Suomalainen musiikkifestivaali ja mediapalvelut : ohjeistus mediapalvelupisteen rakentamiseksi

Abstract

Opinnäytetyö tutkii suomalaisen musiikkifestivaalin mediapalveluita ja mediasuhteiden tärkeyttä osana organisaation ulkoista viestintää. Tapahtumajärjestäjä voi ylläpitää mediasuhteita tarjoamalla median edustajille toimivia ja ajanmukaisia palveluita, jotka helpottavat heidän työtään festivaalin aikana.

Tutkimuksen tarkoituksena oli laatia kysely, jonka avulla selvitettiin millaisia palveluita suomalaiset festivaalit median edustajille tarjoavat, ja kuinka ne käytännössä toimivat. Kirjallisuuden avulla tutkittiin millainen on suomalainen musiikkifestivaali, ja mikä merkitys toimivilla mediasuhteilla on organisaatiolle. Työssä pyrittiin myös erittelemään keinoja toimivan mediasuhteen rakentamiseen ja ylläpitoon.

Tutkimuskohteeksi valittiin suomalainen musiikkifestivaali, jonka keskimääräinen ja vuosittainen kävijämäärä on vähintään 20 000, ja joka kestoltaan on korkeintaan kolmepäiväinen. Menetelmänä työssä käytettiin kyselyä, joka laadittiin festivaalin tiedottajalle, promoottorille tai muulle mediapalveluista vastaavalle henkilölle. Kysely lähetettiin 12 festivaalille, joista siihen vastasi kuusi kappaletta, vastausprosentin ollen 50%.

Tutkimustulokset osoittavat, että suomalaisilla musiikkifestivaaleilla on keskenään hyvinkin erilaiset mediapalvelut. Mediapalvelupistettä ei kaikilta festivaaleilta löydy, vaikka median edustajien kävijämäärän perusteella näin voisi kuvitella. Osalla festivaaleista median edustajille tarkoitetut palvelut osoittautuivat hyvinkin kattaviksi ja monipuolisiksi ja niihin käytettiin paljon resursseja. Jotkut festivaaleista eivät taas tarjonneet median käyttöön juuri muuta kuin langattoman verkon. Mikään tutkittavista festivaaleista ei myöskään kerännyt median edustajilta kirjallista palautetta. Pääosin festivaaleilla oli kuitenkin toimivat suhteet median kanssa ja niitä pidettiin festivaalin toimivuuden kannalta tärkeinä.

Kyselyn tulosten perusteella laadittiin ohjeistus mediapalvelupisteen rakentamiseksi. Ohjeistuksen tarkoituksena on tukea festivaalin mediapalveluista vastaavaa henkilöä työssään. Ensisijainen hyöty työstä on festivaalin mediapalveluista vastaavalle henkilölle, jonka vastuulla mediapalveluiden olemassaolo ja toimivuus on. Toissijaisena hyödynsaajana voi nähdä festivaalilla vierailevat median edustajat, joita varten palvelut on tehty. Työstä hyötyy myös festivaalijärjestäjä, koska organisaatio saa kaipaamansa näkyvyyden toimivien mediapalveluiden avulla.

This study examines both the media facilities of a finnish music festival, and also the importance of media relations as a part of external publicity of an organization. Event organizer can maintain media relations by providing media representatives with functional and updated facilities, in order to ease their work during the festival.

The aim of the study was to create a questionnaire to examine what kind of facilities finnish music festivals provide for media representatives, and how these facilities function. Using the literature, the study examines the essence of the finnish music festival and the significance of media relations to an organization. Study also specifies the means and methods of building and maintaining a functional media relation.

The target of the study is finnish music festival with an average and annual minimum attendance of 20 000 and maximum durance of three days. The method chosen was a questionnaire, aimed towards the publicist, promoter or other member of staff in charge of media facilities during the festival. The questionnaire was sent to twelve festivals, six of which replied, response rate being 50 %.

The results of the study indicates, that the media facilities among festivals differ considerably. The existence of a media center is not a standard on every festival, even though the attendance of media representatives would suggest this. In some cases, the facilities proved out to be quite comprehensive and versatile, and a great amount of resources were invested in these. Some of the festivals provided no more than a wireless internet connection. None of the examined festivals had gathered any written feedback from media representatives. For the most part however, the festivals did have functioning relations with the media, and those existing relations were considered necessary in order to maintain a functional festival.

Based on the results of the questionnaire, an instruction for building a media center was created. The purpose of the instruction is to support the person in charge of media facilities in the festival. This study primarily benefits the person responding to the existence and functionality of the media facilities. Secondary benefit goes to the media representatives, for whom the facilities are made for. Event organizers will also benefit from this study, because with well-functioning media facilities, the organization will get the visibility they are longing for.