Har ni uppfattat? : en kvalitativ undersökning om hur ledningens formella kommunikation uppfattas av personalen vid Ålands polismyndighet

Abstract

Genom fungerande kommunikation kan organisationen kommunicera med externa aktörer men även internt för att styra verksamheten i önskad riktning. Med hjälp av dagens tekniska lösningar för den interna kommunikationen kan personalen på ett effektivt sätt informeras genom att använda organisationens intranät och e-post. Kommunikationsprocessen i organisationen kan verka enkel och tydlig, men i verkligheten är organisationer komplexa där varje individ gör sin egen subjektiva tolkning av informationens betydelse.

Syftet med undersökningen är att granska hur den interna nedåtriktade kommunikationen från organisationens ledning uppfattas av personalen vid Ålands polismyndighet. Undersökningen försöker få svar på ifall personalen är nöjd med den interna kommunikationen och de kommunikationskanaler som ledningen använder.

Undersökningen är genomförd med hjälp av kvalitativa intervjuer med fem anställda personer vid Ålands polismyndighet. Undersökningen har kompletterats med observationer vid en av myndighetens fem enheter. Undersökningens empiriska material har analyserats i ljuset av de teoretiska begrepp vilka presenteras i arbetet.

Resultatet från undersökningen tyder på att personalen upplever ledningens kommunikation fungera förhållandevis bra och att de kommunikationskanaler som ledningen använder fyller sitt syfte. Gruppcheferna har en viktig roll som informationsförmedlare och för att viktig information når personalen på ett tydligt sätt. Av myndighetens fem enheter uppfattas alarmcentralen ha brister i hur den interna kommunikationen fungerar, vilket detta arbete på ett sakligt sätt försöker lyfta fram.

Tehokkaalla viestinnällä organisaatio pystyy kommunikoimaan ulkoisten toimijoiden kanssa, mutta myös hallita sisäisesti toimintaa haluttuun suuntaan. Käyttämällä tämän päivän teknisiä ratkaisuja sisäiseen viestintään henkilöstöä voidaan tehokkaasti tiedottaa sähköisten viestintäkanavien avulla. Viestintäprosessi saattaa näyttää yksinkertaiselta ja selkeältä, mutta organisaatiot ovat monimutkaisia ja jokainen yksilö tekee niissä omat tulkintansa saamansa tiedon sisällöstä.

Työn tarkoituksena on selvittää miten Ahvenanmaan poliisiviranomaisen (Ålands polismyndighet) henkilökunta ymmärtää johdon sisäistä viestintää. Lisäksi on myös tarkoitus selvittää onko henkilökunta tyytyväinen organisaation tiedottamiseen ja viestintäkanaviin, joita poliisilaitoksen johto tähän tarkoitukseen käyttää.

Tutkimuksessa on haastateltu organisaation viittä työntekijää kvalitatiivisia menetelmiä hyväksi käyttäen. Tutkimuksessa on myös käytetty havainnointimenetelmää yhdessä organisaation viidestä yksiköstä. Tutkimuksen empiirinen aineisto on analysoitu työssä esitettyjen teoreettisten käsitteiden valossa.

Tutkimuksen tulos osoittaa, että henkilökunta kokee johdon viestinnän olevan suhteellisen hyvä. Myös johdon käyttämiä viestintäkanavia on pidetty toimivina. Ryhmäjohtajilla on tärkeä rooli tiedonvälittäjinä, jotta vaikeammin ymmärrettävä tieto varmemmin saavuttaa vastaanottajansa. Tutkimuksen tuloksen perusteella vaikuttaa siltä, että organisaation viidestä yksiköstä hälytyskeskuksella on tiettyjä ongelmia sisäisessä viestinnässä.