Onko teillä kriisiviestintäsuunnitelmaa? : Suunnitelma Hollolan nuorisopalveluiden kriisiviestintään

Abstract

Opinnäytetyön tavoite oli luoda toimintamalli Hollolan nuorisopalveluiden kriisiviestintään ja parantaa sen myötä organisaation viestinnällistä aloitekykyä kriisitilanteessa. Erilaiset riskit ympäröivät kaikkialla ja toteutuessaan ne voivat merkitä kriisiä. Viestintä on yksi keskeisistä kriisin hoitamiseen ja jälkiseuraamuksiin vaikuttavista tekijöistä. Harkitut kriisiviestinnän menettelytavat helpottavat oleellisesti yllättävien tilanteiden viestintää.

Tämä on toiminnallinen opinnäytetyö, joka koostuu raporttiosasta ja produktina tehdystä kriisiviestintäsuunnitelmasta. Työn tilaaja on Hollolan nuorisopalvelut, jonka palveluksessa olen ollut yli kymmenen vuotta. Raporttiosassa perustelen kriisiviestintäsuunnitelman tarpeellisuutta, avaan käsitteitä kriisi, kriisiviestintä, maine ja media sekä kuvaan kriisiviestintäsuunnitelman laatimista.

Kriisiviestintä ei ole viestintää pelkästään kriisitilanteessa. Kriisiviestinnän tärkeitä kokonaisuuksia ovat myös ennakointi ja valmistautuminen kriisiviestintään. Produkti koostuu yhdeksästä luvusta: Tunnista kriisi, kriisiviestintä, nuorisopalveluiden viestintä, ennakointi, valmistautuminen, kriisitilanteessa toimiminen, tiedottaminen, media ja julkisuus, poikkeusolot ja häiriötilanne. Liitteenä on pikaopas, joka on tiivistetty muistilista kuinka toimia viestinnällisesti kriisitilanteessa sekä listaukset tulostettavista yhteystiedoista, huomioon otettavista laeista ja muista tärkeistä asiakirjoista.

Kriisiviestintäsuunnitelma on laadittu yhdistämällä harkitusti ja perustellusti tietoperusta ja käytännön kokemustieto. Kriisiviestintäsuunnitelman sisältöön ovat vaikuttaneet lähdekirjallisuus, aiemmin aiheesta tehdyt opinnäytetyöt, valmiit kriisiviestintään liittyvät suunnitelmat sekä oman työyhteisöni sekä haastattelemani nuorisoalan ammattilaisten kokemustieto.

Työyhteisöni arvioi kriisiviestintäsuunnitelman tarpeelliseksi ja hyödylliseksi. Suunnitelma koettiin käytännönläheiseksi, käyttökelpoiseksi ja sellaiseksi, että sitä voi esitellä yli hallintokunta- ja kuntarajojen. Yksi työni tavoite oli sen levitettävyys. Toivon, että työni myötä kriisiviestintä huomioidaan ainakin kaikissa Lahden seudun nuorisopalveluissa sekä se voisi toimia apuna kriisiviestintäsuunnitelmien laatimisessa.

The objective of this thesis was to create a crisis communication plan for Hollola Youth Service and allowing and increasing the organization’s communicative skills in the case of crisis. Multiple risk situations are surrounding us and in the worst case scenario risks might lead into the situation of crisis. Communication is one of the key elements in the crisis management as well as it’s a key factor in secondary consequences. Considered methods in the crisis communication plan will increase the communication skills within unexpected events.

The thesis was a functional thesis and it includes a report section and a productive based plan for the plan of crisis communication. The thesis was commissioned by Hollola Youth Service which I have been an employer for over ten years. In the final report I shall introduce the crisis communication plan’s importance and I’ll explain the concepts of the crisis communication, image reputation of the Hollola Youth Service and the media and I’ll present the process of making the communication plan of crisis.

The crisis communication is not only communicative skill with in a situation of crisis. The other important components in the plan of communication crisis are prevention and preparation knowledge and skills. The product consists of nine chapters: Identify the crisis, the crisis communications, the youth service communications, the early precautions, the preparedness, behavior and action in crisis events, dissemination of information, the media and publicity, the emergency conditions and the disturbances.

The thesis product has an appendix of the quick reference guide which works as a summarized checklist on how to communicate within a crisis situation as well as listings of print contact information with regards of laws and other important documents. The crisis communication plan has been prepared by combining judicious and reasoned foundation of knowledge and practical experience in the information.

The crisis communication plan has been affected the content of the source literature, justified the book knowledge and practical experience. The thesis information has been gathered from the resource books, thesis, the early made plans, discussions and experience information and earlier crisis communication plans and related to one’s own work as well as gathered information of experiences by interviewing young professional. Combining all the elements above I have made this thesis of content crisis communication plan.

The thesis’ crisis communication plan was evaluated by the working community and the plan was seen as well as pragmatic and useful. The thesis has liability to be presented for the management of local government and municipal boundaries. One of my goals was create a plan that has ability for easy usage and spread ability. I hope that my work will be worthy of consideration at least among the Lahti region’s Youth Services. Hopefully it will also help the process of future communication planning.