Kyllähän me keskenään toisiamme kiittelimme! : Sisäinen viestintä NORDLEK 2009 –tapahtuman vapaaehtoistoiminnan organisoimisessa

Abstract

Vapaaehtoistyö on monen kulttuuritapahtuman kantava voima. Vapaaehtoistyö on voimavara ja resurssi, jota tulee organisoida ja johtaa. Sisäinen viestintä on tärkeä elementti vapaaehtoisten toimijoiden motivoinnissa, sitouttamisessa ja työnohjauksessa. Opinnäytetyössäni sisäisen viestinnän merkitystä vapaaehtoistoiminnan organisoinnissa tutkitaan NORDLEK 2009 -tapahtuman näkökulmasta. Opinnäytetyön tarkoituksena oli kartoittaa kyselyn avulla tapahtuman talkoolaisten mielipiteitä ja kokemuksia tapahtuman sisäisen viestinnän toteutumisesta ja onnistumisesta. Tutkimuksen tavoitteena oli laatia ehdotuksia talkooviestinnän kehittämiseksi sekä NORDLEK -tapahtumassa että yleisesti kulttuuritapahtumien vapaaehtoistoiminnassa.

Teoreettisena viitekehyksenä olivat vapaaehtoistyö ja sisäinen viestintä, joiden pohjalta tavoitteena oli löytää juuri talkooviestintään soveltuvia teorioita. Tutkimuksellisena lähtökohtana opinnäytetyössäni oli NORDLEKin talkooviestinnän onnistuminen ja talkoolaisten tyytyväisyys sisäiseen viestintään tapahtuman eri vaiheissa. Tutkimuskysymyksenä oli ”Miten sisäinen viestintä onnistui NORDLEK 2009 -tapahtumassa”. Tutkimus toteutettiin sähköisenä kyselynä NORDLEK 2009 -tapahtuman 206 talkoolaiselle, joista 95 vastasi kyselyyn.

Tutkimuksen johtopäätöksenä voi todeta, että viestinnän puutteista huolimatta vapaaehtoiset olivat melko tyytyväisiä talkootoimintaan ja tapahtuman sisäiseen viestintään. Vapaaehtoiset kritisoivat viestintää hitaaksi, huonosti organisoiduksi ja kokonaisuutena epäselväksi, mutta talkootiimien keskinäinen viestintä ja työtehtävissä toimiminen oli onnistunutta. Moniportaisen vapaaehtoisuuteen perustuvan organisaation haasteena on taata tiedon kulkeminen kaikille henkilöille. Vapaaehtoistoiminta tarvitsee myös ehdottomasti oman vastuuhenkilön, mikä selkeyttäisi sisäisen viestinnän vastuita ja organisointia.

Voluntary work is one of the most important factors in many culture events. Voluntary work is a resource, which should be organized and led as other resources. Internal communication is an important element in motivating and engaging volunteers and supervising their work. In my thesis the meaning of internal communication in organizing the voluntary work is researched from the perspective of NORDLEK 2009 festival. The purpose of my thesis was to find out feelings and opinions of the volunteers about the success of the internal communication at the festival. The aim of this research is to give proposals to improve and develop internal communication both in future NORDLEK festivals and in culture events generally.

The theoretical framework in my thesis was voluntary work and internal communication. In this work the aim was to find theory that is particularly suitable for defining the meaning of internal communication in organizing voluntary festival work. The main reason for this research was to study the success of internal communications in NORDLEK 2009 festival and also find out how the volunteers felt about it before, during and after the festival. The research question in this thesis was “How did internal communication succeed in NORDLEK 2009 festival”. The research was carried out as a web inquiry. It was sent to 206 volunteers of NORDLEK 2009 festival and 95 of them answered to the inquiry.

As a conclusion of this research I can say, that despite the problems concerning the internal communication in the festival, the volunteers were quite pleased with the voluntary work and the internal communication relating their actions in the festival. The volunteers criticized the internal communication to be slow, poorly organized and unclear, but the communication inside smaller volunteer teams and operating in own work assignments got good feedback. Multileveled organization based on volunteering has a challenge to guarantee the people at task to have all the information needed. Voluntary work also needs an own responsible person, which would clarify the responsibilities and organizing the voluntary work.