatres is changing as state financing (subsidy system, known as VOS in Finnish) will be reformed by the year 2019. It is assumed that economic realities will tighten and the reduced funds will have to be used to not only do more, but also add to the diversity of activities. Theatres must improve their efficiency and keep up with the times. Turku City Theatre tries to respond by developing its operations, and Lean was seen as one way to do so.

The development project was approached in the form of action research, aiming to create change in the subject of the research and, in part, accelerate it. The aim of the action research was to develop operations and its approach was highly practical. The method of the development project was the participation of staff. The choice of method was favoured by Turku City Theatre’s choice of Lean philosophy as the process development tool, as it has been designed for continuous development and a strong participation of staff in development projects. Lean centres around the customer, both internal and external, and aims for so-called flow efficiency instead of traditional resource efficiency.

The key data collection methods were observation as well as individual and group interviews. Background material was also collected from Helsinki City Theatre, which has previously carried out its own Hukkajahti process with the same consultants as Turku City Theatre.

The revised production model was implemented immediately and continuously developed. Each production in 2016 and spring 2017 gave a chance to examine the studied process and implement the action research spiral during the development project. At the same time, plenty of observation data was accumulated along the way. Hukkajahti also produced indicators and gate models in accordance with the Lean philosophy, which helped to entrench the new operating method in practice.

As a result of the development project, the production model of Turku City Theatre was significantly developed. The timespan for planning was extended, and artistic coordinators are informed about the theatre’s methods already early on in the process. The results are encouraging, because both coordinators and theatre employees have found that the conditions for work have improved. Communication was a development priority, as personal operating methods had to be clarified, verbalised and visualised during the process. Lean proved to be a good way to develop operations at Turku City Theatre and it provided many tools. The theatre management was strongly committed to the change, due to which the change process progressed even more effectively than anticipated. As a result of the process, Turku is giving rise to an intelligent organisation that recognises the causal connections of its processes better than before.