Formaattirakentaminen osana tuotteistamista : Tapaus: Kaiken kansan juhla

Abstract

Toiminnallinen opinnäytetyö sisältää produktin ja kirjallisen raportin jotka kommentoivat toisiaan. Tässä työssä produkti on organisaation työohjeistukset sisältävä palvelukäsikirja, jonka tekoprosessia kirjallinen raportti kuvaa.

Opinnäytetyö on monimenetelmällinen tapaustutkimus, jossa on tapaustutkimuksen luoman perustan lisäksi käytetty menetelminä haastattelututkimusta, toimintatutkimuksellisia piirteitä, sekä omaa havainnointia. Aineistona on ollut sekä kirjallista materiaalia että haastatteluaineistoa.

Tapauksena työssä on keskisuuri vuosittain Espoossa järjestettävä kaksipäiväinen non profit –tapahtuma Kaiken kansan juhla, jonka arvopohja perustuu muun muassa yhteisvastuun kysymyksiin ja monikulttuurisuuteen. Työn tilaajana on Espoon Järjestöjen Yhteisö EJY ry, joka järjestää Kaiken kansan juhlaa yhdessä yhteistyökumppaneidensa Humanistisen ammattikorkeakoulun, Espoon kaupungin Sellosalin ja Sellon kirjaston, sekä Kehitysyhteistyön palvelukeskus Kepa ry:n kanssa.

Työssä tarkastellaan tiedon siirron ongelmia tuotteistamisen ja formaatin rakentamisen kautta. Mitä keinoja tiedonsiirtämiseen vuosittaiselta työryhmältä toiselle niiden näkökulmien kautta löytyy ja miten formaatti voisi olla siirrettävissä myös muille paikkakunnille. Tätä tarkastellaan arvopohjan suhteessa käytännön toimintaan.

Kulttuurituottajan tehtävä on kokonaisuuden hallintaa ja tämän työn kaltaista palvelukäsikirjaa on harvoin saatavilla tapahtumatuotannon arkea helpottamaan. Palvelukäsikirja vähentää rutiinien toistamista ja avaa ajallisia resursseja kokonaisuuden hahmottamiseen ja tapahtuman kehitystehtäviin.

Työn tutkimuskysymys on haaste ja arkipäivää myös useissa muissa kulttuuritapahtumissa, jossa toiminta enemmän tai vähemmän perustuu vapaaehtoistoimintaan. Työn ajankohtaisuudesta kertoo vuonna 2011 alkava Euroopan unionin laajuinen vapaaehtoistoiminnan teemavuosi.

This is a functional thesis that consists of a written report and a product: a service manual. The manual contains working instructions for the workers of the event Kaiken Kansan Juhla. The written report comments the product and describes its making process.

This thesis is a multi-methodic case study which also includes activity analysis, interviews and observations. The research material includes both written and spoken data.

The study is about Kaiken Kansan Juhla (KKJ), which is a free and public non-profit event held in Espoo, Finland each spring. KKJ has a strong basis of values, the main values being joint responsibility and multiculturalism.

The subscriber of this research is the Society of Organizations in Espoo (EJY), which is in charge of arranging KKJ in collaboration with its partners: HUMAK University of Applied Sciences, the City of Espoo (namely Sellosali and Sello Library) and the Service Centre for Development Cooperation (KEPA).

In this research, the challenges of knowledge transfer are examined via the concepts of productization and creating a format. It examines what ways of transferring knowledge from one project group to the next one are found and how the event format could be transferred also to other cities. This question is examined in terms of the relationship between basis of values and practical activity.

The managing of the big picture is a cultural producer's main task, and a service manual like this is seldom available to make the task of event production easier. A service manual decreases repeating of routines and allows more time for perceiving the big picture and developing the event.

The research question is the everyday challenge of many culture events where operation is more or less based on voluntary work Voluntary work is a current topic these days: for example the European Union has nominated the year 2011 the European Year of Volunteering.