Yhdeksän askelta kohti kehittyvää tapahtumaa

Abstract

Tutkimuksellisen opinnäytetyön tavoitteena oli luoda kuva tapahtumien kehittämisprosessista ja alan kehittämistyössä käytettävistä kehittämismenetelmistä. Lähtökohtana työlle olivat työhypoteesit: ”tapahtuma kehittyy aina, vaikka sen toimintaa ei olisi erikseen linjattu” ja ”ei ole samantekevää miten tapahtumaa kehitetään, menetelmissä on eroja”. Työn tarkoituksena oli luoda tutkimuksen pohjalta alan erityispiirteet huomioiva menetelmäkokonaisuus tapahtumien kehittämiseen. Tavoitteena oli, että menetelmäkokonaisuus on sovellettavissa kaikenlaisten tapahtumien kehittämiseen.

Työn teoria-aineistona on käytetty kehittämistoiminasta ja tapahtumatuotannosta kirjoitettuja kirjoja, ja käytännön näkökulmasta aihetta on lähestytty kesällä 2009 toteuttamani Popkatu-kaupunkifestivaalin kehitystarvekartoituksesta saatujen kokemusten avulla. Teoriaa ja käytännön kokemuksia yhdistelemällä olen pyrkinyt luomaan tietoa tapahtuman kehittämiselle ominaisesta kehittämisprosessista ja siinä käytettävistä menetelmistä.

Tutkimuksessa todetaan, että tapahtuman kehittämisprosessi koostuu neljästä vaiheesta: tavoitteiden asettamisesta, kehityskohteiden löytämisestä, ratkaisumallien löytämisestä havaittuihin ongelmiin ja konkreettisista kehitystoimenpiteistä, joiden avulla toimintaa ohjataan tavoiteltuun suuntaan. Kaikille kehittämisprojekteille on ominaista, että projektin alussa toiminnalle asetetaan tavoitteet. Tämän jälkeen kerätään kehittämistoiminnan kannalta oleelliset tiedot, joiden pohjalta määritetään kehitystoimenpiteet. Toimenpiteet ovat käytännön muutoksia, joiden avulla saavutetaan kehitystoiminnalle asetetut tavoitteet. Kehitysprojektin jälkeen arvioidaan vielä myöhemmin kehitystoiminnalla saavutettuja hyötyjä.

Tutkimuksen tuloksena työssä esitellään yhdeksästä askeleesta koostuva tapahtuman kehittämismenetelmä, jonka avulla tapahtumaa voi kehittää. Menetelmä esittelee kehittämistyön eri vaiheet alusta loppuun.

Työn arvo ammattialalle on menetelmän sovellettavuudessa erilaisten tapahtumien kehitystarpeisiin. Lisäksi työ pyrkii nostamaan alan ammattilaisten arvostusta kehittämistyötä kohtaan.

The aim of my thesis was to describe how events development process progress from start to its end and find developing methods which fits in the industry special needs. The hypotheses were “The event will always improve, even if the development process would not be planed” and “It is not insignificant to how to develop your event - there is difference between the development methods”. The main goal was to find applicable method to develop events. The important part was that the method had to be applicable to the all kinds of events.

Material to this thesis has been collected from various theory books about development work and event management. Also essential part has been my own experience of event developing at Popkatu festival. Mixing with the theory and my own experiences I have been trying to make new information about developing processes and methods.

The research shows that event development process contains four levels: First you set up goal to your development process, then you research for possible problems at your organisation, after that you have to find ways to solve those problems, and lastly you have to do the planned actions in the real work environment. To all development processes have in common that in the beginning of the project you have to set the goals for the development work. Then you have to collect all relevant information which helps you to set the correct development actions. The actions are changes which are put into practise in the real work environment. Those changes help development process to reach its aim. Later after the development process has reached its end it is good idea to evaluate the success of the development process.

The result of my research is method to develop events. The method consist of nine steps which help event organizer to develop his event to achieve better.

The value of this thesis for the industry is development method which can be applied for various kinds of events. Furthermore this work tries to increase respect for the development work within the professionals.