Onnistu messuilla : Tapahtumasuunnitelma Digishopille

Abstract

Tämä opinnäytetyö antaa avaimet messuilla menestymiseen. Työn tilaaja nTec Finland Oy on havainnut mahdollisuuden menestyä messuilla, mutta heiltä on tähän asti puuttunut tapahtumasuunnitelma. Sillä messuille on aiempina vuosina menty ilman suunnitelmaa, aikataulua tai budjettia, on myös messuilla onnistumista ollut mahdotonta mitata. Tänä vuonna yritys haluaa luoda DigiExpo-messuille onnistuneen messuosaston. DigiExpo on maan suurimpia viihde-elektroniikkamessuja. Työn tilaaja on nTec Finland Oy. Keskityn työssä yrityksen suurimman kaupan, Digishop.fi, messuosastoon. Digishop.fi kantaa myös yrityksen kivijalkamyymälän nimeä.

Tämän työn tavoitteena on luoda selkeä pohja messumenestykselle, joka on kopioitavissa myös muille messuille. Lisäksi tulen tarjoamaan nTec Finlandille yksityiskohtaisia menettelytapoja, joita messuosallistumisessa tulee ottaa huomioon. Tapahtumasuunnitelman päällimmäisenä tavoitteena on kehittää yrityksen liiketoimintaa, joka tuli pitää mielessä työn jokaisessa vaiheessa.

Opinnäytetyössä käytän kolmea menetelmää, jotka ovat SWOT-analyysi, havainnointi sekä aivoriihi. SWOT-analyysiä käytin työn alkuvaiheessa luodakseni kokonaiskuvan tilanteesta, havainnoinnin avulla perehdyin onnistuneisiin messuosastoihin ja aivoriihen avulla sain aikaiseksi keskustelua sekä palautetta. Lopuksi kiteytin työn selkeäksi viisivaiheiseksi työkaluksi, josta löytyy tapahtumasuunnitelman olennaisin sisältö. Tämä työkalu tarjoaa työn tilaajalle toimintasuunnitelman, jossa on mukana myös näille messuille suunnattuja konkreettisia toimenpiteitä.

Tämän työn avulla työn tilaaja sai huomata messujen valtavan potentiaalin, jota työn pohjalta osataan paremmin hyödyntää. Työn tarpeellisuus varmistui esiteltyäni työn henkilöstölle, sillä syy messuosallistumiseen ei kaikilla ollut edes tiedossa. Työn tilaaja oli kokonaisuudessaan erittäin tyytyväinen tuotok-seen, sekä arvosti työkalun käytännöllisyyttä. Lisäksi työ nosti esille liiketoimintaan olennaisesti liittyviä seikkoja ja auttoi tarkentamaan muun muassa yrityksen kohderyhmää. Tapahtumasuunnitelmaa tullaan jatkossa hyödyntämään muillakin messuilla.

This thesis will give the tools to succeed in a trade fair. The client company of this thesis, nTec Finland Oy, has recognized the possibility to succeed in a trade fair, but before now, they have been lacking an event plan. The company has earlier gone to trade fairs without any plan, timetable or budget, so it has also been impossible to measure the success of the trade fair. This year the company wants to create a successful trade fair stall. This work was ordered by nTec Finland Oy and this thesis concentrates on the trade fair stall of Digishop.fi, which is the company’s largest store. This event plan is tar-geted for DigiExpo. DigiExpo is one of Finland’s largest entertainment electronics trade fairs.

The aim of this thesis is to create a clear structure to succeed in trade fairs and it may be copied to other trade fairs as well. In addition I will be offering to nTec Finland Oy detailed procedures, which need to be taken into account once attending trade fairs. The main goal of the event plan is to develop the company’s business and this needed to be kept in mind throughout this thesis.

Three methods will be used in the thesis; SWOT-analysis, observation and brainstorming. I used the SWOT-analysis in the beginning of this process to create a general view of the situation, observation helped me familiarize myself with trade fair stalls and through brainstorming I was able to create conversation and receive feedback. In the end I combined the most important content of the event plan into a clear five-step tool. This tool will give the client company of the thesis an event plan, which will have solid procedures aimed especially for this trade fair.

With this work, the client company noticed the huge potential of a trade fair, which on the basis of this thesis it knows better how to exploit. This work’s necessity was confirmed once it was presented to the employees of the client company, as before they were not even aware of the reasons of why to take part in a trade fair. The client was very satisfied with the end product and appreciated the practicality of the tool. In addition the work shed light on some matters that were important to business and it for instance helped clarify the target group of the company. This event plan will be used in trade fairs in the future as well.