Organisaation eheyttämisellä toiminnan tehostamiseen : Case N.C.D. Production Oy

Abstract

Kehittämistyön aiheena on eheyttää N.C.D Production Oy:n toimintaa. Yritys on kasvanut lyhyessä ajassa muutamaa tapahtumaa järjestävästä organisaatiosta isoksi toimijaksi, jonka toimipisteitä sijait- see eri kaupungeissa. N.C.D. Production Oy järjestää yli 20 tapahtumaa kesän aikana ympäri Suomea. Kasvun myötä on tullut tarvetta tarkastella organisaation toimintaa ja kehittämiskohteita. Kehittämis- työssä kiinnitetään huomiota työyhteisössä ilmenneisiin kehittämiskohteisiin, joihin pyritään saamaan selkeyttä tämän työn kautta. Kehittämistyön tarkoitus on tehostaa ja selkeyttää yrityksen toimintaa ja samalla suunnitella organisaation toimintaa yhdentäviä ja selkeyttäviä työkaluja. Kehittämistyön tutki- muskysymykset ovat: Miten selkeyttää organisaation työtä ja tavoitteita? Miten tehostaa jo olemassa olevia organisaation työkaluja/voimavaroja?

Kehittämistyön tilaajana on NC.D. Production Oy, joka on Suomen suurin tapahtumajärjestäjä. Toimin- nasta tekee poikkeavan se, että firma toimii omalla sektorillaan hyvin itsenäisesti. Yrityksellä on oma ravintolatoimi, rakennuspuoli ja tapahtumarakentamiseen tarvittavaa kalustoa, lisäksi firmassa on töis- sä tuotannon lisäksi oma markkinointitiimi. Organisaatio on hyvin omavarainen tapahtumajärjestäjä.

Kehittämistyön lähestymistapana on tapaustutkimus, jossa on toimintatutkimuksen piirteitä. Lähesty- mistavat valikoituivat siksi, että työn lähtökohtana on löytää käytännön ratkaisuja olemassa oleviin on- gelmiin ja samalla kehittää niitä. Kyseiset lähestymistavat mahdollistavat myös henkilöstön osallistumi- sen kehittämistyöhön. Työn tarkoituksena onkin löytää henkilöstölähtöisiä, organisaation toimintaa selkeyttäviä kehittämistoimenpiteitä. Tiedonkeruumenetelminä työssä käytetään havainnointia, kyselyi- tä ja yhteisöllisiä ideointimenetelmiä. Aineisto kerättiin 2017 kesän ja syksyn aikana.

Kyselyiden kautta nousi esille selkeästi tietyt kehittämiskohteet, joihin tässä työssä esitetään konkreet- tisia toimenpide-ehdotuksia. Kehittämiskohteeksi nousi muun muassa sisäinen viestintä, johon pyritään kehittämään yhteinen työkalu. Lisäksi työnkuvien epäselvyys nousi tärkeäksi kehittämiskohteeksi. Or- ganisaatiolle pyritäänkin luomaan selkeä organisaatiokaavio, joka tukee sisäistä viestintää ja toimintaa. Lisäksi kaikkien toimenkuvat avataan selkeästi koko työyhteisölle. Työhyvinvointiin pyritään myös kehit- tämään erilaisia toimenpiteitä jotka ylläpitävät työhyvinvointia. Organisaation aiempaa toimintastrategi- aa ei oltu avattu työntekijöille selkeästi, joten yhtenä kehittämistoimenpiteenä on rakentaa toimintastra- tegia yhdessä työntekijöiden kanssa. Strategian tavoitteena on luoda toiminnalle yhtenevä toimintamalli ja tavoite, jonka vuoksi työtä tehdään.

Toimenpiteitä tullaan viemään käytäntöön pienin askelin. Ne vaativat jokaiselta henkilöstön jäseneltä sitoutumista ja avoimuutta uusille toimenpide-ehdotuksille. Organisaation toimitusjohtajan tulee myös aktiivisesti muistuttaa ja tuoda esille yhteistä tavoitetta arjen toiminnassa sekä myös itse toimia niiden mukaisesti. Lisäksi johdolta vaaditaan avoimuutta, arvostusta ja luottamusta asiantuntijoita ja heidän työtänsä kohtaan. Haasteellisinta on kuitenkin vaikuttaa organisaatiossa jo olemassa oleviin ajatteluta- poihin ja toimintamalleihin sekä saada pirstaloituneelle organisaatiolle työn pohjaksi yhteinen visio.

During the few years N.C.D. Production has grown fast from a small-scale production organization into a big festival corporation which produces over 20 events each summer. N.C.D Production has offices all around Finland. Due to its fast growth, there is a need to examine the organization’s working policy and development needs. The main theme of this study is defragmentation of N.C.D Production ́s working policy.

The development work will pay attention to improvement needs in the working community. This work ́s main goal is to clarify these needs. The idea of the development work is to strengthen and clarify the organization’s agency and create proposals for integration and clarification. The issues are: how to clarify N.C.D Production’s working manners and goal? How to improve the tools and the resources that already exist?

The client behind the development project is N.C.D Production. The company is the biggest festival organization in Finland. One thing that makes N.C.D Production unusual is its independence considering its ownership of a restaurant business and a construction team. The company has also its own marketing group and the necessary equipment and hardware for construction. The company is very self-sufficient.

A case study with elements of action research was created to analyze the certain parts of N.C.D. Pro- duction ́s activity. The approaching methods were chosen mainly because the aim of the development work is to find practical solutions to existing problems and solve them. At the same time the goal is to look for procedures that are humane and easily adoptable by the staff. Observation, surveys and communal procedure are used as data sources. The material was collected during the summer and fall 2017.

The results show that there are some clear development needs, and this work is trying to find soluti- ons for them. One of the top issues that emerged were the lack of the internal communication. Also the obscurity of the job descriptions was one thing to improve. The main goal is to make a clear organization chart which improves internal communication between employees. Also this study will improve the well-being of the employees. The previous strategy N.C.D Production had was never disclosed to the staff. The new working strategy is to create an operation model and a goal to work for.

The procedures are introduced in small steps in the organization. They require openness of the staff for new suggestions and commitments. The CEO needs to remind and bring forth organization’s aspirations on a daily basis and work according to them. The CEO is required to be open and show appreciation and trust towards the other specialists in N.C.D Productions. The most challenging aim is to have an impact on the existing working manners and ways of thinking and create a united vision for a scattered organization.