Henkilöstöyrityksen laadunhallinta lyhytaikaisissa tapahtumatuotannoissa : Case Event Stars

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena on kehittää henkilöstöyritys Event Starsin laadunhallintaa lyhytaikaisissa tapahtumatuotannoissa. Työssä kartoitettiin, millä keinoilla yritys voi parantaa laadunhallintaa keskittyen erityisesti tapahtumatuottajien perehdyttämiseen ja palautejärjestelmän luomiseen sekä tietosuoja ja -turva-asioihin. Opinnäytetyön tilaaja Event Stars on henkilöstöyritys, joka välittää työntekijöitään asiakasyritystensä käyttöön tietyn tuotannon ajaksi kerrallaan. Toiminta on keskittynyt erityisesti tapahtuma-alalle, mutta viime vuosina yritys on alkanut laajentaa myös muille aloille. Event Starsilla on tällä hetkellä listoillaan muun muassa tapahtuma-avustajia, promoottoreita, juontajia, kauneusalan ja liikunnan ammattilaisia.

Opinnäytetyön aineisto hankittiin haastattelemalla Event Starsin asiakkaita sekä kahdella kyselyllä ja yhteiskehittelymenetelmällä. Ensimmäinen kyselyistä suunnattiin Event Starsin tapahtumatuottajille, jotka ovat tehneet lyhytaikaisia tapahtumatuotantoja yrityksen asiakkaille. Toinen kysely lähetettiin Event Starsin listoilla oleville tapahtumatuottajille, jotka eivät ole tehneet vielä tuotantoja yrityksen kautta. Yhteiskehittelymenetelmällä luotiin Event Starsin työntekijöiden kanssa heidän käyttötarpeisiin sopivat asiakasrekisteri ja palautejärjestelmä. Tietoperustassa käsitellään laatuun, perehdyttämiseen sekä luottamuksellisuuteen ja tietosuojaan liittyvää aineistoa. Analyysin ensimmäisessä osiossa on pohdintaa saatujen aineistojen perusteella, minkälainen on Event Starsin laadunhallinnan nykytilanne lyhytaikaisissa tuotannoissa sekä mitä tavoitteita ja odotuksia tuotantoihin ja tuottajiin liittyy. Toisessa osiossa tulee esille kehittämistarpeet laadunhallinnan parantamiseksi ja kolmannessa osiossa on ehdotus toteuttamissuunnitelmaksi.

Opinnäytetyön myötä selvisi tarve laadunhallinnan kehittämiselle, mikä tuli esiin niin Event Starsilta, heidän asiakkailtaan kuin tapahtumatuottajiltakin. Opinnäytetyön tuloksia ja lopputuotoksena syntyneitä asiakasrekisteriä ja palautejärjestelmää voivat hyödyntää vastaavanlaiset tapahtuma-alalla toimivat henkilöstöyritykset. Myös tapahtumatalot, jotka haluavat kehittää omien työntekijöiden perehdyttämistä, voivat soveltaa työn tuloksia. Opinnäytetyö pyrkii parantamaan henkilöstöyrityksen laadunhallintaa, jolla on vaikutusta moniin tahoihin. Tässä kyseisessä casessa välittömästi tapahtumataloihin sekä välillisesti tapahtumatalojen asiakkaisiin.

The purpose of this thesis was to collect information on the quality management of Event Stars focusing especially on the proficiency of the event producers. The work was commissioned by Event Stars, a staffing company that hires employees for their customers for a certain time period.

The theoretical framework section explores quality management, orientation process and data protection. The data were collected through two surveys and three semi-structured interviews. Tools for Event Stars quality management, a customer database template and a feedback form, was created using co-development method.

Three clients of Event Stars were interviewed to find out their opinions about the event producers and the quality of the short-term projects of Event Stars and what is the situation with Event Stars’ orientation process right now. Surveys were sent to 16 event producers who have not yet done any projects as Event Stars’ freelancer producers and to 5 producers who have already done a project.

The data were analyzed using qualitative content analysis mainly. The analysis consists of three parts: firstly, the current state of quality management; secondly, the expectations for event producers and productions; and thirdly, based on data collected, the development needs and proposals for the implementation plan for Event Stars.

The study results indicate that Event Stars’ customers were quite satisfied with the event producers and productions but there is still a need for quality management in short-term projects.